EXCEL KAPCSOLÓDÓ FÁJLOK PROBLÉMA MEGOLDÁS
Egy ügyfél nemrég a következő kérdést tette fel: „Egy olyan helyzetben, amikor több osztály dolgozik költségvetéssel, több modellre bontottuk modellünket ... Az ezzel járó nehézségekkel, azaz bonyolultabb képletekkel és a fenntartandó fájlok közötti kapcsolatokkal . Mások másképp működnek? " Természetesen az Excel fájlokkal kapcsolatos problémák többnyire azokban a vállalatokban jelentkeznek, amelyek rendelkeznek a decentralizált költségvetési folyamat.
A csatolt Excel fájlok gályája
Míg az Excel mindig képes választ adni bármilyen problémára (rendkívül rugalmas jellege miatt), a kapcsolt fájlok kezelése minden bizonnyal az Achilles-sarka. Sőt, ez a gyengeség ösztönzi sokakat arra, hogy a költségvetési/előrejelzési "rendszerek" felé forduljanak. Ezek együttműködési felületeket kínálnak, és kiküszöbölik a független fájlok problémáit. De vajon ezek a gyakran drága rendszerek valóban a végső megoldás-e a fájlokkal kapcsolatos problémákra? Ez a cikk egyszerű és nagyon alacsony költségvetési alternatívákat kíván nyújtani, amelyeket az Excel felhasználói gyakran figyelmen kívül hagynak.
Mikor hoznak létre Excel-felhasználók összekapcsolt fájlokat?
Elméletileg SOHA ne oszthassa fel az Excel sablonokat több fájlra, hacsak:
- Több felhasználó vagy, akinek egyszerre kell használnia a modellt és aegyüttműködési munka opció szerepel az Excel-ben nem elég
- A sablon különböző részeit különböző címzetteknek kell elküldeni
- A modellje túl nagy
Amit a linkelt fájlok készítői ki vannak téve?
A csatolt fájlok kezelése az Excel programban számos lehetséges problémának vetheti fel a felhasználókat:
- A naprakész adatok megtekintéséhez egy másik fájlba betöltött fájlban, mindkét fájlnak nyitva kell lennie
- Amikor egy felhasználó módosítja a forrásfájlt, különösen akkor, ha törli vagy módosítja az adatsorokat, anélkül, hogy megnyitná a modellt (az abba betöltött Excel fájlt), a modell felhasználója gyakran olyan képletekkel is végződik, amelyek már nincsenek teljesen helyes (hivatkozás rossz adattartományokra), vagy amelyek egyenes hibaüzeneteket adnak vissza #REF! (hivatkozás törölt adattartományokra)
- Ha a lapok és a fájlok neve a legkevésbé hosszú, ez jelentősen megnöveli a képleteket és ezáltal a modell súlyát, ezáltal növelve a teljesítményproblémák találkozásának lehetőségét.
A külső Excel-fájlokkal megfelelően működjön
Amikor a különböző fájlokat felosztották, hogy a különböző felhasználók frissíthessék a különböző szakaszokat, és az Excelben szereplő együttműködési munka opciót nem tartották meg, itt vannak a megvalósítás alternatívái. Közülük az utolsó kettő bizonyosan a legérdekesebb, főleg a legutolsó.
1. Használjon 3D képleteket a kapcsolt fájlok kiküszöbölésére
Minden költségvetés-kezelő kitölthette saját költségvetését egy külön szabványos Excel fájlban, amely minden kezelő esetében azonos lenne. Ezután egyszerűen átmásolhatjuk ezen oldalak tartalmát a kezdő és a végpont között egy konszolidációs fájlból, beleértve 3d képletek, amelyek ezért automatizálódnának, amikor ezeket az oldalakat hozzáadják. Természetesen ez nem lenne „dinamikus” lehetőség. Ezért kompenzációra lenne szükség egy dokumentációs oldal létrehozásával, emlékezetben tartva ezen oldalak így másolt utolsó verzióinak dátumát. Ahhoz, hogy ez a folyamat hatékony legyen, bizonyos ellenőrzésre van szükség. Ha ezt a „kézi” munkát kiküszöbölheti, mindig előnyösebb lesz. Ezután az alábbiakban bemutatott lehetőségek közül egy másikat kellene választani.
2. Használjon megnevezett mezőket a forrásfájljaiban
Használja a "megnevezett mezők”A modellben használt mezőkhöz a forrásfájlban. Ez az opció, bár egyszerűen beállítható, rendelkezik előnyökkel és hátrányokkal. Helyes használat esetén a hivatkozott képletek jól megőrződnek, de ha a felhasználók elkezdenek másolni információkat egy megnevezett mezőket tartalmazó Excel lapról más Excel fájlokba, akkor megkezdhetik a hivatkozások létrehozását a fájlok között, amelyeket nem szabad összekapcsolni. Ezért különös figyelemmel kell lennünk erre a lehetőségre. Ha az alábbi lehetőségek bármelyikét előtérbe helyezheti, akkor mindig jobb lesz ezt megtenni.
3. Használjon „tükrös” lapokat a kapcsolt fájlokban
Hozzon létre egy lapotAdatok importálása”A modellben és a lapban”Adatok exportálása”A forrásfájlban. E levelek mindegyikének tükröznie kell a másikat. Így ahelyett, hogy képletet hoznánk létre a modellben, amely külső fájl celláira utal, ehelyett képleteket hozunk létre, amelyek ugyanannak a fájlnak az importálási lapjának celláihoz vannak kapcsolva (tehát belső link). Csak az importálási lapon lesznek linkek a forrásfájlhoz. Így az 1. munkafüzet 1. lapjának F10 cellájában található egy képlet, amely a 2. munkafüzet 1. lapjának F10 cellájának tartalmára utal. Ez nagyban megkönnyíti az ilyen fájlok kezelését és frissítését.