Amikor a bevételek és dokumentumok elvesznek a számvitelben - gyakorlati ismeretek az önálló vállalkozók számára
A fontos papírokból készült bizonylatokat és üzleti dokumentumokat gyakran alig lehet pótolni. Mi a teendő, ha elvesznek, ellopják vagy megsemmisítik őket? Melyek az elővigyázatossági intézkedések segítenek abban, hogy a betörések, tűzvészek és egyéb veszteségek után a károk a határok között maradjanak?
Letöltések a cikkhez
Tagok számára
Ezen az oldalon
Néhány elővigyázatossági intézkedés segít megvédeni az irodában lévő fontos papírdokumentumokat és bizonylatokat, és korlátozni tudja a károkat, ha elvesznek. Végül is nemcsak a számítógépes adatok vannak veszélyben: betörések, tűzesetek és egyéb balesetek után a papírból készült hagyományos üzleti dokumentumok is gyakran eltűntek vagy megsemmisültek. Gyakran alig lehet őket pótolni. Meg fogjuk mondani, hogy mi virágzik az Ön számára a fontos dokumentumok elvesztése után, és mely elővigyázatossági intézkedéseknek van értelme.
A merevlemezről készített biztonsági másolatok nem elegendőek, ha az "adatmentés az irodában" van: Végül is nem minden üzleti dokumentum áll rendelkezésre elektronikus formában. És ha mégis, a legtöbb digitális másolat bizonyító ereje korlátozott: ha kétségei vannak, a bíróságok és az adóhivatalok ragaszkodnak a papíros dokumentumokhoz.
Az efemer elektronikus dokumentumokhoz képest a hagyományos üzleti papírok viszonylag tartósak és robusztusak. A papíralapú dokumentumok azonban nem védettek lopás, irodai tűz, vízkár, rongálás vagy elvesztés ellen (pl. Költözés során). Elég okos ahhoz, hogy egy esetleges következményekkel és óvintézkedésekkel egy csendes órában foglalkozzon.
A következő önsegítő tippek elővigyázatosságként szolgálnak és megküzdenek a dokumentumok elvesztésével.
Ha már teljes veszteség érinti Önt, a legjobb, ha azonnal kapcsolatba lép az adó- vagy üzleti tanácsadóval. Ilyen esetekben az ipari és kereskedelmi kamarák vagy a kézműves kamarák is segítséget nyújtanak. Győződjön meg róla, hogy rendelkezik megfelelő támogatással, és ne temesse a fejét a homokba: minél tovább vár a kezdeti helyzet rekonstruálására, annál nehezebb és összetettebb lesz!
Ha figyelmen kívül hagyja az ügyfelekkel és beszállítókkal folytatott jogi vitákat, akkor az üzleti papírok elvesztésének kockázata mindenekelőtt a Adóhivatal Nehézség. A HGB 243. §-a szerint a sokat emlegetett "megfelelő könyvelés elvei" csak a kereskedőkre vonatkoznak. Ugyanakkor azoknak az önálló vállalkozóknak és vállalkozóknak, akik nem szerepelnek a cégjegyzékben, be kell tartaniuk az együttműködési kötelezettségeket és az adótörvény megtartási kötelezettségeit is: elvégre a rendezett és teljes nyilvántartási rendszer elengedhetetlen előfeltétele a társasági adózásnak - különösen a forgalmi, a jövedelem- és a kereskedelmi adó esetében.
Másrészt: Bármennyire ironikus is az alapvető számviteli törvény: "Nincs foglalás nyugta nélkül" - ha szükséges, anélkül is működnie kell. Jó hír: Mivel - legalábbis a helyhez kötött kereskedelemen kívül - a legtöbb kifizetést készpénz nélkül dolgozzák fel, az üzleti számlákon történő számlamozgásokból származó bevételek és kiadások többnyire meglehetősen jól rekonstruálhatók. A bankok és a takarékpénztárak legalább tíz éven keresztül következetesen nyomon követhetik a fizetési folyamatokat. Ily módon az egyszerű jövedelemtöbblet-számítás alapstruktúrája nagyrészt meglehetősen gyorsan rekonstruálható.
Kérjük, vegye figyelembe: Míg az elmúlt 90 nap számlamozgásai általában problémamentesen helyreállíthatók, a pénzintézetek díjat számítanak fel a múltból hosszabb időszakokból származó, néha meredek bevételekért. Kérdés azonban nem kerül semmibe: a régóta fennálló törzsvásárlók önhibájukon kívüli vészhelyzetben számíthatnak támogatásra.
Természetesen egyedi esetekben be kell bizonyítani, vagy legalábbis hihetővé kell tenni, hogy a kifizetések ténylegesen működési kiadások, beleértve a befizetett előzetes adókat is:
Ha csak kezelhető értékű egyedi bizonylatok hiányoznak, az adóhatóság kivételesen helytáll saját bevételeivel. Megtudhatja, mire kell figyelnie a cikkben "Saját nyugta: könyvelő hátsó ajtaja"
A hiányzó eredeti bizonylatokat másolatokkal vagy másolatokkal is pótolhatja: Ez vonatkozik mind a belső dokumentumokra (például kimenő számlák), mind az érkező számlákra, nyugtákra és egyéb üzleti partnerektől származó bizonyítékokra. Különösen, ha magasabb az előzetesen felszámított adó összege, kérje a beszállítóitól és szolgáltatóitól a számla másolatát, ha lehetséges.
Ha a világ legjobb akaratával a jövedelmeket és a kiadásokat nem lehet utólag meghatározni és elfogadhatóvá tenni, fennáll az alapos adóellenőrzés veszélye, amelynek végén az adótörvény 162. szakaszában szabályozott "adóalap-becslés" szerepel.
Ennek során az adóhivatalnak figyelembe kell vennie az adott eset sajátosságait: Ha nem lehet eleget tenni a könyvelési, nyilvántartási és visszatartási kötelezettségeknek, bár az adózó eleget tesz együttműködési kötelezettségeinek (amely magában foglalja a magán bankszámlák nyilvánosságra hozatalát is), az adóhatóságok utólag jóváhagyhatják a mentességet egyedi esetekben . Természetesen szerepet játszik abban is, hogy .
a bizonyítékok és nyilvántartások hiányának okai hihetővé tehetők,
a megőrzési és nyilvántartási kötelezettségek megsértése vétkes volt vagy elkerülhető volt,
az adózó hogyan teljesítette nyilvántartási kötelezettségeit az iratok hiányossága előtt és után
hogy az adózó kimerített-e minden lehetőséget az alapvető adóalapok utólagos igazolásának megszerzésére.
Ettől eltekintve: A vállalati dokumentumok elvesztése és a számviteli kötelezettség egyéb megsértése önmagában nem büntetendő - feltéve, hogy nem kapcsolódnak adókijátszáshoz, vagyoni vagy csődeljárásokhoz.
Ha az adóhivatal a rendelkezésre álló információk alapján nem tudja meghatározni a bevételeket, a kiadásokat és az adózással kapcsolatos egyéb tényeket, megbecsülhetők az adóalapok, azaz különösen a működési eredmény, a kereskedelmi jövedelem és a fizetendő forgalmi adó. Az iparágtól és a vállalat méretétől függően erre különböző eljárások vannak - kezdve .
durva Benchmark becslés (Összehasonlítás azonos fióktelepű és méretű vállalatokkal) a
belső Idősor-elemzés (Összehasonlítás az érintett vállalat ellenőrizhető pénzügyi éveivel) vagy
belső Újraszámítások akár
Pénzátutalási számlák, tőkenövekedési számítások és a hasonlók "Ellenőrzési módszerek".
A becslés elkészítésének módjától függetlenül a tapasztalatok azt mutatják, hogy ez nem kedvez az adózóknak. Ezenkívül becslések esetében az adótörvény kilátásba helyezi az 5000 és 1 millió euró közötti pótlékok lehetőségét. Az adóhatóság különösen nyűgös, ha határokon átnyúló üzleti tevékenységet folytat, de nem vagy csak hiányos bizonylatokat és nyilvántartásokat tud benyújtani.
A dokumentumok közelgő teljes elvesztésének legegyszerűbb módja az Külön üzleti helyiségeket és archiválni helyben. Ha dokumentumait különböző helyekre osztja (pl. Aktuális dokumentumok az irodában, régebbi és ritkábban használt dokumentumok otthon az alagsorban, a padláson vagy külön tároló helyiségekben), akkor a legfontosabb üzleti tranzakciókat sokkal gyorsabban és könnyebben rekonstruálhatja, és hihetővé teheti azokat . Különösen fontos dokumentumokhoz ajánlott a jó öreg - és lehetőleg tűzálló - széf.
Egy másik lehetőség az üzleti dokumentumok digitalizálása: Tisztán elővigyázatosságból azonban a papír beolvasása elég időigényesnek tűnik. Végül is egy ilyen elektronikus dokumentumarchívum rengeteg további biztonságot jelent - ha rendszeresen biztonsági másolatot készít a merevlemezről.
Nem biztos, hogy különösebben nagy annak a valószínűsége, hogy az üzlethelyiségek leégnek, a tolvajok kitakarítják őket, vagy rongálás és természeti katasztrófák áldozatává válnak. Vészhelyzetben azonban a fontos üzleti dokumentumok elvesztése annál súlyosabb. Elég ok arra, hogy megfelelő időben gondolkodjon a nyugták és nyilvántartások tárolásán. Szerencsére a teljes veszteség kockázata egyszerű intézkedésekkel érezhetően csökkenthető.
Nem lehet elég gyakran megismételni: Az információs korban elengedhetetlen a rendszeres adatmentés. Sajnos nagyon kevés biztonsági stratégia illeszkedik az önálló vállalkozók és a kisvállalkozások tulajdonosainak gondolkodásmódjához és munkájához. Annak érdekében, hogy a meggondolatlanság, a meggondolatlanság és a gondatlanság ne okozzon előbb-utóbb durva ébredést, szánjon rá időt, és keresse meg a lehető legegyszerűbb, legkényelmesebb és automatizáltabb folyamatot, amely üzleti vállalkozásának megfelelő. Megfelelő biztonsági mentési technikákat talál az "Adatmentés kisvállalkozásoknál" cikkben.