Az ABC elemzés egyszerűen megmagyarázta - a projektek egyszerűvé váltak

Amikor minden számít, semmi sem számít.

Szeretem ezt a mondást. Mert ez így igaz! Ha a projekt minden dolgát azonos prioritással kezeljük, a következők történnek:

A lényeg nem különül el a jelentéktelentől.
Az energiát lényegtelen dolgokra használják fel.
Ez az energia és idő hiányzik azokra a dolgokra, amelyekre a tényleges összpontosításnak kell lennie.

És ezért kell rangsorolnunk! A Pareto-elv összefüggésében már megvizsgáltuk a prioritásba sorolás lehetőségét. Ma egy másik elemzési formával van dolgunk: az ABC elemzéssel!

Az ABC elemzés előnyei

Az ABC elemzés segít a lényegre koncentrálni. Az elemeket A, B és C elemekre osztjuk.

Cél: Határozza meg azokat az elemeket, amelyekre a legnagyobb figyelmet kell fordítani (A elemek). Mert ezek az igazán fontosak, amelyek a legnagyobb hatással vannak az általános sikerre. Ha sok erőfeszítést tesznek a kevésbé fontos C elemekre, ennek viszonylag alacsony előnye van.

Az ABC elemzés korántsem korlátozódik a projektmenedzsmentre - éppen ellenkezőleg. Univerzálisan használható és számos vállalati területen megtalálható:

Logisztika és anyaggazdálkodás: kik a legfontosabb beszállítók? Mely anyagokat használják a legtöbbet?
Gyártás: Melyik termék okozza a legtöbb gyártási költséget?
Termékportfólió: Mely termékekkel generáljuk a legtöbb eladást?
Értékesítés: Kik azok az ügyfelek, akik a legtöbb értékesítést generálják? Melyek a legfontosabb számlák?

Építkezés

Az ABC elemzés az adatokat meghatározott szempontok szerint osztályozza, például értékesítés, fogyasztás, nyereség stb. Három osztály jön létre:

A elemek
Ez az a néhány különösen jó minőségű elem, amelynek az értéke magas. Pontosan ezeket kell azonosítani, mivel a siker érdekében a legnagyobb a tőkeáttétel.

B elemek
Ezek az elemek alkotják a középpályát. Mérsékelten magas számmal képviselteti magát, mérsékelten értékes. A helyzettől függően van értelme őket alaposabban megvizsgálni - vagy kezdetben elhanyagolni.

C elemek
Ez az a sok elem, amely nagy számban jelenik meg, de csak nagyon csekély mértékben befolyásolja az összképet. Ezekre az elemekre való összpontosításnak kevés hatása van - és általában sok időt vesz igénybe.

ABC elemzési folyamat

A vizsgálandó tárgyak listája
Mit akarunk valójában besorolni? Céltól függően ezek lehetnek termékek, beszállítók, vásárlók, kockázatok stb.
A kritériumok meghatározása
Mi alapján kell pontosan besorolni? A lehetséges kritériumok a költségek, az értékesítés, a valószínűségek stb.
Az objektumok értékelése
Az értékelés gyakran a statisztikai adatok értékeléséből származik, például ha értékelési kritériumként az ügyfelektől származó értékesítéseket alkalmazzák. Ha ilyen adatok nem állnak rendelkezésre, például a kockázatok felmérésekor, az értékelésnek ebben a lépésben kell megtörténnie.
Rendezze el az objektumokat
Az objektumok most rangsorolásuk szerint vannak rendezve, például az ügyfelek eladási mennyiség szerinti elrendezése. A grafikus ábrázolás gyakran jó ötlet.
Három osztályra osztva
Az A, B és C elemek határvonalait nem mindig kell következetesen megrajzolni. Jellemző, hogy nagyon kis számú objektumnak nagyon nagy az értékaránya (A elemek), és nagyszámú objektumnak csak kis az értékaránya (C elemek).
Levezetési cselekvések
Örülök, hogy tudjuk, mely elemek valóban fontosak most. De ez önmagában nem elegendő: A műveleteket le kell vezetni, hogy az elemzés ne csak port gyűjtsön egy mappába.

Használat a projektmenedzsmentben

Az ABC elemzés gyakran puha tényezőkön alapszik, különösen a projektmenedzsmentben. Míg más vállalati területeken az elemzés statisztikai adatokon alapulhat (pl. A megvásárolt alkatrészek beszerzési árai), a becsült értékeket gyakran használják a projekt tervezésében.

Vizsgáljuk meg, hol van értelme az ABC elemzést használni a projektekben. És hogy ne unatkozzon, a megjelenítés különböző formáit használják:

A kockázatok osztályozása

Emlékszel? A kockázatok értékeléséhez a következő értékeket használják:

A kockázat bekövetkezésének valószínűsége% -ban
A kockázat (kár), ha a kockázat euróban fordul elő
A kockázati érték az előfordulás valószínűségének és terjedelmének szorzata

Miután ezeket az adatokat összegyűjtötték, az összes kockázat könnyen felsorolható a kockázati értékük szerinti listában. Alternatív megoldásként a kockázatok grafikusan megjeleníthetők egy kockázati portfólióban, és ABC osztályokra oszthatók:

A legnagyobb figyelmet az A-kockázatokra kell fordítani, míg a C-kockázatok gyakran (kezdetben) elhanyagolhatók.

Az érdekelt felek osztályozása

Hasonló a helyzet az érdekeltekkel. Itt lehetséges kritériumok lehetnek az érdekelt felek befolyása és a konfliktusok valószínűsége. Minden osztály számára meghatározható lenne egy érdekelt felek stratégiája:

A projekttől függően meghatározható egy részvételi stratégia az A érdekelt felek számára, egy diszkurzív stratégia a B érdekeltek számára és egy elnyomó stratégia a C érdekelt felek számára.

A teljes projektportfólió bemutatása

Az elemzés felhasználható a vállalat projektportfólióinak reprezentálására is. A projekt költségeit általában kritériumként használják. Az eredmény ezúttal Lorenz-görbe formájában jelenik meg:

Jól látható: kevés projekt okoz messze a legtöbb költséget. Itt általában a Pareto elv szerinti 80/20 eloszlás ismerhető fel.