Minden karcsúsító információ Fokozza a belső kommunikációt egy fészek intranettel;
Számos vállalkozás és szervezet számára az intranet gyakorlatilag egyet jelent a belső kommunikációval. Az üzleti stratégiáktól, a hírektől és eseményektől a műszakokig mindent az intraneten keresztül kommunikálnak. Az a képesség, hogy minden kommunikációt egyetlen platformon kezelhet, fantasztikus. De csak akkor működik, ha alkalmazottai az intranetet részesítik előnyben más eszközökkel és csatornákkal szemben. Ha nem, akkor még a belső kommunikáció akadályát is jelentheti.
Az elavult és elhanyagolt intranetek, amelyektől a menedzsment függ, és amelyeket az alkalmazottak megvetnek, sajnos manapság nagyon gyakori. Ennek eredményeként a kritikus információkat a szervezet egészében nem mindig ad hoc alapon, sőt néha közvetítik. A bűnözői intranet negatív hatással van a munkavállalók részvételére is, így a szervezet kevésbé produktív és nehezebben kezelhető.
Az intranet népszerűtlenségének számos oka lehet. Talán nem kompatibilis például a mobil eszközökkel. Vagy talán a kusza adatok hatalmas hálózatává vált, ami megnehezítette a releváns információk kinyerését. Az is lehetséges, hogy az alkalmazottak által preferált eszközök és funkciók egyszerűen nem állnak rendelkezésre, ami könnyen megtörténhet, ha az intranet hosszú ideig nem frissült, így az informatikai részleg a folyamat során lekötött. Modern Ezen túlmenően, ha a kezdőlap nem foglalkozik azzal, amit az alkalmazottak a legfontosabb belső igényeknek és preferenciáknak tekintenek, az negatívan befolyásolja az intranet egészéről alkotott nézetüket.
Ebben a blogbejegyzésben néhány alapvető tippet adunk arról, hogyan lehet az intranetet úgy kialakítani, hogy valódi csapdává váljon, és ezzel hatalmas lendületet adjon a belső kommunikációnak.
Az alkalmazottak rabja legyen az intranet
Nem gondolhatja, hogy ezek a kérdések bármelyike befolyásolja az intranetet. Hipermodern, mobileszközökre optimalizált és véleménye szerint könnyen kezelhető. Ha azonban az intranet használata alacsony, és a szervezetét tájékozatlannak, megosztottnak és kompromisszummentesnek tekintik, akkor aligha fog kommunikációs stratégiája és intranete működni. Ebben az esetben valószínűleg radikálisan át kell alakítania az intranetet és a kommunikációs stratégiát.
Ennek legjobb módja nagyban függ az iparágától, a vállalkozás méretétől, attól, hogy globális műveletet működtet-e, vagy nemrég egyesült-e stb. Ez egy összetett probléma, amelyet elmentünk egy jövőbeni blogbejegyzéshez.
Természetesen az intranet felépítését és működését is a szervezet és működése egyedi igényeihez kell igazítani. De számos sikertényező alkalmazható minden területen. Minden kommunikációs menedzsernek mindig arra kell törekednie, hogy alkalmazottait az intranet függővé tegye. Ha ezt megteszi, a menedzsment biztos lehet abban, hogy az intranet elengedhetetlen feladatát látja el, hogy az egész szervezetet folyamatosan naprakészen tartsa a legfrissebb és legfontosabb információkkal.
Tisztítson, fogyjon, szigorú diétát alkalmazzon
Az intranet idegesítő szokása a puffadás. Új dokumentumokat, blogbejegyzéseket, aloldalakat és céloldalakat, képeket, videókat és egyéb médiumokat folyamatosan egész nap egészítünk ki. Ha rövid övvel nem tartják fenn, akkor könnyen áthatolhatatlan és óriási tömeggé válhat a régi, felesleges, sokszorosított és sok esetben pontatlan, a kritikus új információkkal kevert információ. Minél nagyobb a tömeg, annál valószínűbb, hogy az alkalmazottak elveszítik a fontos információkat, és szándékosan kezdik el kerülni az intranetet. És ha ugyanazok az információk sokféle változatban elérhetők, az intranet teljesen elveszíti megbízhatóságát.
A terméketlen információk ilyen felhalmozódásának elkerülése érdekében szigorú karcsú rutinokat kell kialakítania az információkezelés minden aspektusához, az új információk közzétételétől a folyamatok törléséig és archiválásáig. Például minden egyes tevékenységi kör számára legyen egy külön információtulajdonos, aki felelős az információk tisztításáért és rendszeres archiválásáért. Az intranetes kiadók ritkán rendelkeznek olyan tudással, hogy ellenőrizzék az intranetjükön keresztül továbbított összes információ pontosságát. A korlátozott élettartamú blogbejegyzések, dokumentumok és oldalak közzétételének dátumát mindig meg kell adni. Az ismétlések megszüntethetők vagy csökkenthetők egységes katalógus kiadványok és rutinok használatával. Az integrált dokumentumkezelő rendszer egyszerűsíti az intranet karbantartásának, rendbetételének és navigálásának munkáját is.