Fülöp; Vállalkozás távértékesítési szerződések aláírása a COVID-19 - Pénzügyi
Szerzők: Liliana Dranca (vezető munkatárs) és Irina Suătean (munkatárs) - Filip & Company
A COVID-19 vírus széles körű elterjedésével összefüggésben egyre több vállalat költözteti üzleti tevékenységét online, az alkalmazottak és a vezetés pedig "otthon ”, és kerülje a találkozókat, utazásokat stb. De a munkát a társadalmi elhatárolódás összefüggésében kell folytatni, és a legtöbb szerződést távolról is alá lehet írni. Az alábbiakban kétféle lehetőség van a távollévők közötti szerződések megkötésére, illetve az elektronikus aláírás használatával (olyan személyek számára, akik rendelkeznek ilyen aláírással) és az ellenrészekben történő aláírással.
- Szerződések megkötése kiterjesztett elektronikus aláírással
A távollevők közötti szerződések megkötésének legbiztonságosabb módja a kiterjesztett elektronikus aláírás, minősített tanúsítvány alapján és meghatalmazott szállítótól vásárolt, amelynek értéke megegyezik a dokumentum nyomtatott változatán alkalmazott kézírásos aláírással. Az elektronikus aláírási tanúsítványok kiadására Romániában akkreditált szállítók megtalálhatók az Információs Társadalom Kommunikációs Minisztériumának honlapján közzétett nyilvántartásban.
A kiterjesztett elektronikus aláírások érvényesen megkötheti távollévők között azokat a szerződéseket, amelyekre a törvény az érvényesség vagy próbaidő követelményeként írja elő az írásbeli formát (például biztosítási szerződés), vagy amelyekre a törvény nem követel meg semmilyen formális érvényességi követelményt (például bérleti szerződés, szolgáltatók és fogyasztók közötti vállalati szerződés vagy távollévők közötti szerződések). Az így aláírt szerződések értéke megegyezik a felek által személyesen aláírt szerződésekkel.
Helyette, a kibővített elektronikus aláírás nem használható hiteles formában történő szerződések megkötésére - például ingatlan adásvételi szerződések vagy jelzálog szerződés.
- Szerződések megkötése ellenrészek aláírásával és az aláírás megszervezésének módjával
Bár az elektronikus aláírás a jelenlegi helyzetben hatékony eszköz, sok vállalatnak nincs ilyen aláírása. Felhívhatják szerződések aláírása ellenrészekben - a távoli aláírás legegyszerűbb módja - amely megköveteli, hogy a szerződés minden szerződő fele írja alá ugyanazon szerződés külön, de azonos változatát.
A szerződés végleges változatát elektronikus formátumban (.pdf) terjesztik minden féllel, mindegyik fél kinyomtatja a szerződést, aláírja (lehetőleg minden oldalon), megírja a dátumot és elküldi a beolvasott aláírt verziót a többi félnek. Ebben az esetben mindkét félnek eredeti szerződése lesz, saját aláírással és a másik fél/felek aláírását tartalmazó változatával/szkennelt példányával.
Így végződhetnek szerződéseket, amelyeket a törvény szerint írásban kell megkötni vagy olyan szerződések, amelyekre a törvény semmilyen formai követelményt nem ír elő. Az elektronikus aláírásokhoz hasonlóan az ügyfelek aláírása sem használható olyan szerződésekhez, amelyeket hiteles formában kell megkötni (közjegyző előtt) - például ingatlanok eladására.
Ezzel elkerülhetők a szerződések aláírására szervezett találkozók vagy a szerződés eredeti példányainak postai/futárszolgálat útján történő terjesztéséhez szükséges idő. Javasoljuk azonban, hogy a szerződések eredeti példányait könnyen hozzáférhető módon őrizzék meg, vagyis azokat, amelyeken mindkét fél aláírását nyomtatott formátumban alkalmazta. Ez az ajánlás nagyon fontos olyan szerződések esetében, amelyek kezdetben végrehajtható jogcímek végrehajtás, a vállalatoknak be kell nyújtaniuk a bírósági végrehajtóhoz a szerződés eredeti példányait vagy utánuk hitelesített másolatokat (ebből a szempontból különösen hasznos, ha az eredetiket postán/futárszolgálaton küldik el).
A felek aláírásával beolvasott változatokat fel lehet használni a felek között felmerülő vitákban, ideértve a a fizetésképtelenség kérdése a fizetésképtelenségi eljárás megindítására irányuló kérelem vagy a hitelezőknél történő nyilvántartásba vétel iránti kérelem a szerződés és a felek kötelezettségei fennállásának igazolása érdekében. Szükség esetén további bizonyítékokat is be lehet nyújtani, például e-maileket, amelyeken a felek megváltoztatták a szerződés végleges és aláírt változatát.