Kommunikáció e-mailben Gyors válaszok az e-mailekre; sikerülni ezzel a trükkel; s impulzusai
Hogyan lehet a lehető legbosszantóbb az e-mailjeivel - és így gyorsabban kap választ.
Naponta 293 milliárdszor valahol a világon "plingel", és egy e-mail postaládába kerül - derül ki a The Radicati Group piackutató cég számításaiból. Piackutatók becslései szerint 2023 végére a napi küldött szakmai és privát e-mailek száma akár több mint 347 milliárdra is nő.
Ennek az őrült üzenetáradatnak az elsajátításához olyan kifinomult stratégiákat alkalmazunk, mint az Inbox Zero, és szigorú szabályokat állítunk fel a beérkező levelek jobb áttekintése érdekében. Az e-mailek stresszbe sodornak minket - ez tudományosan bizonyított. Kiszakítanak a fókuszból. A válasz gyakran feleslegesen időt vesz igénybe.
És mégis a legtöbben nem kerülhetik el az e-mailes kommunikációt. Például a megbeszélések összehangolására vagy a megrendeléssel kapcsolatos kérdések tisztázására.
Hogyan lehetne ezt mindenki számára kellemesebbé tenni? Catie L’Heureux amerikai újságíró erről gondolt a The Cut magazin cikkében. Leírja azt a módszert, amelyet arra használ, hogy főnöke a lehető leggyorsabban válaszoljon az e-mailjeire. Stratégiáját át lehet vinni más e-mail beszélgetésekbe is.
L’Heureux ’megfontolás: E-mail küldőként a lehető leghamarabb szeretne visszajelzést kapni. Tehát a lehető legegyszerűbbé kell tennie, hogy a címzett válaszoljon Önre. Az Ön tippje:
Tegyen fel azonnal kérdést, amelyre igen vagy nem válaszolható.
Ha végiglapozza okostelefonján az e-maileket, vagy csak gyorsan megnézi a számítógépén felbukkanó üzeneteket, akkor elakad a kérdés. Az olyan megfogalmazások, mint a "Meg tudjuk-e ...", "Röviden megerősíteni, hogy ..." vagy "Egyetért-e azzal, hogy ..." jelzik a címzettnek: Ez egy egyszerű e-mail. Csak jóváhagynom vagy el kell utasítanom. Így azonnal rákattinthatok a "Válasz" gombra.
A L’Heureux ezt az eljárást „magas szintű összefoglalónak” nevezi. Az üzleti tanácsadóktól tanulta, akik képzettek arra, hogy ilyen módon kommunikáljanak feletteseikkel.
Három példa a fogalmazási trükk illusztrálására:
Ha megegyeznek Ügyfelek
Írás helyett:
Kedves Lorenz úr,
átgondoltuk, hogyan módosíthatjuk szórólapját. Zárva találja a szöveges javaslatot:
"Bla Bla Bla Bla Bla"
Remélem jól állsz ezzel.
Ugrás jobbra egy kérdéssel:
Kedves Lorenz úr,
elfogadja-e szórólapunk ezen megfogalmazását?
"Bla Bla Bla Bla Bla"
Írás helyett:
Üdvözlet Ms. Reuter,
köszönöm a telefonhívást. Ahogy megbeszéltük, most ismét elküldöm nekünk javaslatunk összefoglalóját: Minden hónap végéig jelentést készítünk Önnek, és elküldjük Önnek és kollégáinak, Tölz úrnak és Özlem asszonynak.
Fogalmazz így:
Üdvözlet Ms. Reuter,
Egyetért azzal, hogy ezentúl minden hónap végén jelentést küldünk Önnek Tölz úrral és Özlem asszonnyal a CC-ben?
Találkozóval
Üdvözlet Mrs. Schlueter,
Ez a hét nekem rossz, ma egész nap találkozókon vagyok. Mikor működik az Ön számára?
Üdvözlet Mrs. Schlueter,
visszahívhatlak jövő hétfőn 13 órakor? Ma egész nap találkozókon vagyok.
Hát nem borzalmasan durva?
Amikor valakinek először ír, nem szabad így esnie a házban. Általában szükséges, hogy röviden bemutassa magát és elmagyarázza aggályait. És még akkor is, ha hosszú ideje nincs kapcsolatod a címzettel, a barátságos kezdés nem árt. De olyan emberekkel, akiknek gyakran ír és akikre sürgősen vár választ, megteheti kényelmetlen bejáratok és a jólétre vonatkozó kérdések nélkül.
Ez elsőre furcsa lehet. De nézd meg így: Ha egyenesen eljutsz az e-mailek pontjához, bánj tisztelettel kollégád idejével. Ez udvarias - és jó mindkettőnek: gyorsan választ kap. És a címzett nem érzi úgy, hogy értékes idejüket pazarolnák.
Egy másik tipp: Az e-mailek befejezésével foglalkozó cikkünkben megtudhatja, hogy melyik e-mail végén szereplő szóra valószínűbb a válasz.