A szerves kontroll jól előkészítette
A szerves kontroll előkészítése: mit kell figyelembe venni?
Korán tervezzen
A vállalat megalapozza az optimálisan futó irányítást a mindennapi munkában. Az erőfeszítés jelentősen csökken, ha az ellenőrzéshez szükséges összes dokumentumot naprakészen tartják és egyértelmű módon archiválják.
Az ökológiai ellenőrzés előkészítésével és végrehajtásával megbízott alkalmazottaknak elegendő idővel kell rendelkezniük a kapcsolódó feladatok elvégzéséhez. És nem csak a megbeszélés időpontja előtt. A vizsgához szükséges összes alkalmazottat kellő időben tájékoztatni kell a dátumról. Ez az egyetlen módja annak biztosítására, hogy rendelkezésre álljanak információk, vagy egyenértékű képviseletet szervezhessenek. Ha az alkalmazottakat az ellenőrzés napján nem vonják el más feladatok, ez elősegíti az ellenőrzés zavartalan lebonyolítását.
Vegye figyelembe az ellenőrző szerv tájékoztató anyagát
A közvetlen ellenőrzésekre való felkészülés érdekében érdemes egy pillantást vetni az adott ökokontroll-szerv által legkésőbb a kinevezési értesítéssel elküldött tájékoztató anyagra. Az ott felsorolt dokumentumokat az ellenőrzési napra kell szervezni, és a lehető legnagyobb mértékben meg kell őrizni. Ha szervezeti okokból a dokumentumok csak a vállalat különböző helyszínein állnak rendelkezésre, lehetővé kell tenni, hogy azokat hosszú keresés nélkül ott is bemutathassák.
Az ökológiai ellenőrzés során a következő dokumentumoknak és nyilvántartásoknak mindig készen kell állniuk az ellenőrzésre:
Cégleírás
Az organikus ellenőrzési folyamat fontos alapja a vállalat működési leírása. Ismerteti többek között a vállalati struktúrát, a vállalat által előállított élelmiszereket és intézkedéseit az ökológiai élelmiszerekre vonatkozó uniós jogszabályok betartása érdekében. Az öko-ellenőrző szervet mindig azonnal tájékoztatni kell a leírás jelentős változásairól. Ide tartoznak például:
- Új üzemi hely üzembe helyezése
- Alvállalkozók üzembe helyezése
- Személyi változások a vállalatvezetésben
A vállalat ezután jelenthet kevésbé jelentős változásokat az ökológiai ellenőrzés során. Ezek a következő listákat tartalmazzák a cégleírás függelékéből:
- Beszállítói lista
- Ügyféllista
- Nyersanyagok listája
- Tétel lista
Szállítási bizonylatok és számlák
Minden beérkező nyers és kimenő készterméket a szállítólevél és a számla eredetijével kell igazolni. A számlákon fel kell tüntetni, hogy azokat megfelelően lefoglalták.
Ellenőrzési dokumentumok bejövő áruk ellenőrzése
Az EU ökológiai szabályozásai előírják az ökológiai vállalatok számára, hogy dokumentáltan ellenőrizzék a beérkező árukra vonatkozó dokumentumokat és a szállított ökológiai nyersanyagokat. Ezeknek a vizsgálati dokumentumoknak készen kell állniuk az organikus ellenőrzésre. Ez magában foglalja a beszállítók érvényes ökológiai tanúsítványait is. Ezenkívül érthetőnek kell lennie a beérkező áruk ellenőrzése során feltárt eltérések kezelésének.
Receptek és címkék
A működési dokumentumokban a jelenleg használt recepteket és a hozzájuk tartozó címkéket egyértelműen el kell különíteni az elavult változatoktól.
A nyersanyag-fogyasztás és a termelési mennyiségek dokumentálása
A szerves védekezés központi pontja a nyersanyagok fogyasztásának összehasonlítása az abból készült cikkekkel. Ebből a célból az előző évi ellenőrzés óta minden felhasznált nyersanyagra, termelési mennyiségre, értékesítési mennyiségre, folyó készletekre és készletekre vonatkozó adatoknak világos formában rendelkezésre kell állniuk.
Tisztítási dokumentáció
A biotáplálékok tiltott anyagokkal szembeni védelme vagy a hagyományos élelmiszerekkel való keverés elengedhetetlen intézkedése a tároló és termelő létesítmények tisztítása. Az ellenőrizendő takarítás igazolásának igazolnia kell, hogy a tisztítás mindig az ökológiai termékek tárolása és az ökológiai termelés megkezdése előtt történt. Ezenkívül dokumentálni kell a takarítás sikerét.
A kártevők elleni védekezés dokumentálása
A kártevőirtási intézkedések naplóinak és az alkalmazott módszereknek időrendben kell lenniük. Ha ezeket egy megbízott kártevőirtó cég online archiválja, az ellenőrzés napján hozzáférést kell biztosítani az adatbázishoz.
Szennyezőanyag-elemzések
Például, ha a vállalat növényvédőszer-elemzéssel rendelkezik szerves nyersanyagairól és szerves termékeiről, ezeknek rendelkezésre kell állniuk az ökológiai ellenőrzés során is. Ez szükség esetén magában foglalja az eltérések kiküszöbölésére tett intézkedések áttekintését.
Panasz felvétele
Az ügyfelek panaszait a beérkezésük dátuma és a panasz oka alapján kell rendezni. Fontos továbbá a panasz megoldására hozott intézkedések dokumentálása.
Ha minden kontroll-készítményt a szívére veszünk, ez nemcsak pozitívan hat a kontroll-atmoszférára, hanem az egyszerűbb és gyorsabb megvalósítás végső soron csökkenti a szerves kontroll költségeit is.