Rendezvények szervezése - így működik a Marketing-BÖRSE
Frissítés 2019.08.08
Konferenciák, kongresszusok és rendezvények továbbra is növekszenek Németországban (1). Fontos elemet képeznek a marketing tervben, és kiválóan felhasználhatók az ügyfelek hűségéhez, az imázs növeléséhez és továbbképzéshez. Aki szervezi őket, annak sokat kell fontolnia. Ez a 10 lépéses terv célja, hogy segítsen.
1. Határozza meg az ötletet, a célokat és a célcsoportokat
Minden rendezvény tervezésének alapköve az ötlet, a célok és a célcsoportok meghatározásával. Ellenőrizze, hogy mit szeretne elérni az eseménnyel. A vevői hűséget szolgálja? Növelni akarja vele a képét? Használják-e továbbképzésre és a csapat hűségére? Írja le a célokat, és használja azokat a további tervezés alapjául. Fontos a célcsoport leszűkítése is. Esetleg az ügyfelek, az új ügyfelek, a partnerek vagy az alkalmazottak számára?
2. Az esemény típusa, témája és mottója
Milyen rendezvény legyen? Szeminárium, konferencia, vásár, fesztivál, kongresszus, esti rendezvény, kiállítás, díjátadó, sajtótájékoztató, roadshow vagy csapatesemény? Melyik téma alatt kell meghirdetni az eseményt? Készíthet mottót is? A dmexco minden évben új mottóval hirdet. Idén ez a „Bízz benned”. Még sajtóközleményben is ismertetik.
https://www.marketing-boerse.de/news/details/1921-dmexco-motto-fuer-2019-lautet-trust-in-you/157133
3. Dátum, idő és hely
Gondoljon az esemény megfelelő időpontjára. Vegye figyelembe más fontos dátumokat is - ne azt, hogy átfedés legyen a fontos vásárokkal. Fontoljon meg egy alternatív dátumot is.
Ezután határozza meg az esemény kereteit: reggel szeminárium vagy ebédidőben workshop, este díjkiosztó ünnepség, egy napos vagy két napos kongresszus, ötnapos roadshow Németországon keresztül vagy csapat rendezvény hétvégén?
Hol legyen az esemény? Van saját vállalati telephelye, vagy megfelelő rendezvényszállót kell találnia? A helyszín könnyen megközelíthető? Szüksége van transzfer szolgáltatásra? Ha a fenntarthatóság és az ökológia is érintett, megfelelő étkezési helyet kell találni.
4. A résztvevők száma
Kit hívnak meg az eseményre? Hány résztvevőre számít? Partnerek és gyerekek is jönnek? Hány alkalmazott van? A résztvevők számától függően meg kell találni a megfelelő helyet.
5. Költségvetési tervezés és szponzorok
A részletes tervezés megkezdése előtt tisztázni kell a rendelkezésre álló költségvetést. A résztvevők fizetnek egy kis hozzájárulást, vagy teljes mértékben fedezik a kiadásokat? Talált már szponzort, vagy a költségeket újra fel lehet osztani a partnereknek?
6. Program és felelősségteljes
Tedd össze a programot. Kik a legfontosabb hangszórók és előadók? Van-e összefoglaló grafikus rögzítéssel az előadások után? Ezt a kampányt nagyon jól fogadták a DialogSummit rendezvényen. Itt láthatja az e-mail díjátadó ünnepség sikeres példáját.
Határozza meg, mikor és hol: köszöntés és előadások a főszínpadon, mesterkurzusok az 1. és 2. teremben, 1. akció az előtérben, 2. akció a 3. teremben és 3. akció ebéd közben. Tájékoztatóban is megfogalmazzák az összes felelős alkalmazottat (lista), aki felelős a különféle akciókért és aki a különböző szereplőkért. Emlékeztesse az összes előadót és előadót 1-2 héttel az esemény előtt. Nem azért, mert a dátumot helytelenül írták be a naptárba, és nem sokkal előbb meg kell találni a megfelelő helyettesítőt.
7. Ülés
Különféle ülési lehetőségek állnak rendelkezésre, például bankett-ülések, tömbös ülések, négyzet alakú, E-alakú, halszálkás ülések, parlamenti ülések, széki kör, széksorok, T- és U-alakú, soros ülések. Ha több regisztrációra számított, a soros ülésekről a parlamenti asztalokra válthat.
8. Keresse meg a szolgáltatókat
A rendezvény nagyságától függően maga is megszervezheti és lebonyolíthatja az eseményt. De talán a szolgáltatók támogatására van szüksége. Ez lehet például egy rendezvényügynökség, amely mindenről gondoskodik. Szüksége lehet fotósra, színpadépítőre, művészre, film- és zenei szakértőre, műsorvezetőre és előadóra, támogatásra a szabadtéri programokhoz vagy a szállításhoz. Itt talál egy listát.
9. Biztonság és társa.
Az olyan követelményeket is be kell tartani, mint a tűzvédelem, az orvosi szolgáltatások, a GEMA és a kijárási tilalom. Az biztosan nem megy jól, ha 22 óra után hirtelen le kell állnia a zenének, mert a rendőrség az ajtóban van, hogy megzavarja a békét.
10. Reklámozás az esemény előtt, alatt és után
Hívjon korán az eseményre levélben és e-mailben. Minden fontos információnak a weboldalon kell lennie. Ne felejtse el a bejelentést a különböző közösségi média csatornákon és sajtóközleményben. Itt van egy lista a PR-szakemberekről.
Az esemény során szükség lehet egy konferencia mappára, amelyen szerepel egy program és egy sajtókészlet. Ne felejtsd el a hangszóró táblákat és a névcímkéket. Összefoglaló kijelzőkkel is felhívhatja magára a figyelmet.
Az esemény után végezhet ügyfél-elégedettségi felmérést, és tanulhat a következő eseményre adott válaszokból. Egy ilyen felmérés arra ad választ, hogy mi fogadta el különösen jól: Vajon a főelőadások, a mesterkurzusok, a díjátadó ünnepség vagy a szamba táncosok voltak-e? Pozitív kijelentéseket is felhasználhat a következő esemény reklámozásához. Ezután küldje el a bemutatott PowerPoint-diákat a résztvevőknek, és köszönje meg nekik a részvételt. Ha tudod, ne felejtsd el megemlíteni a következő év dátumát.
Következtetés
A sikeres és jól megszervezett esemény révén ügyfelei, partnerei és alkalmazottai szívesen emlékeznek rád.
forrás
1 - A német rendezvénypiac továbbra is dinamikus - GCB German Convention Bureau e.V. Meeting- & EventBarometer 2018/2019 GCB
Újabb cikk a témáról, 2018.03.21
A tökéletes rendezvénytervezés - 12 tipp
Az események ideálisak új ügyfelek vonzására és ügyfelek megtartására. A sikeres rendezéssel emlékezni fognak rád.
Az eseménymarketing ideális új ügyfelek megszerzéséhez és megtartásához. A szakkiállításon vagy a kongresszuson találkozhat az iparág döntéshozóival, és közvetlen beszélgetés során meggyőzheti az ügyfelet.
Az eseménytervezés a marketingterv fontos része. Pontosítani kell a kérdéseket, például: Melyik vásáron állítunk ki? Roadshow-t csinálunk? Ha igen, partnerekkel vagy anélkül? Melyik helyszín illik hozzánk? Mely szakmai szolgáltatókkal dolgozunk együtt? Ok arra, hogy gondolkodjunk az események tervezésén. Ez a 12 tipp segít.
1. Határozza meg a célt és a célcsoportot
A tényleges eseménytervezés megkezdése előtt először tisztázni kell, hogy melyik célt követi az eseményen. Új ügyfelek megszerzését, ügyfélszolgálatot szolgálja-e, vagy nyilatkozni szeretne, és csiszolni szeretné az imázsát? Vagy edző/szervező vagy, és a workshopok és szemináriumok az üzleti modelled?
Mely célcsoportokat kell megszólítani: B2B, B2C, kutyabarátok, évezredesek, 60 év felettiek, motorkerékpárok, építészek vagy építőipari gépek rajongói? Dokumentálja a rendezvény ötletét és a vele elérni kívánt célokat, függetlenül attól, hogy ez egy vásár megjelenése, műhely, roadshow vagy egy céges évforduló.
2. Állítsa be a költségvetést
A tényleges tervezés megkezdése előtt tisztázni kell a költségvetési kérdést. Mi a rendelkezésre álló költségvetés? A rendezvénynek finanszíroznia kell magát - vagyis a résztvevők fizetnek -, vagy ingyenes az esemény? A Karlsruhe Marketing Klub 50. évfordulója alkalmából meghívta tagjait a karlsruhei Palazzo Hallba. Felejthetetlen este volt, és videofelvételen dokumentálták.
3. Szervezés
A cél és a költségvetés meg van határozva. Itt az ideje, hogy megszervezze és ütemezze. Ha egy rendezvényügynökségre támaszkodik a lebonyolításban és a megvalósításban, akkor itt megtalálja. Az eseménymenedzsment blog jó példát mutat be az ütemezés területére vonatkozó „ellenőrzőlistára”.
A jó rendezvényszervező szoftver segíthet a tervezésben.
4. Időzítés
5. Hely és hely
Hol legyen az esemény? Például Frankfurtban van egy vasútállomás és egy nemzetközi repülőtér. Az ICE Mannheimben, a regionális vonat pedig Waghäuselben áll meg. Gondold át alaposan, hogy melyik helyszín felel meg legjobban az eseményednek és a cégednek. A helyszín is fontos. Kastély, kastély, vágóhíd vagy klasszikusabb - szálloda? Nemcsak az építészek érzik magukat otthon például a Marcel Wanders Hotels szállodákban. A sztártervező díjakat gyűjt, és januárban Kölnben, egy nappal a nemzetközi bútorvásár előtt, a neves építészeti és élő magazin az „Év tervezőjének” nevezte el. Felszerelte a bonhoni Kameha terepet.
Vagy mit szólna egy berlini eseményhez, közvetlenül a Brandenburgi kapunál, az amerikai sztárépítész, Frank O. Gehry neves Axica épületében? Itt online kaphat ajánlatot.
6. Meghívó koncepció
Egy jó meghívó szervezet sok időt és pénzt takaríthat meg Önnek. Többszintű kampány, személyre szabott megközelítés célcsoport-specifikus tartalommal (pl. Az ügyfelek és a potenciális ügyfelek számára eltérő tartalmi megközelítések) több válaszhoz vezet. Elke Clausen számos tippet ad az eseménymarketing digitalizálásáról a Digital Transformation - How Revolutionize Your Lead Generation című könyvében.
7. program
A program megtervezésének számos módja van. Az eseményekre és a díjátadóra egy vásár előtt készülnek. A neves előadókat meghívják magára a vásárra, vonzva a vásár látogatóit vagy a kongresszus látogatóit. Például a kölni dmexco 2017 szuperlatívumok programját kínálta a digitális gazdaság számára: 570 vezető nemzetközi előadó új gondolkodásmódot biztosított a digitális innovációk fontos kiállításán, és elősegítette a kreativitást, az innovációkat és a hálózatépítést. De kisebb rendezvények is kínálhatják ezt: roadshow partnerekkel és jó előadókkal, reggeli cserére.
A kísérő kiállítást a látogatók is jól fogadják. A karlsruhei szakkiállítás régi építőipari gépeket állított ki a karlsruhei Recycling Aktiv/Tiefbau Live kettős vásáron, a kiállítási területen. A Hanomag K5b lánctalpas rakodó, a Dolberg 300 kotrókanállal, a Vibromax hengerekkel és a Betonkeverőkkel a Historical Construction Equipment Association lenyűgözte a látogatókat.
Egy másik példa: A Digital Summit-en az előadások és az e-mail díjátadó ünnepség mellett a kiváló e-mail kampányokat plakátkiállításon is bemutatták.
Tipp: Gondoljon azokra a témákra, amelyek a célcsoportját érdeklik, majd tervezze meg programját.
8. A fő beszéd
A fő előadás gyakran megnyitja az eseményt az esemény legfontosabb üzenetével, és új impulzusokat és ötleteket ad a résztvevőknek. A főértekezletet általában elismert előadó vagy professzionális előadó adja. Itt feltétlenül meg kell terveznie a költségvetés egy részét. Nem feltétlenül Bill Clintonnak kell lennie azonnal. 500 000 dollárt keresett egyetlen beszédért. 2013-ban 5000 eurót kellett fizetnie egy volt miniszterért (Welt.de).
9. Hálózatépítés
Lehetőséget kínál a hálózatépítésre. Például a berlini CCW kongresszusi vásár kerekasztalokat kínál a kiállítás területén. A kávéfőző közvetlenül mellette van, és szünetekben kis édes süteményeket szolgálnak fel. Ez egy remek hely, ahol beszélgetni lehet a vásár többi látogatójával. Egy másik lehetőség a gyors randevú. Lehetőséget kínálnak arra, hogy gyorsan kapcsolatba léphessenek egy nagyobb embercsoporttal.
10. Reklám, közösségi média és PR az eseményről
Az esemény weboldala kötelező. Hívjon meg személyesen egy szórólapot, postát és e-mailt. Hirdesse meg az eseményt a szakportálokon. Tisztázza, hogy szükséges-e egy eseményalkalmazás. A dátum és a hely nem hiányozhat a bejelentésből. Utasításokat is megadhat arról, hogyan lehet tömegközlekedéssel és autóval eljutni oda.
A rendezvény körüli sajtómunka elősegíti a tudatosságot. A PR szakemberek listája, az iparág fókusza szerint kategorizálva, itt található.
Tipp: Ne felejtsd el bejelenteni az eseményt a különféle közösségi hálózatokon. Talán a partnerek kedvezménye vagy a jegyek sorsolása is érdekes.
11. A vendégek meghallgatása
12. Bemutató dokumentumok
Az esemény után elküldheti az előadók előadási dokumentumait és a videófelvételek linkjeit a látogatóknak. Kérjük, azonnal jelezze a következő év dátumát.
A történelmi építőipari gépek érdekcsoportja e.V .: http://www.ighb.de
Gabriele Braun a marketing-BÖRSE GmbH szolgáltatói címtár ügyvezető igazgatója. Több mint 25 éve informatikai szakértő.