Hogyan lehet növelni a hatékonyságot a tevékenységek szabványosításával

Hogyan segítenek nekünk az üzemeltetési eljárások?

A hatékonyság növelésének koncepciója egyre gyakoribb az üzleti világban. Kezdetben a termelési tevékenységekre vonatkozó koncepció volt, de elkerülhetetlenül kiterjedt az irodai tevékenységekre is. A termelési vállalatok hatékonysági rendszereinek sikere nem maradhatott visszhang nélkül a szolgáltatási ágban.

Még akkor is, ha ezeknek a folyamat-fejlesztéseknek a hitelesítését nehezebb számszerűsíteni, mint a termelésnél, mivel az a tény, hogy az előállított termékeket/napot vagy cserét nem lehet beszámítani, az eredmények léteznek és megtalálhatók a profit növekedésében vagy a működési költségek csökkenésében.

Természetesen mindazok, akik egy tevékenységet koordinálnak, sok energiát fogyasztanak, és megpróbálják megtalálni a tevékenység-specifikus folyamatok ésszerűsítésének módjait. Ez a cikk egy olyan eszközt kíván nyújtani Önnek, amelyet sok konkrét helyzetben igazoltak és tanúsítottak, mivel magas hozamú és megnövekedett sikerarányú.

Az eszköz neve:

a munkafolyamatok egységesítése.

Természetesen mindannyian társaságában vannak belső működési eljárások, amelyeket többé-kevésbé követnek. Van elég olyan eset, amikor ezek az eljárások már nem felelnek meg annak a tényleges helyzetnek, amelyben a vállalat annak a ténynek köszönhető, hogy egy másik gazdasági pillanatban vagy a fejlődés egy másik szakaszában készültek, amelyben a társaság van. Még zavarosabb helyzet, amikor ezeket a működési eljárásokat szigorúan elméleti alapon hozták létre, vagy más cégektől másolták át, anélkül, hogy azokat annak a társaságnak a sajátosságaihoz igazították volna, amelyben integrálták őket, és ezek betartása a tevékenység blokkolásához vezetne.

Mindezekben a helyzetekben az operatív eljárások nem érik el a javasolt célt, sőt, még inkább ellentmondanak annak. Az ilyen helyzetből való kijutás egyszerű: olyan működési eljárások rendszerének létrehozása, amely megfelel a valóságnak és elég rugalmas ahhoz, hogy képes legyen állandóan alkalmazkodni a valós helyzethez különböző időszakokból.

A fájlban szereplő nehézkes működési eljárások helyett, amelyeket senki nem konzultál, kivéve talán a felvétel alkalmával, a vállalat minden egyes pozíciójához sajátos eljárások hozhatók létre, pontos hivatkozással a napi tevékenységre.

Vegyünk egy egyszerű példát:

Titkársági beosztásunk van az ügyfelekkel és munkatársakkal való közvetlen kapcsolat attribútumaival. Az erre a pozícióra vonatkozó eljárás magában foglalja az ügyfelek vagy munkatársak által felkeresendő személyek egyértelmű kijelölését, attól függően, hogy milyen kategóriába tartoznak (pl .: ügyfelek magánszemélyek vagy jogi személyek) és a vállalat belső szervezetétől (akit kijelölnek foglalkozik azzal a kategóriával, és ha az a személy hiányzik, aki átveszi a feladatokat).

Vegyünk egy kissé összetettebb példát:

Regionális értékesítési vezető - a munkafolyamatok egységesítése ebben az esetben az elérendő célokhoz szorosan kapcsolódva történik, és eszköznek kell lennie e célok elérésének megkönnyítésére. Ezért a szokásos működési eljárásoknak tartalmazniuk kell az összes szükséges legfontosabb tevékenységet és az elvégzésük idejét.

1. Minden reggel 8 és 9 óra között - operatív megbeszélés a beosztott értékesítési képviselőkkel.
2. Az előző napi eladások napi elemzése és összehasonlítás a javasolt célokkal (az értekezlet befejezése és a sürgős problémák megoldása után).
3. Minden délután, a program végén a napi értékesítések összegyűjtése a rendszerből vagy a terepi ügynökségektől (másnapi elemzés céljából).
4. A heti jelentés elkészítése és elküldése pénteken 15: 00-ig minden érdeklődő számára.
5. A heti jelentés elkészülte után a jövő hétre vonatkozó stratégia kidolgozása a meglévő célokhoz és a területen elért valós eredményekhez képest.

Mindkét esetben megfigyelhetünk néhány szempontot, amelyeket a szokásos működési eljárások felépítésének kulcsfontosságú elemének tekinthetünk:

1. A szabványosított működési eljárás egyszerű felépítésű, amelyen keresztül kevés fő információt továbbítanak

- egy bonyolult eljárás, amelynek sok követendő pontja van, csökkenti annak az esélyét, hogy tanulmányozza és tiszteletben tartsa azt, akinek szól.

2. Célja a tevékenység során teljesítendő fontos szempontok tisztázása

- csökkenti az összetévesztés és a hibák kockázatát.

3. Egyszerűsítse a munkavállaló tevékenységét

- nem kell olyan kulcsfontosságú döntéseket hoznia, amelyekhez esetleg nincs meg az összes szükséges információ, ami téves döntéshez vezetne.

4. A társaságon belüli információáramlás hatékonnyá válik

- az információ eljut minden, közvetlenül a folyamatban részt vevő személyhez és csak hozzájuk (anélkül, hogy más személyekhez eljutna, akiknek tevékenysége nem kapcsolódik közvetlenül az információhoz, ami tevékenységük megzavarásához vezetne, vagy egyesek kiszivárgásának kockázatát növelné bizalmas információ).

5. Egyszerűsíti az ellenőrzési funkció teljesítményét a vállalat vezetése által

- minden folyamat nagyon egyszerűen követhető, a szokásos eljárást követve.

6. Hozzon létre a rendszer hatékony a vállalaton belül, amelyben szükség esetén az emberek könnyebben helyettesíthetők

- munkából való távolmaradás (pihenés, orvosi szabadság stb.) vagy a cégből való kilépés (lemondás) esetén.

Ahogy az utolsó pont mondja, az eljárások egységesítésének rendkívül fontos hatása az, hogy olyan belső rendszert tervezünk, amely képes folyamatosan alkalmazkodni a kihívásokhoz. Természetesen más intézkedésekre is szükség van a hatékonyság növelése érdekében, miközben a folyamatokat egységesíteni kell, és ezek kumulatív hatása sokkal nagyobb, mint az egyszeri megvalósítás esetében.

Például a fent leírt eszköz hatékonyságának növelése nagyon hasznos a munkaterület és a vizuális menedzsment gyakorlati megszervezése, a teljesítménymutatók vagy más eszközök építése ugyanabba az eszközkategóriába a működési folyamatok egyszerűsítése és stabilizálása érdekében.

---