Lean Management, amit tudnia kell a Lean Managementről
A globalizáció, a gazdasági válságok, az egyre növekvő nyomás és az rövidebb innovációs ciklusok nagy kihívásokat jelentenek a vállalatok számára. A digitalizálás sebessége is folyamatosan növekszik. A vállalatoknak ezért folyamatosan felül kell vizsgálniuk üzleti modelljeiket, és szükség esetén ki kell igazítaniuk azokat. Ezen felül optimalizálniuk és korszerűsíteniük kell a folyamatokat, csökkenteniük kell a költségeket, és minden tevékenység során az ügyfél értékére kell összpontosítaniuk. Ennek sikertényezője a lean menedzsment, vagyis a lean menedzsment. A lean elvek alkalmazhatók az informatikai menedzsmentben is.
Ez a cikk megválaszolja a lean menedzsmenttel és különösen a lean IT menedzsmenttel kapcsolatos legfontosabb kérdéseket.
Mi a karcsú menedzsment?
A Lean Management németül lefordítható "Lean Management" néven, és a rugalmasságot képviseli. A lean irányítás magában foglal minden olyan módszert, gondolkodásmódot és eszközt, amelyekkel a vállalatok optimalizálhatják folyamataikat. Ebben az értelemben a karcsú vállalat az alapvető dolgokra koncentrál, és a megfelelő erőforrásokat használja a megfelelő időben és minőségben annak érdekében, hogy hozzáadott értéket érjen el az ügyfél számára.
"A Lean menedzsment ma már elismert menedzsment megközelítés, amely lehetővé teszi az innovációk szabadságának megteremtését, valamint a termékek rugalmasságát és individualizálását" - magyarázza Inge Hanschke, a Lean menedzsment és informatikai tanácsadó ügyvezető igazgatója42. Lényegében arról van szó, hogy a testre szabott termékeket a lehető legszélesebb folyamatokkal biztosítsuk - mondja Hanschke.
A menedzsment gyakorlatok gyűjteményeként a lean menedzsment eredetileg a Toyota gyártási rendszerre (TPS) vezet vissza, és eredetileg az autók karcsú gyártására utalt. Az 1980-as években a Toyota a versenyhez képest jobb minőséggel, kevesebb elutasítással és kevesebb erőforrással gyártott járművek számával tűnt ki. A TPS alapvető elemei a szinkronizált és szabványosított folyamatok, a hibák elkerülése, a továbbfejlesztett termelési rendszerek és az alkalmazottak szisztematikus képzettsége voltak. E mögött a folyamatos fejlesztés célja van (Kaizen).
Melyek a lean menedzsment céljai?
"A lean menedzsment célja, hogy pazarlás nélkül teremtsen vevői értéket, és egyszerűsítse és optimalizálja a folyamatokat és a szervezetet" - mondja Hanschke. A "pazarlás" például a rosszul előkészített vagy vezetett értekezletek, a felesleges formaságok, a hosszú, többlépcsős jóváhagyási folyamatok vagy a túltermelés. A technológia helytelen használata, a felesleges vagy eltúlzott jelentések és a tisztázatlan felelősségek szintén sok időbe kerülnek, és csökkentik az érintett alkalmazottak motivációját.
A hulladék minimalizálása érdekében a vállalatoknak az értéknövelő folyamatokra kell összpontosítaniuk. Mivel ez a korszerűsítés időt és pénzt takarít meg, a vállalat hatékonyabban járhat el.
Mely elveken alapszik a lean menedzsment?
A remélt hatások elérése érdekében a lean menedzsment a következő öt alapelven alapszik: ügyfélorientáció, haszon/érték orientáció, áramlás elve, pull elv és nulla hiba elv.
ügyfélközpontúság
Az elején sok kérdés merül fel: kik az ügyfelek? Milyen igényei/követelményei/céljai vannak? Mennyit hajlandó elkölteni? Miből profitál az ügyfél? Mekkora a termékek és szolgáltatások értéke az ügyfél szempontjából? A termékeket vagy szolgáltatásokat a kívánt minőségben, ezen az áron szállíthatjuk-e mi magunk, vagy a beszállítókon keresztül?
Lényegében arról van szó, hogy meghatározzuk a termék vagy szolgáltatás értékét az ügyfél szempontjából. A cél az, hogy a termékeket és szolgáltatásokat pontosan az ügyfél igényeihez igazítsuk, hogy a megfelelő szolgáltatásokat a megfelelő időben, a szükséges minőségben és megfelelő áron kapja meg. A funkcionalitás és a használhatóság mellett a minőség elengedhetetlen vásárlói előny.
De hogyan lehet azonosítani, hogy az ügyfél milyen előnyökkel jár, és mi jelent számukra hozzáadott értéket? Kétféle módszer érhető el itt: Gemba Walk és Lean Startup. A Gemba Walk segítségével a helyszíni menedzser vagy üzleti elemző áttekintést kap a jelenlegi helyzetről és a folyamatokról a saját vállalatában vagy az ügyfélnél. Oda megy, ahol problémák vannak, vagy fejlesztésekre van szükség, és beszél az érintett emberekkel/alkalmazottakkal a problémák okainak azonosítása érdekében.
A lean startup megközelítés arról szól, hogy a lehető leggyorsabban és a lehető legalacsonyabb költségekkel kapjon visszajelzést az ügyfelektől egy termékhez vagy szolgáltatáshoz. Ehhez először gyorsan kidolgozza az alapvető funkciókat (mi az alapvető?), Majd vásárlói visszajelzéseket kap (hogyan fogadja a terméket? Hogyan működik?). A visszajelzésekből kiderül a vásárló valódi kívánsága és a piac igényei is. Az így szerzett felismerések a további fejlesztési ciklusba áramlanak, és a termék állandó további fejlesztéséhez vezetnek.
Előny/érték orientáció
A cél itt az értékáram meghatározása, valamint a hulladék azonosítása és megszüntetése. Ennek központi eleme az értékáram-elemzés. Az értékáram magában foglalja a termék vagy szolgáltatás előállításához szükséges összes lépést és folyamatot - a nyersanyagtól a késztermékig. Az értéknövelő folyamatokra összpontosítva elkerülhető a pazarlás, és például elkerülhetők a szükségtelen funkciók vagy a folyamatok lépései az átbocsátási idő javítása érdekében. Ez lehetővé teszi a vállalatok számára a rendelkezésre álló erőforrások hatékony és optimális felhasználását.
Áramlás elve
Ez folyamatos gyártási vagy üzleti folyamatot jelent, amely elkerüli a terhelési csúcsokat és a mélységeket. A termelésben ezt megtehetjük például kis tételek gyártásával, az alapjáratok és a köztes tárolás elkerülésével. Az adminisztratív folyamatokban kiküszöbölhetők a döntéseket késleltető gátló alakiságok.
Pull elv
Itt a szolgáltatásokat csak igény szerint és abban az időben nyújtják, amikor igénylik őket. Ez azt jelenti, hogy a gyártás csak akkor indul el, ha az ügyfél megrendelést ad le, vagy a készletek elérték a minimumot. A cél a kapacitás igény szerinti kihasználása. A gyors reagáláshoz általában szoros integrációra van szükség az üzleti folyamatok és a partnerek között.
Nulla hiba elve
A Lean Management fontos alapelve a tökéletességre való törekvés és az állandó fejlesztés (Kaizen). Hanschke kifejtette: "Mivel minden hibát a folyamat megszakításának tekintenek, a felelősök a helyszínen és azonnal a problémák mélyére jutnak, megkeresik az okokat és a gyökerében kiküszöbölik azokat. Az eredmény a hatékonyság és a minőség javulása a A kudarcok és a hibákra való gyors reagálás, a hiba költségei csökkennek. " A hibák folyamatos felismerésével és kiküszöbölésével a vállalatok tanuló szervezetté is válnak.
Hogyan lehet a lean menedzsmentet átvinni az informatikába?
Az informatika elsajátíthatja ezt az egyensúlyt, ha a lean elveken alapul. "Úgy hívjuk, hogy" informatikai szempontból "leküzdjük" - magyarázza Hanschke tanácsadó. 2A szűkösséggel a vállalatok gyorsan és szisztematikusan meghatározzák a kiindulási pontokat a vásárlói érték növelése, valamint a racionalizálás és a hulladék minimalizálása érdekében. Célzott megoldásokat keres, és megfelelő, gyorsan nyerhető alapú intézkedéseket valósít meg. Az informatikai osztálynak elemeznie kell az üzleti folyamatokat. Fontos a lean menedzsment megvalósítása az agilis fejlesztés vagy a DevOps módszereivel az alkalmazásfejlesztés és az informatikai műveletek szoros összekapcsolása értelmében.
Milyen kihívások és buktatók vannak?
A Lean Management alapötletei a folyamatos fejlesztéssel kombinált problémák megoldására vonatkoznak. Ezért őszinteségről van szó, a jelenlegi helyzet könyörtelen elemzésével és a problémák láthatóvá tétele helyett elrejtésükkel. Ez csak olyan vállalati kultúrával működik, amely nem ítéli el a hibákat, de az azonosított problémákat a további fejlődés és fejlesztés lehetőségének tekinti. Sok vállalatnak még van itt valami utolérése.
Mivel az értékáram elemzés az alapanyagtól a késztermékig terjedő összes gyártási folyamatot magában foglalja, a vállalatoknak le kell lépniük a részleg határait és optimalizálniuk kell őket a szervezetek között, a vásárlástól az értékesítésig és a gyártásig. A siker előfeltétele tehát a vállalaton belüli nyitott kommunikációs és teljesítménykultúra, amely elfordul a silótól való gondolkodástól, és egyes esetekben felülkerekedik a hierarchikus struktúrákon. Változáskezelésről szól, mivel gyakran szükséges egy hosszú, ellenőrzött változtatási folyamat. Ez gyakran csak akkor sikerül, ha a menedzsment támogatja a lean irányításért felelős személyeket.
Milyen előnyei vannak a lean menedzsmentnek az informatikában?
A digitalizálás arra kényszeríti a vállalatokat, hogy egyre rövidebb időközönként gondolják át és adaptálják üzleti modelljeiket. Az olyan technikák, mint a lean startup, amelynek középpontjában az alapvető funkciók állnak, az ügyfelek visszajelzései és a további fejlesztés, döntő jelentőségűek a siker szempontjából, különösen a digitalizálás idején, a rövidebb piacra jutási időig. Az ésszerűsítéssel a vállalatok jobban elsajátíthatják a növekvő összetettséget és megteremthetik a szükséges innovációk szabadságát.
Mire kell figyelniük a vállalatoknak a lean menedzsment megvalósításakor az informatikában?
Itt vannak a legfontosabb pontok itt:
Átfogó elemzés a vállalat jelenlegi helyzetének megértése érdekében (hol a probléma?). Itt a menedzsment és a legfontosabb felhasználók felmérése is. Arról szól, hogy "őszinte" legyél.
Azonosítsa a cselekvési területeket annak érdekében, hogy a megfelelő dolgokat megfelelő eszközökkel tudja megközelíteni
Lépésről lépésre és mozgékony megközelítés
Előnyorientált gyors győzelmek megtalálása: Hogyan működnek jobban az üzleti folyamatok az informatikával? Hogyan működik a kommunikáció az osztályok és az informatikai részleg között? Kinek milyen haszna van és hol? Hol vannak a problémák?
Szoros együttműködésre van szükség az informatikai részleg és a részlegek között
Nyílt teljesítmény és hibakultúra
A menedzsmentnek példát kell mutatnia a nyitott vállalati kultúrára, és meg kell teremtenie a jó csapat teljesítményének feltételeit
Felhasználási esetek: Hogyan lehet a lean menedzsmentet megvalósítani az informatikában?
Két példa a lean menedzsmentre az informatikában:
1) Új ügyfélcsoportok fejlesztése és az adminisztratív folyamatok egyszerűsítése a CRM-ben
Egy vállalat több CRM rendszert is használt, és azt tervezte, hogy felváltja őket felhőmegoldással. Külső tanácsadó elemezte először az üzleti modellt, különös tekintettel az ügyfélcsoportokra és azok kapcsolattartási csatornáira. Ezt egy kombinált értékáram/végponttól végpontig folyamatelemzés követte, amely olyan cselekvési területeket tárt fel, mint a tisztázatlan felelősségek vagy az adatok feleslege. A lean startup részeként a tanácsadók kísérleti projektet hajtottak végre és tesztelték az érintett ügyfélcsoportok képviselőivel. A visszajelzés után a megoldást megváltoztatták, agilis fejlesztési módszerekkel fokozatosan implementálták, és lehorgonyozták a meglévő szervezetet és az informatikai infrastruktúrát. Az eredmény: a vállalat célzottabb marketing kampányokat tudott indítani a jobb adatbázisnak köszönhetően.
A projekt során azonban számos kihívás merült fel. Le kellett győzni a középvezetői ellenállást, akinek problémái voltak a részlegek közötti együttműködéssel. Ezenkívül a lean startup projekt részeként az agilis fejlesztéshez szükséges know-how csak részben állt rendelkezésre. Először a tudást kellett felépíteni.
2) A keresletkezelés rögzítése a szervezetben
Az egyik vállalat már bevezette a keresletkezelést, de nem "élt" vele. Emiatt egy tanácsadó először egy kombinált értékáram/végpontok közötti folyamatelemzésben határozta meg, hogy kinek származhat haszna a keresletkezelésből: Ki melyik eredményeket mely folyamatok mentén használja? Ki mely folyamatokat milyen eredmények mellett szállít?
Ily módon gyorsan megjelentek olyan tevékenységi területek, mint a tisztázatlan felelősségek vagy a tisztázatlan folyamatok. Példa: Mivel a keresletmenedzsment nem vett részt a projektpályázati folyamatban vagy a projektportfólió-kezelésben, ennek semmi hatása nem volt.