Hogyan készítsünk Gantt-diagramot

Ezen az oldalon elmagyarázzuk, hogyan hozhatunk létre egy Gantt-diagramot. A Gantt diagram fogalmának leírása itt található: Mi az a Gantt diagram?

A Gantt-diagramok a PMIS (Project Management Information System) alkalmazásokkal készülnek, mint például a Primavera Project Planner®, a Microsoft Project® vagy a MindView®. Az ütemterv elkészítésének tipikus megközelítése az, hogy megbeszéléseket tartanak a projektcsoport kiválasztott tagjaival és meghatározzák a tevékenységeket. Bár ez a megközelítés ütemezést eredményez, lehet, hogy nem teljes ütemezés. A teljes ütemezés minden olyan tevékenységet tartalmaz, amely a 100% -os szabály betartásának biztosításához szükséges. A 100% -os szabály megköveteli, hogy a terület alapvonala lefedje a projekt hatókörének 100% -át. Az ütemterv-tevékenységek azonosításának fő forrásai az alapvető hatókör-összetevők. Ha a terület alapvonala a projekt hatókörének 100% -át érinti, az ütemezett tevékenységek a projekt hatókörének 100% -át is megcélozzák. Tehát ezen lépések követése biztosítja, hogy a végleges projektterv valóban teljes ütemtervet tartalmaz

6 lépés a Gantt-diagramhoz

1. lépés - Ellenőrizze a hatókör alapvonalát

Hívja össze a csapatot, és vizsgálja felül a jóváhagyott hatókör-alapvonalat, amely három komponensből áll: 1) a hatókör-kimutatás, 2) a munkabontási struktúra (PSP) és 3) a PSP szótár. A projektcsoport tagjának meg kell erősítenie, hogy a hatókör alapvonala a projekt hatókörének 100% -át lefedi.

2. lépés - meghatározza a tevékenységeket

A „szétszerelés” nevű technikát alkalmazva a projektcsoport minden PSP munkacsomagot feloszt az egyes tevékenységekre. Csakúgy, mint a WBS munkacsomagok létrehozásakor, a csapatnak is szabályokat kell meghatároznia az ütemezett tevékenységek létrehozására. A végső ütemezésnek eredményesnek és eredményesnek kell lennie. A túl sok tevékenység ugyanolyan negatív lehet, mint túl kevés. A projekt lebontásakor fontos meghatározni a határidőket és mérföldköveket is.

A Gantt-diagram túllépi a határidőket

3. lépés - a tevékenységek sorrendje

Minden tevékenység egy vagy több más tevékenységhez kapcsolódik. Az első és az utolsó kivételével minden tevékenységnek kapcsolata van az előddel és az utóddal. A tevékenységek sorrendje azt jelenti, hogy a tevékenységek a helyes sorrendbe kerülnek a helyes kapcsolatok segítségével. A kapcsolatoknak négy típusa van:

1. Vég - kezdet - Az utód tevékenység csak az előd befejezésével indítható el.
2. kezdet - kezdet - Az utód tevékenység csak akkor indulhat el, ha az előd beindult.
3. kezdet - vég - Az utód tevékenység csak az előd megkezdése előtt fejezhető be.
4. Vég - vég - Az utód tevékenység csak akkor fejezhető be, amikor az előd befejeződött.

Az 1. és a 2. kapcsolatot használják a leggyakrabban. A vég-kezdet szekvenciális kapcsolat, a kezdet-kezdet tipikus párhuzamos vagy átfedő kapcsolat.

4. lépés - becsülje meg az erőforrásokat

Az időtartam becslése előtt meg kell határozni és becsülni kell az erőforrásokat. Az erőforrások közé tartozik a munkaerő, az anyagok és a felszerelés. Különböző becslési technikákat alkalmaznak, beleértve az analóg, a parametrikus, a hárompontos és az alulról felfelé irányuló módszereket. A készségek, kompetenciák és technológiák kulcsfontosságú tényezők, amelyeket figyelembe kell venni a becslés során. Az erőforrások becslése után be vannak töltve az adott tevékenységek ütemtervébe. Erőforrásnaptár is létrehozásra kerül, hogy megmutassa, mikor szükségesek és rendelkezésre állnak erőforrások.

5. lépés - Becsülje meg az időtartamot

Az időtartam a tevékenység megkezdése és befejezése közötti idő. Tekintse át az erőforrásokat, kapcsolatokat és sorrendet, és becsülje meg az egyes tevékenységek időtartamát. Az időtartam becsléséhez ugyanazok a becslési technikák alkalmazhatók, amelyeket az erőforrások becsléséhez használnak. Ügyeljen azonban arra, hogy azonosítson olyan feltételeket, amelyek korlátozások vagy korlátozások egy tevékenységre.

6. lépés - Készítsen ütemtervet

Hozza létre a Gantt-diagramot úgy, hogy az összes információt betölti egy projektmenedzsment szoftver eszközbe. Tekintse át az ütemtervet, és győződjön meg arról, hogy az ütemezés összes kockázatát figyelembe vették. Ellenőrizze, hogy tartalmazzák-e a reagálási terveket és a függő kötelezettségeket. Az ütemezéssel kapcsolatos esetleges esetek megoldásának tipikus módja pufferek hozzáadása a tevékenység szintjén, a projekt szintjén vagy mindkettőben. A puffer olyan tevékenység, amelynek nincs erőforrása vagy hatóköre további idő biztosítására és az ütemezési kockázatok csökkentésére. Az erőforrás-optimalizálási technikákat, például az erőforrások simítását vagy szintezését használják reális ütemtervek létrehozására. Ellenőrizze és hagyja jóvá az ütemtervet. A jóváhagyott Gantt-diagramterv az ütemterv alapjává válik.

Hogyan kell dolgozni egy Gantt-diagrammal

A Gantt-diagram ütemezésének alapvonala a hivatalos ütemterv, amelyet a projekt ütemtervének futtatásához, nyomon követéséhez és ellenőrzéséhez használnak. A projektcsoport tagjai munkacsomagokat kaptak a munkabontási struktúrában. Az érintett csoport tagjai fegyelmezett módszerrel értékelik munkacsomag tevékenységeiket. Két általánosan alkalmazott állapotmeghatározási módszer létezik: 1) Az elvégzett munka százalékos aránya és 2) A megszerzett érték-kezelő rendszer (EVMS). Az előbbi könnyen használható, de szubjektív lehet. Az EVMS viszont az elvégzett munka értéke alapján méri az ütemterv teljesítményét.

A tényleges ütemterv teljesítményét összehasonlítják a tervezett teljesítménnyel az esetleges eltérések azonosítása érdekében. Különös figyelmet fordítanak a kritikus út tevékenységeire. A kritikus útvonal az ütemezés leghosszabb útja, és nincs puffere. Ezt azért nevezzük kritikusnak, mert a kritikus útvonal tevékenység bármely késése a projekt befejezési dátumának megfelelő késleltetést eredményez. A kritikus út általában piros színű, ha a Gantt-diagramokon látható. Ha a szórás meghaladja a meghatározott küszöböt, akkor a projektcsoportnak meg kell fontolnia megelőző vagy korrekciós intézkedéseket. Csak akkor, ha az eltérést ezek az intézkedések nem tudják megfelelően figyelembe venni, a projektcsapat változtatási kérelmet terjeszthet elő az alapvonal formális megváltoztatására.

A kritikus út piros színnel látható

Számos technika áll rendelkezésre az eltérés kijavításához szükséges intézkedések meghozatalához. A projektcsapat hozzáadhat leadeket vagy késéseket. A lead egy tevékenység szándékos kiigazítása azáltal, hogy a kezdési dátumot a tervezettnél korábban állítja be. Ólom felhasználható az ütemezés felgyorsítására. Az ütemezési kockázat azonban általában megnő. Hasonlóképpen, a késés egy tevékenység szándékos kiigazítása, amely késlelteti a kezdési dátumot. Ha vezetéssel vagy lemaradással dolgozik, az ütemezési kapcsolat ugyanaz marad. Ha csak ütemezési gyorsításra van szükség, két módszert alkalmaznak a hatókör csökkentése nélkül. Ez a két technika a következő: 1) Gyorskövetés és 2) Összeomlás. A gyors követés növeli a tevékenységek átfedését és fokozott kockázathoz vezethet. Az összeomlás több erőforrást igényel, és megnövekedett költségekkel járhat.

A Gantt-diagram másik felhasználása a menetrend teljesítményének előrejelzése. A Gantt-diagramok remek eszközök a projekttervek előrejelzéséhez. Ezek közül sok előrejelzési módszert kínál a becslés befejezésig történő kiszámításához. A megszerzett érték technikák számos előrejelzési tervezési alkalmazásban is szerepelnek.