Professzionális vásárlási informatikai beszerzések kezelése

Az IT jelentősége szinte minden vállalatnál és üzleti területen növekszik. Sok esetben ez döntő sikertényezővé válik. Ahhoz, hogy megbirkózzon a folyamatosan növekvő feladatokkal és kihívásokkal, rendelkeznie kell a szükséges erőforrásokkal. A vállalati környezetben a beruházásokról van szó. Ha valaki kiterjeszti ezt a kifejezést például a személyzet területére, akkor a beszerzésről beszél. A vállalati beszerzések fontos jellemzője, hogy a menedzsment ellenőrzi őket, ezért is nevezik informatikai beszerzési menedzsmentnek. Az informatikai menedzsment kérdéseiről szóló cikksorozatunk utolsó részében éppen ezzel az alszemponnal foglalkozunk. Informatikai szolgáltatóként nagyon hasznos megérteni ügyfeleink nézőpontját és alapvető szemléletét, hogy testre szabott ajánlatokkal szerezhessünk pontokat.

vásárlási

Cikksorozat

  • 1. rész: Az IT érettségi szintjének meghatározása az üzleti környezetben
  • 2. rész: A modern kockázatkezelés szempontjainak áttekintése
  • 3. rész: Pályázatok: A pénz útja
  • 4. rész: Beszerzés menedzsment

A szervezeti beszerzési folyamatok jellemzői

Eltér-e a magánvásárlási folyamat a vállalat beszerzési folyamataitól? A kérdésre adott válasz egyértelmű: igen. Ezen a ponton vitathatja, hogy hatalmas erőfeszítéseket tett az utolsó autó megvásárlásához vagy a nyári vakáció kiválasztásához. Kutatták, mit szeretnél, összehasonlították az árakat, és véleményeket olvastak. Végül olyan terméket választott, amelyről úgy gondolja, hogy minden igényét a legjobban kielégíti. Ennek ellenére a következők érvényesek: A legtöbb vásárlási döntést a magánszférában ad hoc és intuitív módon hozzák meg. Sok vásárlás úgynevezett impulzusos vásárlás. Nincs más út, különben este nem lenne mit ennünk az asztalon, ha órákig mérlegelnénk minden apró döntést. A vállalati szektorban eltérőek a vásárlási és befektetési döntések. Szervezeti vásárlási döntési folyamatoknak nevezik őket, és a következő jellemzőkkel rendelkeznek:

  • származtatott kereslet
  • több ember
  • magas fokú formalizálás
  • részben nagyfokú testreszabás
  • a szolgáltatások nagy jelentősége
  • több szervezet
  • hosszú távú üzleti kapcsolatok
  • a személyes interakció a legfontosabb

Magyarázzuk el ezeket a szolgáltatásokat annak érdekében, hogy jobban megérthessük őket: A hardver és szoftver beszerzése vagy a szolgáltató üzembe helyezése mindig üzleti szempontból történik, hogy szolgáltatást tudjon nyújtani saját ügyfeleinek. Drága licenceket fejlesztői környezetekhez csak akkor vásárolnak meg, ha a későbbi megrendelésekhez szükség van rájuk. A beszerzés és a beruházások mértékét tehát az ügyféligény határozza meg. Ezért származékos vagy származtatott keresletről beszélünk.

Bizonyos méretből a beszerzési folyamatokat általában nem egy személy hajtja végre. Ide tartozik például a menedzsment (alapkövetelmények és költségvetés), az illetékes szakosztály (a követelmények meghatározása) és a vásárlás (a vásárlási folyamat kezelése). Az értékesítésnél ez azt jelenti, hogy a vevő oldalán az összes legfontosabb érdekelt féllel kell foglalkoznia. A végfelhasználók vásárlási szokásaival ellentétben a szervezeti környezetben gyakran úgynevezett vásárlási központokkal kell megküzdeni.

A kereslettől a végső beszerzésig gyakran hosszú az út. A vásárlási döntések általában nagyon formálisak és szigorú szabályokat követnek. Példák: ajánlatok beszerzése, tárgyalások, jóváhagyás, megrendelések leadása és a teljes vásárlási döntés folyamatának ellenőrzése. Sok esetben a szoftver és a hardver alkalmazkodik az adott kihívásokhoz. A polcon kapható termékeket gyakran testre kell szabni. Például a szoftvereknél ez konfigurációval vagy speciális interfészek programozásával történik.

"Tisztelet azok számára, akik maguk csinálják" - hangzik jól ismert barkács csoport a reklámfilmjükben, és egyértelműen a végső fogyasztóknak szól. A vállalatok informatikáját professzionális szolgáltatók gondozzák. Ez azt jelenti, hogy a szokásos feladatokat is kiszervezik szolgáltatásként. Számos vállalat és szervezet gyakran részt vesz a vásárlási döntési folyamatokban. Gyakran a megrendelések annyira összetettek, hogy azokat egyetlen ügyfél nem tudja teljesíteni. Példa: Meg kell újítani az orvosi központ informatikáját. Ez a projekt magában foglalja a hardver és szoftver beszerzését, valamint a meglévő folyamatokba történő integrálást. A hardvert és a szoftvert különböző beszállítók biztosítják. Az egyedi konfigurációt és a vállalat informatikájához való alkalmazkodást viszont egy külső informatikai fejlesztő cég végzi. A teljes koordináció a házon belüli informatikai részleg feladata.

Szereted a sokféle heti vásárlást? Természetesen már a fejében is ismeri a diszkont sajtját és joghurtjait. Tehát ezen a héten vásárolhat egy másik szupermarketben. Ez hosszabb ideig tart, és nincs áttekintése az árakról sem, de ez nem számít - a lényeg az, hogy szórakoztató! A működési környezetben más a helyzet: nagy az érdeklődés a hosszú távú üzleti kapcsolatok iránt. Megkönnyítik a rendelési folyamatot és a fizetési tranzakciók feldolgozását. A hivatalos akadályok így csökkenthetők. Egy vállalat minden vevője örül annak, hogy ismert szállítótól rendelhet. Ez jelentős egyszerűsítéshez vezet, különösen az ismétlődő termékek esetében.

A hardver és szoftver értékesítése a végfelhasználók számára általában teljesen névtelen. A vevő és az eladó nem ismerik egymást, és szerződést kötnek a vásárlással. Nem számít, hogy ez egy első vásárlás vagy egy ismétlés. A vállalati beszerzések nagyrészt személyes kapcsolatokon alapulnak. Az értékesítő vállalatok személyesen gondoskodnak az ügyfelekről, és tanácsot adnak a termékkel és a termékkörnyezettel kapcsolatban. Ehhez átfogóan kell foglalkozniuk ügyfeleik körülményeivel (kulcsfontosságú számlavezetés).

A vállalkozói megrendelések folyamatának ezen alapvető jellemzése után a privát környezetben történő vásárlási döntések kapcsán most közelebbről megvizsgáljuk a beszerzési ciklust.

A beszerzési ciklus áttekintése

Jelenleg azt próbáljuk tisztázni, hogy mik az informatikai beszerzés tárgyai. Próbálkozzunk egy definícióval: A vállalati informatikai beszerzés magában foglal minden olyan terméket, szolgáltatást és jogot, amelyek az infrastruktúra és a szolgáltatások révén támogatják a vállalati értékteremtés folyamatait [1]. Mit értesz ez alatt? A fizikai javak mellett a szolgáltatásokat, az információkat és a jogokat is érinti. A beszerzés tárgyainak ismeretében áttérhetünk a beszerzési ciklusra. A beszerzési ciklus az áruk vásárlásakor követett lépéseket tartalmazza ( 1. ábra ).

1. ábra: A beszerzési ciklus áttekintése [2]

Amint elkészült a beszerzési stratégia, folytathatja a legmegfelelőbb szerződéses partner kiválasztását. A döntő tényezők itt a költségek és az előnyök figyelembevétele. Ezt a fázist a következő részlépések jellemzik [2]:

  • A beszerzés követelményeinek meghatározása.
  • A követelményspecifikáció tartalmának összefoglalása a döntéshozatal alapjának egyértelmű meghatározása érdekében az összes érintett fél számára.
  • Tisztázza az erőforrás hasznosságát, értékét és költségét.
  • A szerződés odaítélésére vonatkozó kiválasztási eljárás meghatározása.

A szerződés fejlesztésével folytatódik. A cél egy zökkenőmentes kapcsolat kialakítása a vevő és a szállító között. Attól függően, hogy milyen erőforrásról van szó, a konkrét eljárás másképp néz ki. Példa: A kiszervezéssel a teljes szerződés-fejlesztési folyamat több részleget is bevonhat a vállalaton belül. A beszerzési ciklus beszállítói és szerződés-menedzsmenttel zárul, amire később térünk ki.

Beszerzési stratégiák

Melyek a lehetséges beszerzési stratégiák és hogyan osztályozhatók az informatikai menedzsment összefüggésében? A szállító szempontjából a következő stratégiákat különböztetjük meg:

  • Egyetlen forrás: Ez egy sor termék vagy szolgáltatás beszerzését jelenti egyetlen szolgáltatótól. Bár ez a stratégia a kudarc kockázatához kapcsolódik, az alacsony árat lehetővé teszi a mennyiségi kötegelés és az árengedmények révén. Ezenkívül idővel már ismeri a szállítót és annak termékeit, azaz. H. A minőségbiztosítási intézkedések csökkenthetők.
  • Kettős beszerzés/Többszörös forrás: A kettős beszerzés egy termék vagy szolgáltatás beszerzését jelenti két alternatív szolgáltatótól. A többszörös beszerzés egyazon termék vagy szolgáltatás beszerzését jelenti több szolgáltatótól. Ezek a stratégiák jobb védelmet nyújtanak a szállító meghibásodása esetén. Természetesen az adminisztrációs erőfeszítések növekednek.

Kik a beszállítóim? Áraimat a szomszédos vállalattól kapom, vagy a világpiacon veszem? Itt is vannak lehetőségek:

  • Helyi beszerzés: a termékek vagy szolgáltatások szállítója a földrajzi közvetlen közelében található.
  • Globális beszerzés: A helyi beszerzéssel ellentétben a szállító nincs itt a sarkon. A világpiac legolcsóbb és leginnovatívabb termékét beszerzik.

Outsourcing - a beszerzés extrém formája

A kiszervezés az informatikai menedzsment támogatásának radikális formája. Az informatikai szolgáltatások nyújtása teljes egészében vagy részben egy harmadik fél felelősségére tartozik. Az ilyen megállapodásokat általában öt-tíz évre kötik. A kiszervezés köre korlátozható az informatikai szolgáltatás részeire vagy szegmenseire, vagy magában foglalhatja a teljes szolgáltatási portfóliót és az összes operatív informatikai tevékenységet. Ezért különbséget tesznek részleges és teljes kiszervezés között. Részleges kiszervezés esetén megállapodást kötnek konkrét informatikai szolgáltatások nyújtásáról. Ez a szolgáltatáskomponens a saját informatikai szolgáltatásaiba van beépítve. Teljes informatikai kiszervezéssel a teljes informatikai funkció kiszervezésre kerül egy szolgáltatóhoz. A kiszervezés témája az utóbbi években egyre fontosabbá vált. Az alábbiakban felsoroljuk az informatikai szektor leggyakoribb formáit [3]:

  • Alkalmazásszolgáltatás vagy szoftver mint szolgáltatás: A szoftvert a hálózat révén egy harmadik fél teszi elérhetővé, azaz. H. a szoftvert és az informatikai infrastruktúrát külső informatikai szolgáltató üzemelteti. Az ügyfél a műveletért használati díjat fizet.
  • Üzleti folyamatok kiszervezése: A teljes üzleti folyamatokat és a mögöttük álló kiegészítő folyamatokat kiszervezik.
  • Üzleti átalakulási kiszervezés: Ez két párhuzamos kiszervezési projekt közötti gazdasági kapcsolatot jelent: az újratervezést és az üzleti folyamatok folyamatos megvalósítását. Az átalakítás mellett a cél a releváns folyamat folyamatos optimalizálása is.
  • Teljes beszerzés: Itt azt értjük, hogy a vállalkozás teljes részét, beleértve a munkaerőt is, harmadik fél kapja.
  • Menedzselt szolgáltatás: A szolgáltatás egy részét vagy a teljes szolgáltatást harmadik fél kínálja, pl. B. az informatikai munkahely.
  • Outtasking: Az informatikai szolgáltatásokról megállapodásokat kötnek a külső szolgáltatóval. Ezeket a szolgáltatásokat folyamatosan az informatikai részleg irányítása és irányítása alatt nyújtják.

Amint látható, a kiszervezés formái nagyon különböző célokat követnek. A megfelelő változat kiválasztásához a következő szempontokat kell figyelembe venni:

  • A vezetőség és az alkalmazottak bizalma a harmadik fél kompetenciájában
  • A kiszervezendő feladat kockázatának köre
  • harmadik fél műszaki megoldási kompetenciája
  • saját kapacitáshiány
  • a saját működés vagy a kiszervezés pénzügyi előnye

Alapvetően az informatika azon részei, amelyek nem érintik a vállalat alaptevékenységét, érdekesek a kiszervezés szempontjából. A szokásos szolgáltatásokat és az alapszolgáltatásokat általában egy külső szolgáltató tudja nyújtani a kívánt minőségben, alacsonyabb költségekkel, mintha önmaga csinálná.

Felhőforrás

A felhő manapság mindenki ajkán áll: felhő technológiák, felhő számítástechnika, felhő megoldások stb. Hallottál már felhőforrásokról? Ez az „IT-szolgáltatások kiszervezésének, valamint egy vagy több felhőszolgáltató általi nyújtásának és fenntartásának stratégiája” [1]. Így a teljes informatikai infrastruktúra beszerezhető a felhőből: a számítási erőforrásokat, a tárolókapacitást és a szoftvereket szolgáltatásként nyújtják, és felhasználásuknak megfelelően számlázzák. Az úgynevezett felhő ökoszisztémák, a felhő piacok és a felhő platformok fontos szerepet játszanak a stratégia meghatározásában (1. táblázat).

Kategória Funkció Az informatikai beszerzési példa jelentése
Felhő piac A szerződéses viszony és a számlázási folyamatok integrált kezelése, az árak átláthatóságának generálása nagyon magas Telekom Business Marktplace, Deutsche Börse Cloud Exchange
Felhő ökoszisztéma Hálózatépítés és a kiválasztott partnerek integrálása annak érdekében, hogy különleges megoldásokat vagy gazdaságosabb koordinációt tudjanak kínálni magas Equinix Cloud Exchange
Felhő platform A partnerek szabványosított kapcsolata az API-n keresztül a fő felhőszolgáltatók infrastruktúrájához magas Microsoft Azure, Amazon AWS

1. táblázat: Felhő piac, felhő ökoszisztéma és felhő platform [1]

Hogyan választja ki a legmegfelelőbb felhőszolgáltatást? A döntési paraméterek a következők: a felhőszolgáltatás típusa és a szerződés időtartama. Manapság továbbra sem lehet egyértelműen és átláthatóan összehasonlítani a kínált szolgáltatásokat. A szabványok kidolgozása a jövőben elősegíti a felhőszolgáltatások lehetőségeinek jobb kibontakozását, és könnyebb megtalálni a megfelelő felhőpartnert.

Beszállítói besorolás

A vállalat szempontjából nem minden szállító szinonimája. A beszállítók osztályozása általában az általuk szállított termékeken alapul. Példa: Az A szállító olyan normál vagy nem kritikus fontosságú termékeket szállít, amelyek nincsenek komoly hatással a vállalat sikerére. A B szállító felelős a vállalat számára stratégiai fontosságú, kiváló minőségű és ritka termékekért. A beszállítók az alábbiak szerint osztályozhatók:

  • Standard beszállítók: Ezek a szállítók felelnek a szokásos áruk szállításáért. Nagyszámú szabványos beszállító van a piacon.
  • Tőkeáttétel-beszállítók: Nagy anyagvásárlási mennyiség jellemzi őket. A piacon nagy számban vannak emelőkar-beszállítók is.
  • Palacknyak-beszállítók: A piacon csak néhány szűk keresztmetszetű szállító található. Emiatt uralják a szállító-vevő viszonyt.
  • Stratégiai beszállítók: Ezek a szállítók felelősek a kritikus elemekért. Gyakran előfordul, hogy csak egy beszállítói forrás áll rendelkezésre.

Beszállítói menedzsment

Az informatika olyan terület, ahol a termékeket és szolgáltatásokat nagyrészt külső szolgáltatóktól vagy a vállalaton kívüli személyektől szerzik be. Ebből a szempontból a szereplők szisztematikus irányítása stratégiai jelentőségű. Beszélhetünk az eladó menedzsmentjéről is. A szállítók áruk és szolgáltatások szállítói az IT szektorban. Az eladó menedzsmentje foglalkozik a szállítókkal kapcsolatos összes témával, beleértve: kapcsolatok fenntartásával, szerződések kezelésével, az eladások áttekintésének elkészítésével, az árak és a feltételek összehasonlításával stb.

2. táblázat: Az IT-menedzsment szempontjából releváns jogi források [3] (kattintson a nagyításhoz)

Következtetés

Ezen a ponton véget ért az IT-beszerzési menedzsmentünk - akárcsak az informatikai menedzsmentről szóló teljes cikksorozatunk. Függetlenül attól, hogy melyik aspektussal foglalkoztunk, az átfogó informatikai kérdések gyakran csak a technikai jelleg szélén állnak. Az informatika egyre inkább üzleti lehetõvé válik, és ezáltal versenytényezõvé válik. Nekünk, fejlesztőknek ez garancia a munkánkra. A specializált informatikai eszközök iránti igény folyamatosan növekszik. A felelős feladatok elvégzéséhez azonban foglalkozni kell az alapjául szolgáló menedzsment folyamatokkal.

bibliográfia

[1] Tiemeyer, Ernst (szerk.): "Informatikai rendszerkezelési kézikönyv", Carl Hanser Verlag, 2016
[2] Steigele, Helmut: „Szakmai beszerzés az informatikában. Útmutató ”, 2009
[3] Heuermann, Roland: "Stratégiai informatikai menedzsment a magánszektorban és az adminisztrációban", De Gruyter Oldenbourg, 2014