Ellenőrző lista az események sikeres tervezéséhez

Megjelent 2013. május 18-án James, az Ön EventButler-ellenőrzőlistái, tippjei és trükkjei, eseménytervezés

Az események sikeres megtervezése és megvalósítása

Utolsó frissítés: 2020. január

Mindenki, aki maga szervezett eseményeket, ismeri a helyzetet. Az események megtervezése izgalmas és változatos. Végül is nincs két egyforma esemény, és pontosan ez teszi az élő kommunikációt annyira érdekessé. Az események szervezése gyorsan személyes próbává válhat a saját idegei számára és nagy terhet jelent. Ennek okai összetettek lehetnek; Rossz tervezés, rossz időzítés, időpontok ütközése, rendezvényhelyszínek/rendezvényszolgáltatók törlése, túl kevés regisztráció, rossz időjárás, betegséggel kapcsolatos hiányzások, technikai problémák, túl kevés személyzet. Csak néhány példát említve.

Kiszámítható és kiszámíthatatlan tényezők

Számos kiszámítható kockázat létezik, amelyet a szakmai tervezéssel el lehet kerülni. Ezekről a tényezőkről a következő fejezetben olvashat bővebben. Még mindig vannak olyan tényezők, amelyekre nincs közvetlen befolyása, például az időjárás, a nem tervezett lemondások, a betegséggel kapcsolatos hiányzások stb. Itt mindenekelőtt egy dolog érvényes: a hideg fej megőrzése. Természetesen ezt könnyebb elmondani, mint megtenni. Ahol lehetséges, a B tervváltozatokat korai szakaszban kell kidolgozni. Ez előreláthatatlan események esetén is segít fenntartani a tervezést. A legfontosabb azonban a helyzet elfogadása, nyugodt elemzése, majd a lehető legtöbb kihasználása az adott helyzetből.

Tanácsok és ellenőrzőlisták támogatásként az események előtt, alatt és után

Mint említettük, a rendezvényszervezés néhány kivételtől eltekintve kiszámítható, és az eseménytervezők közvetlenül befolyásolják az esemény sikerét. Sok mindent el lehet érni a korai és szakszerű tervezéssel. Számos hasznos útmutató, ellenőrzőlista és a legjobb gyakorlatokra vonatkozó példa található az interneten. Kompakt útmutatót nyújtottunk Önnek. Más külső forrásokat is felsoroltunk Önnek - szempontunkból nézve - nagyon értékes és átfogó ellenőrző listákkal és segédletekkel.

Esemény tervezés:

Alapvető döntések az esemény előtt

Adja meg az esemény célját
A célközönség (vendégek) meghatározása
Keressen egy "piros szálat" az eseményhez, majd következetesen hajtsa végre
Egy különleges esemény moto hatással van az egész tervezésre (dekoráció, öltözködési szabály, menü, italok, bútorok, szórakozás stb.)
Állítsa be a dátumot (Fontos, hogy itt előzetesen ellenőrizze, hogy más releváns események már zajlanak-e ezen a dátumon. Kerülje el azt is, hogy az esemény ne essen az iskolai szünetek vagy egy munkaszüneti nap alatt.)
Szükség esetén határozzon meg egy csere dátumot
Adja meg az esemény legfontosabb adatait (időtartam, résztvevők száma, költségvetés stb.)
Határozza meg a hely és az infrastruktúra követelményeit
Határozza meg az esemény helyszínét
Elengedhetetlen annak biztosítása, hogy minden meghívott vendég könnyen elérhető legyen (utazási idő, tömegközlekedés, parkolóhelyek stb.).
Határozza meg a megfelelő esemény helyszínét
Elengedhetetlen, hogy időben foglaljon, és ha még nem tudja, akkor személyesen ellenőrizze.

Durva tervezés az esemény előtt

Kidolgozza az esemény koncepcióját a költségvetéssel és a legfontosabb adatokkal (folyamat, dátumok, költségvetés stb.)
Küldje el a koncepciót és a költségvetést a menedzsmentnek jóváhagyásra a vállalati rendezvényeken (lehetőleg egyezzen meg a partnerrel a magánrendezvényekről ...
Határozza meg a projekt szervezését (ki mit csinál mikor - felelősség, felelősségi körök, durva határidők, képviselők stb.)
Állítson be egy ütemtervet

Részletes rendezvénytervezés

Definiálja a folyamatokat
Határozza meg a programot/mottót stb.
Feltétlenül foglalja le az esemény helyszínét, határozza meg a részleteket és kössön szerződést
Értékelje a rendezvényszolgáltatókat és kössön szerződéseket (vendéglátás, előadók, fotósok, bútorok, technika, szállítás, dekoráció stb.)
Határozza meg az eseményt/támogató programot, és válasszon megfelelő ajánlatot (eseményötlet)
Szervezzen vendéglátást (belső/külső), határozzon meg menüket és italokat, és szervezze meg a megfelelő mennyiséget
Szervezze meg az érkezést/indulást (táblák, szervezett közlekedés, menetrend, parkolóhelyek stb.)
Bútor/infrastruktúra (belső/külső), előzetesen tesztelje a technológiát, korai szakaszban építse fel az infrastruktúrát
Készítsen biztonsági koncepciót (külső személyzet, vészkijáratok, orvosi szolgáltatások, biztonsági szolgálat stb.)
Promóciós intézkedések (meghívók, hirdetések, vásárlói ajándékok, köszönő levelek stb.)

Eljárás az eseményen

A személyzet tájékoztatása és oktatása a rendezvény korai szakaszában (belső és külső)
Tegye egyértelművé a feladatok elosztását
Technológia, bútorok és infrastruktúra fejlesztése, beleértve a tesztelést (próba)
Készítsen leltárt, és tartsa a listán
Fogadás, köszöntés és támogatás a vendégeknek és más embereknek (előadóknak, moderátoroknak stb.)
Rendszeresen ellenőrizze a folyamatot/ütemezést
Köszönet és búcsú a vendégektől az esemény után (oda-vissza szállítás szervezése stb.)

Közvetlenül az esemény után

Bútorok/technológia/infrastruktúra szétszerelése
ártalmatlanítás
Szervezze meg a takarítást
Első manőver felülvizsgálata

Esemény után

Tájékoztatás a belső alkalmazottaknak és a külső partnereknek
Ellenőrizze a készletet
Elszámolások és költségvetési összehasonlítás (cél/tényleges)
Köszönöm e-mailt/levelet a vendégeknek (fotógaléria, felmérés/visszajelzés)

A manőverkritikából, a tájékoztatásból, az ügyfelek és a szállítók visszajelzéséből származó visszajelzéseket írásban rögzítse, és beépítse azokat a közelgő események eseménytervezésébe/ellenőrzőlistájába. Még a rendezvényeken is tökéletes a gyakorlat, és az átélt tapasztalatok, valamint a belső és külső visszajelzések nagyon hasznosak más események megszervezéséhez.

További hasznos ellenőrzőlisták a neten, amelyeket szívesen ajánlunk:

Különböző ellenőrző listák átfogó eseménykoncepcióval (forrás: Samariterverbund)
Részletes ellenőrzőlista az események tervezéséhez, szervezéséhez és megvalósításához (forrás: Event Agency Bonnot’s Event House)
Hasznos ellenőrzőlista egy esemény megvalósításához - szépen felosztva a stratégiai szakaszra, az esemény megvalósítására és a tájékoztatásra (forrás: Gryps.ch)

Természetesen számtalan egyéb hasznos ellenőrzőlista található. Különböző útmutatók vannak az esemény típusától, méretétől és költségvetésétől függően. Pár kattintással megtalálhatja őket online. "Ellenőrzőlisták, tippek és trükkök" részben hasznos tanácsokat és linkeket talál a vonatkozó ellenőrzőlistákra. Például esküvőszervezéshez vagy a közösségi média hatékony használatához rendezvényeken.

Ha megfelelő helyszíneket, szolgáltatókat és rendezvényötleteket keres egy elkövetkező alkalomra, javasoljuk aktuális rendezvénytervezőnket.

Külön dedikált esküvőszervezőt készítettünk Önnek, különösen az esküvők témájában. Tippek és trükkök az esküvőszervezéshez itt találhatók.

Minden sikert kívánunk a közelgő események tervezéséhez!

Jamestől, az EventButler-től

Szólj hozzá

4 megjegyzés a következőhöz: “ellenőrző lista a rendezvények sikeres tervezéséhez”

Helló, James, szerettem volna csinálni egy eseményt, de az a bajom, hogy nem tudom, hogyan kell koncepciót írni. Tudna ebben segíteni?

Szia Dahlin Moma,
arra a kérdésre, hogyan kell koncepciót írni:
Először is: Ne írjon túl részletesen, senki más nem olvassa el. A koncepció hossza természetesen attól függ, kinek szánják. Csendben kérdezd meg, milyen kiterjedtnek kell lennie. Általában azt mondják, hogy egy koncepció nem lehet hosszabb, mint 2 A-4 oldal. A mellékletek természetesen mindig működnek.
Tehát a legfontosabb kérdés: Kinek szóljon a koncepció? Mennyire legyen részletes? Utánkövetés!

Az erre adott válasz ezután segít meghatározni a koncepció tartalmát. Pl. Ez a szerkezet:
Célcsoport (ok), az esemény típusa, (munka) címe, az esemény általános tartalma, időtartama, költségei, résztvevői (érdekeltek), ... a legfontosabb paramétereket mindenképpen világosan meg kell határozni.
Ha z. Például, ha egy támogató partner koncepciót akar, akkor arra törekszik, hogy többet megtudjon tőled a mindenki számára előnyös helyzetről, főleg a kommunikációs szolgáltatásokról/a közönségkapcsolatokról. Akkor csak írj erről többet.
Amikor a felettesek koncepciót akarnak, oly gyakran az éves tervezés/a költségvetés megtervezése szempontjából.
A felépítés is lehet: miért, mit, mikor, hol, ki, hány, hol, mivel, mi hiányzik, mi az új ... stb.
Koncepció írása közben kérdezd meg magadtól, mit szeretne tudni a címzett tőled. És pontosan ezt írja le. Valójában nagyon egyszerű 😉

Szia James! Wow, köszönöm ezt a nagyszerű hozzájárulást a sikeres rendezvénytervezéshez. Idén a társaságomban szervezhetem a nyári partit, és hasznos tippeket gyűjthettem Öntől. Kövessem tanácsát, és felállítok egy csapatot a projekt megszervezésére. Különösen fontosnak tartom a megfelelő vendéglátást is! A jó ételek sarokköve a sikeres ünneplésnek 😉
MVG Helli

Szia James! Köszönjük a hozzájárulást! Soha nem hagyod abba a tanulást, amikor rendezvényszervezésről van szó:-).

Hagyj megjegyzést a válasz törlése

Kövess minket

Szeretne értesülni az összes hírről? Ezután kövessen minket a Facebookon, a Twitteren vagy a Google-on +

Tetszik!

Esemény kategóriák

Tábornok
Bern
Ellenőrzőlisták, tippek és trükkök
Esemény projektek
Esemény ötletek
Az esemény helyszínei
Esemény tervezés
Események
esküvő
Konferencia helyszíne
Zürich

Legutóbbi bejegyzések

Melyik ruha melyik rendezvényre?
- 0 megjegyzés
- 0 kedvelés
James bemutatja: a nagy karácsonyi különlegesség 2020
- 4 megjegyzés
- 47 kedvelés
Rejtett gyöngyök Bern kantonban
- 0 megjegyzés
- 3 lájk
James bemutatja: Zürich legszebb éttermei nyáron
- 1 megjegyzés
- 62 kedvelés
A leginspirálóbb coworking terek Bern kantonban
- 0 megjegyzés
- 3 lájk

Hírlevél

Iratkozzon fel most az EventButler hírlevelére, és mindig tájékozott maradjon.

Az EventButler segítségével most megtervezheti eseményeit. Itt különféle rendezvényhelyszíneket, kreatív rendezvényszolgáltatókat és izgalmas rendezvénytevékenységeket talál az eseményéhez.

A megfelelő helyszínt keresi az eseményéhez?

Gratulálunk, jó helyen jár az EventButler rendezvényen. Könnyű, kényelmes és ingyenesen használható. Az EventButler segít megtalálni az Ön számára megfelelő esemény helyszínét.

Függetlenül attól, hogy szokatlan helyeket keres (csónakház, jégkunyhó, tipi sátor, faház), hagyományos (céhházak, kastélyok, vidéki fogadók) vagy üzleti helyeket (szemináriumi szállodák, konferencia központok, konferenciatermek): az EventButler minden típusú helyszínét megtalálja.

Itt szűkítheti a választást, hogy a találati listában csak azok a helyek jelenjenek meg, amelyek megfelelnek az Ön követelményeinek is. Például, ha az eseménynek Svájc középső részén, egy vízparti kastélyban kell lennie, körülbelül 500 vendéggel, egyszerűen megadhatja ezeket a kritériumokat, és megfelelő tulajdonságokat fognak kapni.

EventButler = eseményszervezés megkönnyítve.

Itt közvetlenül az esemény helyszínére léphet

Már megtalálta a megfelelő helyszínt, és további ötletekre és szolgáltatásokra van szüksége az eseményéhez? Az EventButler itt is megtalálja az Ön számára megfelelő ajánlatokat.

Még mindig keres megfelelő rendezvényszolgáltatókat az eseményéhez?

Az EventButler oldalon megtalálhatja az esemény helyszínét és ötleteit, valamint számos szolgáltatót különböző kategóriákból.

Szüksége van szakmai támogatásra a rendezvény megtervezésében és megvalósításában? A rendezvényügynökségek kategóriában számos speciális ügynökség található - az esküvői ügynökségektől kezdve a szabadtéri és ösztönző szakembereken át a teljes körű szolgáltatást nyújtó ügynökségekig az események teljes szervezéséhez.

Kreatív vendéglátót keres rendezvénye kulináris eseményeihez? A Catering & Delivery Service kategóriában számos rendezvény- és üzleti vendéglátós, tokhalszakács, csapatvezérlő főzőtanfolyamok szervezője és egyéb vendéglátóipari szakemberek találhatók.

Az eseményeken a szórakozás is fontos szerepet játszik. A szórakozás és művészek kategóriában számos szórakoztató programot talál. Nem számít, DJ-t, bohócot, műsorvezetőt, énekest vagy táncost, vagy akár egy speciális művészügynökséget keres: mindet megtalálja az EventButler-en.
Talán az esemény helyszínéről hiányoznak a bútorok, a hangrendszer vagy a diszkógömb. A Bútor, technológia és közlekedés kategóriában rendezvényszakembereket talál az eseménytechnikához, rendezvénybútorokhoz, kiállítási standok építéséhez, közlekedéshez és más logisztikai partnerekhez.

A fotósok és a multimédiás szakemberek maradandó emlékeket biztosítanak, hogy eseményed legjobb pillanatai még mindig jelen legyenek az esemény után. Számos esemény- és esküvői fotóssal, valamint hang- és képszakértővel találkozhat a fotózás és multimédia kategóriában.

A dekorációs szakemberek optikai fénypontokat állítanak be. A Dekoráció és virágok kategóriában számos professzionális szolgáltatót talál, akik segítenek egyedi hangulat kialakításában az Ön és vendégei számára.

Szüksége van még külső munkatársakra az eseményéhez? A Személyzet kategóriában speciális személyzetet talál az Ön igényeinek megfelelően: kiszolgáló személyzet, hostessek, promóterek vagy biztonsági személyzet. Szerezd meg a szükséges támogatást.

Ezen említett rendezvényszolgáltatók mellett vannak más szolgáltatók, akik támogatni tudják Önt az esemény előtt, alatt vagy után. Partnereket keres jegyek, ruházati cikkek, játékok, vásárlói ajándékok vagy takarító intézetek számára? Számos speciális szolgáltatót talál az egyéb rendezvényszolgáltatások kategóriájában.

Megtalálta már a megfelelő rendezvényszolgáltatót, és mégis szüksége van egy speciális rendezvény helyszínére vagy egy kreatív esemény ötletre/tevékenységre?
Az EventButler itt is megtalálja az Ön számára megfelelő ajánlatokat.

Zártkörű rendezvények, csoportos kirándulások, ügyfélesemények vagy szemináriumok és kongresszusok esetében gyakran felmerül a kérdés, hogy az esemény mely tevékenységgel kombinálható. A rendezvény előtt vagy alatt megfelelő tevékenység „fellazítja” az alkalmat. Az egyik vagy másik kreatív esemény ötlete már kiemelte a kiemelést egyes eseményeken.

A megfelelő rendezvénytevékenységről - az esemény részeként - vendégei pozitívan emlékeznek.

Az Eseményötletek részben elmerülhet ebben a lenyűgöző világban. Az eseménytől függően kiválaszthatja a megfelelő tevékenységet: Sportosnak vagy kalandosnak kell lennie?

A csapatépítés koncepciója van az előtérben? Vagy a szórakozás és az élvezet a legfontosabb? Beírja a kívánt feltételeket, és az EventButler bemutatja a feltételeknek megfelelő eseményötleteket.

A tevékenység típusa mellett más kritériumok is rendelkezésre állnak, hogy optimálisan kielégítsék az igényeit: A rendezvénynek a hegyekben kell-e lennie? Legyen gyermekbarát, a vízen, a levegőben vagy az állatokkal? Ön adja meg a kritériumokat, és az EventButler megtalálja Önt! Ide kattintva közvetlenül a rendezvény ötleteihez juthat el. Már megtalálta a megfelelő rendezvényötletet/tevékenységet, és mégis szüksége van a megfelelő rendezvény helyszínére vagy egyéb rendezvényszolgáltatásokra? Az EventButler itt is megtalálja az Ön számára megfelelő ajánlatokat.