Gyakorold a menedzsmentet a "halogatás" ellen
Edző, Patric P.
Olvasatlan magazinok, telefonos jegyzetek és egyéb befejezetlen dolgok halmozódnak az orvos asztalán. A cikk tippeket ad, hogyan lehet ezt ellensúlyozni.
Amit ma kaphat, azt magabiztosan halassza holnapra. . . A menedzser betegségében szenvedő orvosoknak „halogatniuk” kell meghatározniuk, hogy milyen típusú halogatásba tartoznak, majd halogatásgátló technikákkal kell kialakítaniuk a „csináld ugyanezt” hozzáállást.
"Holnap átnézhetem a beteg aktáit, majd végre elolvasom a fontos szakcikket" - olvasatlan magazinok, telefonos feljegyzések és egyéb befejezetlen ügyek halmozódnak fel az orvosi rendelőben. "A halogatás nem gyógyíthatatlan betegség" - mondja dr. med. Jürgen Hampf határozottan. "A holnapra való baljóslatú halasztás elleni küzdelemben a nem fontos, a sürgős és a fontos megkülönböztetése segít" - tanácsolja a mejeni háziorvos. Ez azt jelenti: egyes feladatokat el kell halasztani, és a "P" szemetesben, a hulladékkosárban kell elhelyezni. A sürgős feladatokat azonban gyorsan meg kell oldani. Ezek azonban nem mindig olyan fontosak, hogy a munkavállaló ne tudjon velük foglalkozni. Az orvos fontos dolgokat ütemez, amelyek nem sietnek. Végül csak a fontos és sürgős feladatok maradnak meg. "És ezeket a feladatokat nem delegálom vagy ütemezem, hanem azonnal és teljes következetességgel dolgozom" - mondja Hampf háziorvos.
Mely döntési kritériumok segítenek felmérni, mi a sürgős és mi a fontos? Az orvos értékrendje releváns: Ha a betegorientáció a legfontosabb, a sürgősség és fontosság kérdésére adott válasz attól függ, hogy egy tevékenység szolgálja-e a beteg jólétét. A szakcikk elolvasása sürgős és fontos lehet - ha olyan információt tartalmaz, amelyre másnap szüksége lesz a beteg kezeléséhez. Ha a munkakörnyezet komor, mert két alkalmazott konfliktusba keveredik, akkor a konfliktusmegoldás élvez elsőbbséget, de a cikk sajnos először a "befejezetlen" halomra kerül. Végül a „betegorientáció” értéke ismét meghatározó, mert a konfliktus akadályozza az egész csapat munkáját - és a beteg szenved.
Mi a teendő, ha a betegség még a legfontosabb és legsürgetőbb kérdésekkel is szembeszáll? Az orvosnak ki kell jelölnie magát egyfajta "halogatásra":
• A perfekcionistának nincs ideje gondoskodni a legfontosabb ügyről, mert elárasztotta a részletek szeretete és a tervezés megszállottja.
• A nem szervezett káoszba fullad, és nem talál kezdetet.
• A gyenge döntéshozatal inkább elhalasztja a dolgokat, mert fél a cselekedettől - legalábbis így nem tehet semmi rosszat.
• Az utolsó pillanat srác. Azok az emberek, akiknek nyomásra van szükségük a cselekvésre, elhalasztanak valamit, amíg nem késő: Már nem lehet felkészülni a személyzeti értekezletre.
• A stressz szeretője azt hiszi, hogy állandó túlmunkával szerez tekintélyt. Tehát ő gondoskodik mindenről - és ezért semmi rendesen.
A kis tipológia azt mutatja: Az orvosok különböző okok miatt szenvednek halogatást. "Aki elemzi, hogy milyen típusba tartozik, a diagnózis után megkezdheti a terápiát, és elbúcsúzhat az obstruktív hiedelmektől, például attól, hogy mindig tökéletesnek kell lennie" - magyarázza Hampf. Ezután lehetséges lenne egy világos és személyes munkamódszer kidolgozása az egyén típusához igazodva, valamint a dolgok következetes és hatékony megközelítése.
A halogatás áldozatává váló feladatok általában átfogóak, időigényesek és ezért kényelmetlenek. A meineni háziorvos azt ajánlja:
• Kiterjedt feladatok esetén a több részlépésre bontás (szalámi taktika) és az első lépésre való koncentráció nyújt támogatást. Az „Adminisztráció és szervezet: Adók” című hatalmas csomag a „Nyugták összegyűjtése az adóbevallásokhoz”, „Számla-dokumentumok feldolgozása” és „Időpont előkészítése adótanácsadóval” alszempontokból áll. Az orvos megkezdi a társadalombiztosítási dokumentumok összeállítását.
• A Pareto-elv (80:20 szabály) segít az időigényes feladatok elvégzésében, amely szerint a stratégiailag helyes idő és erőfeszítés 20 százaléka már az eredmények 80 százalékát eredményezi. Vilfredo Pareto (1848–1923) közgazdász elvével az orvos meghatározza, hogy ki az „okozója”, vagyis az a 20 százalék. Ezeknek a szempontoknak abszolút prioritást ad - a „pihenést” ütemezik és delegálják. Ily módon az orvos időt nyer a beteg kezelésére és a személyzet irányítására.
• Minden olyan feladat végrehajtása, amely öt percnél nem hosszabb, közvetlenül megoldásra kerül ("azonnal tedd" hozzáállás).
A kényelmetlen feladatok kezelésének másik módja az, hogy szükség szerint meghatározza azokat, összecsomagolja őket, és minden nap meghatározott időben dolgozik rajtuk. Ezután az orvos a konzultációs óra kezdete előtt negyed órában gondoskodik az adminisztratív feladatokról. Döntő fontosságú, hogy fix időt biztosítson a kellemetlen, de szükséges problémák kezelésére. A „csináld ugyanígy” hozzáállás segítségével lehetőség van ezen feladatok feldolgozásának intézményesítésére. A napi rutin része, hogy néhány percet szánunk a kellemetlenre. Tehát a befejezetlen ügyek hegye nem is halmozódhat fel.
Az ellenőrzőlisták használata bevált. Ott az orvos feljegyzi a feladatokat és azok elvégzésének idejét - és a teljesítési jegyzetet. A "halasztott feladatok" listája nyilvánvalóan rövidül - ez további motivációt jelent.
Patric P. Kutscher