Őrület a postaládában A legnagyobb e-mail bűnök
Emlékszel, hogyan dolgoztunk e-mail nélkül? A leveleket kézzel diktálták vagy írták elő. A titkár megbeszélte a főnökkel, hogy ki kapja meg a levelet másolatként, és hogyan kell megfogalmazni a témát, hogy az megtalálható legyen az iratrendszerben. Ma még a magas rangú vezetők és szakértők is megírják saját e-mailjüket - minden következménnyel együtt. Ms. Eckhardt, a Detecon volt tanácsadója a legsúlyosabb e-mail bűnöket állította össze.
Mielőtt azonban a bűn e-mail gödrébe vetnénk, szeretnénk bemutatni Önnek a "legnépszerűbb" e-mail bosszúságokat. Az Igloo Software a közösségi szoftvereket és az intranet szolgáltatója 2000 amerikai alkalmazottat kérdezett meg e-mail használatukról. A nyolc legsúlyosabb e-mail bosszúságot a felmérés eredményeiből származtatták.
Az őrület szunnyad a postaládában
Kétségbeesetten keresi az ajánlatot a januártól a svájci XY szolgáltatónál, ahol a feltételeket meg kell változtatni. Ezzel a témával azonban semmit sem lehet találni a téma elektronikus bejelentésében. Bosszankodnak, mert a levelek még mindig párolnak a postaládájukban. Biztosan megkapta az ajánlatot Müller kollégától ... de ő januárban volt nyaralni ... akkor az ő képviselője volt, Schmidt úr ... Nem talál semmit Müller alatt, semmit Schmidt alatt, semmit az XY, Svájc ajánlat alatt.
Nincs más hátra, mint ellenőrizni az összes januári e-mailt. Ha megtalálja a megfelelő e-mailt, azt Meier asszony, Müller asszony titkára garantálja. Február 8-án kelt, és a téma a "Lengyel ajánlat nem működik". A szöveg szerint alternatívaként megkapja az ajánlatot a svájci vállalattól, mert a lengyel vállalat nem felel meg a követelményeknek. Láthatta azokat a javaslatokat is, hogy miként kellene megváltoztatni a feltételeket.
A levelezési lánc nyolc e-mailt tartalmaz a feladó kollégáitól, ellentmondásos javaslatokkal. Tehát írjon egy kemény e-mailt a feladónak, és kérdezze meg, mi az ajánlat feltételeinek legújabb állapota. Üdvözöljük a mindennapi őrületben, amelyet e-mail formájában adunk egymásnak!
Az e-mail szabályok be nem tartása költségeket jelent
A legtöbb vezető a képzés során megismerkedett a kommunikáció alapvető szabályaival. Megtanulta, hogy minden kommunikációnak négy eleme van:
a kapcsolati információk (hogyan kezeljem a partneremet, mint címzettet?),
fellebbezés, amely a vágyra vonatkozik, milyen hatása lehet a kommunikációnak,
Önfeltárás: Hogyan mutatom be magam, mit mond rólam ez az üzenet?
Az üzleti környezetben folytatott kommunikáció az üzleti célt szolgálja. Célorientáltnak kell lennie, javítania kell a teljesítményt és meg kell oldania a problémákat. Számokban kifejezve a probléma a következő: Egy vállalatnál 10 000 alkalmazott dolgozik e-mailben. Mindenki napi öt perc termelékeny munkaidőt veszít az e-mail kommunikáció zavara miatt. Végezze el a matematikát: munkavállalónként 100 euró költséggel és 200 munkanappal ez büszke összeget eredményez, mintegy 16 millió euróval. Tehát mi a baj?
1. Az alany bűn
A feladó nem gondolt arra, hogy mi legyen a pontos téma. Vagy a fontos svájci ajánlatot is meg kell említeni a tárgyban, vagy külön e-mailt kell küldeni az ajánlattal együtt.
A tárgy egy e-mail címsora - ha hiányzik, a címzett elveszik: Átvételkor nem tudja, miről van szó, fontos-e, el tudja-e hagyni az ügyet. Ha ő maga nem adja hozzá a témát, akkor kevés esélye van arra, hogy később gyorsan azonosítsa az e-mailt. Ezenkívül a címzettet bosszantja a feladó hanyagsága, ami arra kényszeríti, hogy túl hosszúra nyúljon.
Szintén kellemetlen az a szokás, hogy a régi e-maileket sablonként használják a feladónak küldött új e-mailhez, és a témát nem változtatják meg. A feladónak megvan az az előnye, hogy nem kell a címet keresnie. Ezután a címzett kíváncsi arra, hogy a régi témának mi köze van az új tartalomhoz - ha valaha kinyitja a levelet, mert ha a régi alany rámutat valamire, amellyel már régóta foglalkoznak, lehet, hogy sietve visszahelyezi, valamikor elavultnak gondolja. Ebben az esetben a kölcsönös megbecsülés mindenképpen kiegyensúlyozott lenne: "Nem olvasom el az e-mailjeit, ha nem veszi a fáradságot, hogy a megfelelő tárgyat hozzáadja az e-mailekhez".
2. A láncszem bűn
A feladó nem foglalta össze és nem szerkesztette a javasolt módosításokat. Hadd lássa a befogadó, hogy áll neki! Ha több címzett van, akkor megsokszorozta az erőfeszítéseket - ez hozzájárul a vállalat teljesítményéhez.
Az e-mail láncok továbbításának más buktatói vannak: Gyors továbbításkor gyakran nem ellenőrzik, hogy az alulról érkező harmadik e-mail tartalmaz-e információkat vagy megjegyzéseket, amelyek az új címzettnek nem lehetnek. Legyen az azért, mert ez az információ nem az ő dolga, vagy mert a megjegyzés árthat neki. Igen, természetesen nem szabad sértéseket vagy éles megjegyzéseket írni az e-mailekbe, mert azok lábra kerülnek - de nemcsak az első küldő, hanem a szállítmányozó is felelős azért, amit továbbít. Ez különösen pikáns lehet, ha az ügyfelekkel vagy a beszállítókkal való együttműködésről van szó, vagyis a vállalat határain túl.
11. Használja a modern e-mail programok szolgáltatásait.
Visszahívás: A helytelenül vagy melléklet nélkül küldött e-mailt visszahívják. Használjon takarékosan, inkább ellenőrizze gondosan az üzeneteket, mielőtt elküldené őket. Az e-maileket gyakran gyorsan kinyitják, és nem hívhatók vissza.
Automatikus válasz: Az irodán kívüli funkció valóban hasznos, és használni kell! Azonban újra deaktiválnia kell, amikor visszatér az irodába.
Újraküldés: Előfordul, hogy az e-mailek soha nem jutnak el a címzetthez, például azért, mert a levelező szerver nem működik. Az újraküldés funkcióval könnyen elküldhetők másodszor is. Küldés előtt adjon meg egy megjegyzést, például "második próbálkozás" a tárgysorban.
Szállítási visszaigazolás: Örülök, hogy van, de nem feltétlenül szükséges. Nem működik minden e-mail rendszerrel.
Olvassa el a nyugtát: Szintén jólesett.
3. A levelezési ping-pong
A lánc különleges esete a mail ping pong. A feladó és a címzett több e-mailben oda-vissza írja az ujjait a nehéz kérdések tisztázása érdekében, és ezáltal bizonyos dühöt és kétségbeesést vált ki másokban. Miért ne beszélnének egymással telefonon? A beszéd és az ellenbeszéd gyakran nagyon gyorsan tisztázható.
4. Az elkerülés vétek
Az e-mail küldője a fenti példában el akarta kerülni, hogy saját idejét fordítsa összefoglalásra és koordinációra - de ez soha nem működik az e-mailekkel. Ne is próbáld ki. Ha összefoglalókra van szükség, haladéktalanul írja le őket, és kímélje meg kollégáit és főnökeit az elsődleges e-mailektől a csapattól vagy a vásárlással kapcsolatban.
Nagyon rosszul válik, ha az elfoglalt vezetők e-mailben hoznak döntéseket. Nem számít, milyen egyértelmű a helyzet, a téma nem került volna főnök szintjére, ha könnyű lett volna, mert akkor más döntött volna. Rendszerint vitatott témáról van szó, és ehhez minden felet szinkronban kell hallani a beszédben és az ellenbeszédben. Akit nem hallgattak meg, vagy akinek érvei elvesztek a postaláncban, vagy nem értették meg, demotiválják. Az állítólagos nyertes nem lesz boldog, ha kollégájára van szüksége a közös munka folytatásához - és mindenekelőtt: a döntés nem optimális lehet, ha nem hibás.
Az e-mailen keresztüli felelősség elkerülése szintén népszerű játék. Ennek a játéknak azonban csak vesztesei vannak. Aki mindig a lehető legnagyobb levelezőlistával ír, csak azt éri el, hogy végül senki sem azonosul a témával, és egyedül marad a témával. Mindig vannak olyan címzettek, akik válaszolnak az e-mailekre, még akkor is, ha csak másolatot kaptak, de valójában csak a közvetlen címzettet címezték meg. Lehet, hogy nincs kedve e-mailen beszélgetni 20 emberrel.
A meggondolatlanság, a strukturális felelőtlenség és a kommunikációval kapcsolatos tudatosság hiánya, és néha a képzés hiánya nagyrészt rothadt e-mail kultúrához vezetett. A már nem teljesítő szervezet betegségének tipikus jelei ezért aggasztóak: "Annyi e-mailt kapok, hogy már nem tudom elolvasni az összeset - nemhogy válaszolni. Várom, amíg olyan fontos, hogy felhívjon vagy megvitassa a témát az üléseken foglalkoznak. " Ez emberileg érthető az érintett szemszögéből. A kultúrára és a motivációra gyakorolt hatás végzetes, de alábecsült. A kommunikáció átláthatóságáért való felelősség végső soron elengedhetetlen érték az egymással való kapcsolattartás során. Az értékkultúra a vállalat egyik megfoghatatlan értéke - enélkül minden alkalmazottal rendelkezik, akinek elméje és szíve fontos a vállalat eredményei szempontjából rossz állást.
5. Az okostelefon vétkezik
Az e-mailek útközben történő ellenőrzésére használt okostelefon eszköz lehet a teljesítmény javítására - vagy egy ördög eszköze, amely az állandó rendelkezésre állás révén növeli a stresszt. Az e-mail kommunikációban rejlő összes buktatót itt is megadjuk. Ezt fokozza a feladó azon szándéka, hogy gyorsan és röviden válaszoljon. Vannak olyan rövidítések, amelyek a félreértéseket nagyon valószínűsítik, ha valaki nem gondolja át alaposan, hogy mire van szüksége a címzettnek a válasz megértéséhez.
Érted az okostelefonod láncláncait? Semmiképpen. Annyit kell görgetnie, hogy előbb biztosan feladja.
Megnyitja és elolvassa a mellékleteket? Igen, nagyon keménynek kell lenned, ha ésszerűtlen igényekkel kell szembenézned.
A jelenleg külföldön tartózkodó főnök e-mailje: "Igen, természetesen". Tudod, hogy ezt írta az okostelefonjára. Sajnos a referencia e-mail hiányzik. Ragasztja az agyát, hogy melyik döntési papírt küldte neki e-mailben. Átkutatják az ön levelét. Ez hosszú időt vesz igénybe. Valamikor megbotlik egy e-mailben egy kollégától, aki CC-ként másolta, és megkérdezte a főnököt, hogy kivételesen mehet-e szabadságra a hónap végén. Itt az is általánossá vált, hogy nagybetűket kell csinálni - mert a váltás meglehetősen unalmas. Ez a technológia felhasználói között is széles körben elfogadott. Ennek ellenére el kell gondolkodnia azon, hogy kinek írjon. A kolléga, aki tudja, hogy a japán repülőtéren áll, és aki gyorsan válaszol bejelentkezés előtt? Vagy annak az ügyfélnek a vezérigazgatójához, akit éppen megnyert?
6. Az SMS bűn, más néven WhatsApp bűn
Ugyanez vonatkozik az SMS-ekre, mint a WhatsApp üzenetekre: Nagyszerű rövid üzenetekhez (az első S rövidítést is jelent!) A következő típusú: "A vonat két órát késik" vagy "Kérjük, hívjon vissza a svájci ajánlat miatt", de alkalmatlan az üzleti környezet összetettebb kérdéseire. És kérjük, ne üzleti környezetben használja az ifjúsági nyelvből vett rövidítéseket! Az, hogy miként kommunikálsz a barátaiddal vagy a gyerekeiddel, más kérdés.
Az intraneten használt e-mail illemtan haszontalan
Most számos vállalat rendelkezik e-mail etikettel az intraneten. Nagyon kevés alkalmazott ismeri azonban. Nem használ, mert senki sem tartja be. És senki sem tartja be, mert különösen a menedzserek mutatnak rossz példát, ezért a nem követés elmulasztását nem szankcionálják. A hierarchiából felülről származó saját példája erősebb, mint a szépen megfogalmazott szabályok. Végül is, hogyan tudta magát a postai forgalom a vállalati kommunikáció közös közegévé tenni? Ennek a közegnek a használatával - és csak ezen az eszközön keresztül - a főnök meghívására az üléseire.
E-mail kommunikáció: a főnöknek példaképpé kell válnia
Ha úgy gondolja, hogy a kommunikáció átláthatósága jelentősen elősegíti a vállalat hatékonyságát és eredményességét, vagyis felelősséget érez e-mailjeinek egyértelműségéért, akkor már nem követi el az összes fent felsorolt bűnt. Győzd meg főnöködet és vezetői kollégáidat úgy, hogy mérsékelten reagálsz kollégáid bűneire - különösen az I-üzenetekkel a feladó önmaga nyilvánosságra hozataláról és arról, hogy kommunikációs viselkedése mit jelent a kapcsolat megbecsülésében.
Munkatársaival kapcsolatban lehetősége van arra, hogy egyértelmű nyilatkozattal válaszoljon a bűnökre - de kérem, legyen privát. Ez azt jelenti, lehetőleg ne e-mailben! Győzze meg a vállalatában felelősöket, akik tanfolyamokat tartanak, hogy az e-mail kommunikáció valóban témája a munkavállalók képzésének, talán még értékviták keretében is. Elképzelhető, hogy vezérigazgatóját hatalmas szponzorként lehet megnyerni, és a topiktól kezdve a téma fontosságát adja. De folytassa a fogak csikorgatását, amikor az ügyfelek elkövetik az összes felsorolt bűnt - hacsak nem ön fizetett kommunikációs tréner értük.