Gyakorlati tippek a folyamat optimalizálására Ezzel az 5 lépéssel javíthatja a

A kampós folyamatok nemcsak idegesítőek - időbe és mindenekelőtt pénzbe kerülnek. Ezekkel a folyamatoptimalizálási gyakorlati tippekkel gyorsan haladhat.

Az alkalmazottak és a főnökök egy dologban értenek egyet: mindannyian szeretik a karcsú, hatékony folyamatokat. Nincsenek várakozási idők, nincsenek állandó koordinációs ciklusok - és nincs stressz, ha az időhiány miatt az időhiány miatt újra véget ér az eredménytelenség miatt. Ehelyett: lépésről lépésre dolgozza át, és a végén időben fejezze be a munkát. Nem lenne jó?

De hogyan kezdje a folyamatoptimalizálást? Először is a meglévő folyamatok egységesítéséről és dokumentálásáról van szó. Ez az első lépés a hatékonyabb folyamatok felé: Az amerikai Gartner piackutató intézet tanulmánya szerint csak egy folyamat dokumentálása mintegy 15 százalékkal növeli annak hatékonyságát.

De ha valóban nagy hatékonyságnövekedést szeretne elérni az idő, a minőség és a költségek tekintetében, akkor nem szabad itt megállnia. El kell kezdeni a folyamatok szisztematikus fejlesztését.

Ugyanez vonatkozik a folyamatokra, mint a való életre: ha nyitva tartja a szemét és a fülét, és egy kis figyelmességet mutat, akkor sok mindent elérhet. A legjobb, ha most kezded. A következő gyakorlati tippek segítenek.

1. Tisztázza a felelősséget: ki dolgozik és ki tartja a fejét?

Ha egy folyamat hatékonyan akar működni, elengedhetetlen, hogy mindenki tudja, mit kell tennie, és mely területért felelős. Erre az úgynevezett DEMI modellt hozták létre a német ajkú országokban.

D a végrehajtási felelősséget jelenti: Ki végzi ténylegesen a munkát és felelős érte? (pl. számla létrehozása vagy az eszköz karbantartása).
E az eredményekért való felelősséget jelenti: Végül kinek, mint vezetőnek vagy elöljárónak kell felelnie az eredményért? (pl. értékesítési vezető vagy művezető)
M jelentése az együttműködés: Mely emberek szükségesek a munka elvégzéséhez?
I áll az információért: Kinek kell jelentést kapnia a folyamatról? (pl. az elmúlt három hónap projektjeinek összesített hozzájárulása a menedzsmenthez).

Az első két D és E betű pontosítása különösen fontos a folyamatok kidolgozásakor, vagy pontosabban szólva a kérdésekre adott válasz: Ki végzi a munkát és ki tartja a fejét érte?

2. Szüntesse meg az interfészeket: A harc a halom feladattal

Az interfészek alulbecsült időveszteséget jelentenek, vagyis amikor a feladatok egyik alkalmazottról a másikra változnak. Ennek oka gyorsan megtalálható. A német vállalatoknál szinte mindig az úgynevezett push elv érvényesül: Amikor az A alkalmazott befejezte a feladatot, átadja azt a B alkalmazottnak. Általában még mindig más feladatokkal van elfoglalva. Ezért a hozzárendelt feladatot az asztalon, egy polcon vagy az e-mail postafiókban "tárolja". Kialakul Kis halom feladat és vele együtt a Időtartam a feladat.

A fekvési idő mellett a Keresési idő, mert egy idő után felmerül a kérdés, hogy a kijelölt feladat feldolgozási állapota milyen. B alkalmazott a feladatok halmában keresi a feladatot. Az ügyfél biztosan nem akarja fizetni ezt a keresési időt, ezért tipikus pazarlás.

Ha viszont a feladatok úgy vannak felépítve, hogy az A alkalmazott következetesen feldolgozhassa őket, akkor a feladatok és a B alkalmazott keresése halmozottan megszűnik. Ennek modern szava a munkafolyamat-tervezés, de lényegében a várakozási és keresési idők kiküszöböléséről szól.

Hogyan szünteti meg az interfészeket?

A dokumentált folyamat segítségével kérdezze meg, hogy tud-e Feladatok cseréje tud. A B munkavállaló átad egy tevékenységet A alkalmazottnak, aki viszont egy másik feladatot hagy a B alkalmazottnak. Mindkettő képes következetesebben dolgozni és lényegesen produktívabbá válni.

Az interfészek szinte mindig nőttek történelmileg, mert a kapacitásbővítések során soha nem gondolták felül a folyamatokat (új alkalmazottak).

Természetesen megkérdezheti magától, hogy hatékony-e, ha mindent megtesz, az elejétől a végéig. Végül is gyakran vannak szakemberei a különböző munkalépésekhez. Ez az úgynevezett taylorizmusig nyúló nézet mára nagyrészt elavult. Az egyéni, gyakran ismétlődő feladatok és a folyamatok nagyon magas szintű lebontása az egyes lépésekre nem annyira hatékony, mint amilyennek látszanak. Hatalmasan demotiválják az alkalmazottakat.

Természetesen nem tértünk vissza a teljes, mindenki számára használható munkamódszerhez, a mai munkavilág ehhez túlságosan is igényes és zavaros. De mégis megtalálhatja a módját annak, hogy egy alkalmazott minél zavartalanabban tudja feldolgozni a nagyobb lépéseket, néha teljes közgyűlések létrehozását vagy kiterjedtebb adminisztratív tevékenységeket (az ajánlattól a végső költségig). Ez nemcsak a hírhedt üresjáratokat, hanem a szállítási időket is elkerüli (amikor a köztes eredményt egyik alkalmazottól a másikhoz hozzák, pl. Műhelyben).

Minél kevesebb megszakítás van egy folyamatban az interfészek vagy a kollégák kérdése miatt, annál hamarabb bekövetkezik az úgynevezett folyamat, amelyben az alkalmazott kellemes erőfeszítésekkel látja el feladatait. Most megvan a nyugalma, amire szüksége van egy feladat elvégzéséhez. Az állandó megszakítások hatalmas időt emésztenek fel. Szünet után az átlagos alkalmazott először két másik feladatnak szenteli magát, majd 25 perc után visszatér az eredeti feladatához.

Gondoljon át arra, mire van szüksége az alkalmazottainak ahhoz, hogy zavartalanul tudjanak dolgozni. Azok a visszavonulási területek, mint például telefon nélküli munkahely, vagy „kérdés óra”, amelyben a kollégák gondjaikkal megszakíthatják a munkavállaló tényleges munkáját, például bevált koncepciók.

3. Informatikai rendszerek és erőforrások: Harc a napi őrület ellen

Egy modern vállalat szinte minden folyamatához informatikai rendszerekre és erőforrásokra van szükség a folyamatok támogatásához. Az informatikai rendszerek általában számlázási rendszer vagy e-mail rendszer, valamint ügyfélfájl vagy telefon.

Csak akkor válik láthatóvá a napi őrület, ha valaki tevékenységet képzel el tevékenységenként. Például hol hagyja az egyik programot, és elindítja a másikat? Ezzel visszamásolhatja azokat az adatokat, amelyeket már az első programban elmentett?

Aki optimalizálni akarja a folyamatokat, az nem kerülheti el az informatikai rendszerek optimalizálását: Ezért szisztematikusan elemeznie kell az informatikai rendszerek integrálhatóságát, és így elkerülni a többszörös munkát. Tipikus példa a CRM-rendszerek, azaz az értékesítést használó ügyfélkezelő szoftverek és az adminisztrációban használt számlázási rendszerek. Gyakran előfordul, hogy az ügyféladatokat manuálisan kell létrehozni mindkét rendszerben, és nem kapcsolódnak egymáshoz interfészen keresztül.

4. Tegye közzé a kockázatokat: nézzen szembe a félelmeivel

A kockázatok mindig csúnya dolgok, amelyeket senki sem akar hallani. De ha megjegyzi kockázatait a folyamatokban, akkor sokkal könnyebben elkerülheti azokat, vagy legalábbis csökkentheti azok hatását. A folyamat minden lépésében egészen banálisan kérdezi magától: Mi lehet rosszul rossz? A „hatalmas” nyelvi kiegészítéssel automatikusan az alapvető kockázatokra koncentrálunk, és nem minden elméletileg elképzelhető megalapozhatatlanságra.

Ha egy tapasztalt szerelőt vagy egy veterán értékesítőt kérdez meg, ők általában felmérhetik és elmagyarázhatják, hol vannak a valódi problémák.

Sorolja fel az összes talált kockázatot. Tehát kap egy ún Kockázati leltár, hogy megfelelően kell kezelnie.

Megkerülés itt azt jelenti:

a kockázat tudatos vállalása (példa: meteorit esik a raktárra).
Óvintézkedések megtétele annak érdekében, hogy a kockázat ne forduljon elő (példa: négy szem elv a csalás ellen).
csökkentse a hatást a kockázat bekövetkezése esetén (például: biztosítás).

5. Átbocsátási és feldolgozási idők: húzás helyett tolás

Az átviteli és feldolgozási idők ideálisak a folyamatok hatékonyságának kiemelésére. A folyamat folyamatának felmérésekor véletlenül megkérdezi: Mennyi ideig van szüksége Önnek vagy alkalmazottainak egy bizonyos munkalépéshez? A munka lépései például: számla létrehozása vagy ajánlat megírása. Általában néhány perc és négy óra közötti feldolgozási időket adnak meg egyetlen tevékenységhez.

Ezután próbálja meghatározni a teljes átfutási időket. Írja fel például az ügyfél kérésének e-mailben történő küldésének idejét és azt az időt, amelybe az ügyfél eljutott, amíg megkapta kitöltött ajánlatát. Ez néha hetekig is eltarthat.

Hasonlítsa össze az összes feldolgozási időt a tényleges feldolgozási idővel. Például, ha a feldolgozási idő négy óra, de az átfutási idő öt nap, a folyamat nagyon nem hatékony, mert a feladatok négy és fél munkanapig hevernek valamelyik asztalon vagy egy postaládában. Ez az üresjárat tiszta pazarlás. A dolgok vagy feladatok tárolása tárhelyet vagy tárhelyet igényel, és lehet, hogy ezeket át kell rendezni. Akadályozzák a lényeges nézetet, eltömítik az áramlást, útban vannak.

Ezért a push-elv helyett vezesse be Pull elv a. A feladatokat nem adják át A-ból B-be, és nem tolják át, de B megkéri A-t, amint szabad kapacitása van új feladatokhoz vagy új követelményekhez.

De miért hatékonyabb a pull elv, mint a push elv? Kifogásolhatja, hogy a feladat most A-val fekszik, amíg B felveszi. Tehát mit nyernek?

Erre van elfogadható válasz, ha egyértelművé teszi, hogy kinek dolgozik: A folyamatlánc végén egy ügyfél vár szolgáltatásra vagy termékre. Ez lehet klasszikus külső ügyfél, de belső ügyfél is, például a szomszédos részleg.

Az ügyfél meghatározza a tempót. Annyit kell előállítani vagy megdolgozni, amilyen gyorsan csak az ügyfélciklus diktálja. Ha a teljes láncot végig, azaz a megrendelőtől az elejéig átmész, felmerül a leírt húzóelv. Ha többet termelnek, mint amennyit az ügyfél vásárolni tud, akkor ez túltermelés és így értékes erőforrások pazarlása.

Egyébként: az állandó lekérdezések egyértelműen jelzik a nem megfelelő folyamatokat és a rosszul képzett alkalmazottakat.