Számviteli 8 hiba, amelyek valódi pénzimpulzusba kerülhetnek
A könyvelés sok vállalkozónak gondot jelent - és nagyon drágává válhat, ha valamit rosszul csinálnak. A leggyakoribb hibák és azok elkerülése.
1. hiba: Tévessze meg a számlákat
A probléma: Ha a számla nem felel meg a törvényi előírásoknak, akkor valóban drága lehet. Például azért, mert nincs forgalmi adó levonása, ha nem szerepel forgalmi adó. Vagy azért, mert a fizetés beérkezése késik, ha az ügyfél kéri a dokumentum javítását.
Ennél is bosszantóbb: ha egy ilyen számlát lefoglaltak és válogattak, a hibákat csak az adóügyi tisztviselő veszi észre. A legrosszabb esetben a számlát nem számolják el üzleti költségként az ügyfél számára - ez nem előfeltétele a hosszú távú, sikeres együttműködésnek ...
A megoldás: "A németországi törvény pontosan meghatározza, hogy mit kell tartalmaznia egy érvényes számlának" - mondja Ute Mascher, a hamburgi adótanácsadók szövetségének elnöke. A forgalmi adóról szóló törvény 14. szakasza szerint a következő tételeket kell felvenni a dokumentumba:
- Cégének neve és címe
- A szolgáltatás címzettjének neve és címe
- Az adó vagy a forgalmi adó azonosító száma
- egyszeri, egymást követő számlaszám
- a kiállítás dátuma
- a nyújtott szolgáltatás vagy a nyújtott termékek mennyiségének és típusának világos leírása
- A teljesítés vagy a szállítás ideje
- a nettó összeg, az alkalmazandó adómérték és a bruttó összeg, amely ebből a két számból származik
2. hiba: Helytelen adókulcs létrehozása
A probléma: A szállítástól vagy szolgáltatástól függően hét vagy 19 százalékos forgalmi adót számítanak fel. Bizonyos szolgáltatások (például az orvosi szolgáltatások) mentesek a forgalmi adó alól. Aki túl alacsony forgalmi adókulcsot számláz, annak lehet, hogy az adóellenőrzést követően meg kell fizetnie a különbözetet - plusz a kamatot.
A megoldás: "Különösen az áruk adózását nem könnyű megérteni" - mondja Ute Mascher. "Az olyan alapvető élelmiszerekről, mint a tej, a kenyér és a kávé körülbelül hét százalékkal számolnak be, míg az ásványvízre és a gyümölcslevekre például a szokásos 19 százalékos adókulcs vonatkozik." De: "Vállalkozóként csak egyszer kell világossá tennem, hogy mit adok el és kinek. Ezután ellenőrizni kell, hogy az adott szolgáltatás az általános adókulcs alá tartozik-e - az eltérő tételek felsorolása a forgalmi adótörvény 12. bekezdésében található táblázatban található. "
Figyelem: Bárkinek, aki például az USA-ba vagy más európai országokba szállít, be kell tartania a speciális jogi előírásokat. A fordított adózási eljárás az EU-n belül alkalmazandó.
3. hiba: Számlák küldése - és a pénz átvételének ellenőrzése
A probléma: Nem minden ügyfél fizet gyorsan és megbízhatóan - ennek ellenére a kimenő számlákat megadóztatják, függetlenül attól, hogy a pénz valóban áramlott-e vagy sem. Tehát ha a "számla és csekk" mottó szerint dolgozik, akkor a hiányzó jövedelem mellett az év végén jelentős adóigényekkel is számolnia kell. És ezeket gyakran nem lehet könnyen rendezni, még akkor sem, ha az üzlet jól megy.
A megoldás: "Tegyen szabályt arra, hogy rendszeresen, havonta egyszer ellenőrizze a bejövő fizetéseket - és emlékeztesse Önt a lejárt számlákra." Általában a szakértő azt tanácsolja, hogy készítsen pénzügyi puffert az előre nem látható és akut szűk keresztmetszetekre. "Aki az adott évben a jövedelmének 30 százalékát elkülöníti, annak általában nyugodtan aludnia kell" - mondja Mascher adótanácsadó.
4. hiba: az adómegállapítások pazarlása
A probléma: Hoppá, volt valami! Különösen akkor, ha az üzlet virágzik, vagy sok minden történik a mindennapi életben, szeretünk fárasztó vámokat, például előzetes héabevallásokat vagy adóbevallásokat benyújtani, visszaégni. Kár: Függetlenül attól, hogy túl későn nyújtja be a dokumentumokat, vagy nem rendezi időben az esedékes összegeket - az adóhivatal nem vicc. Fennáll a kötelező intézkedések kockázata, amelyek - különösen az egyéni vállalkozások esetében - megterhelhetik a likviditást.
A megoldás: "Húzza össze magát és tartsa be a határidőket" - mondja Ute Mascher. A háttér: Az adóhivatal munkatársai nagyon pontosan dokumentálják, hogy kik megbízhatóan járnak el az adózás terén, ezért „megbecsült adópolgárnak” számítanak - és ki nem. Ha hanyag vagy megbízhatatlan kategóriába sorolják, a kötelességszegésért néha magasabb bírságokat is kiszabnak.
Ute Mascher azt is tudja: "Ha valaha is tárgyalna az adóhivatallal - például a jó rendelési helyzet miatt magasabb adókötelezettség miatt - például egy törlesztőrészlet megegyezésében, akkor jelentősen nagyobb az esélye a koncessziónak, ha előre nem vették észre kellemetlenül . "
5. hiba: csalási próbálkozás
A probléma: Töltsön családi étkezéseket vasárnap és munkaszüneti napokon üzleti ebédként, töltsön fel benzint a magángépkocsijába, és üzleti kiadásokként tüntesse fel, annak ellenére, hogy a céges autó csak dízelt nyeli, vagy ajándékokat mutasson barátainak vásárlói ajándékként: Igen, rengeteg módja van a profit csökkentésére. De az adóhivatal alkalmazottai is ismerik ezeket a trükköket. Ha elkapnak, súlyos pénzbírságokra kell számítania, amelyek általában sokkal jobban fájnak, mint az a néhány euró, amely magasabb adóköltségekbe került volna.
A megoldás: Maradj őszinte! Keresi az adóbevallási nyereség csökkentésének vagy az adók egyszerű megtakarításának módját? Kérjen adótanácsadót. „Naprakészen vagyunk, hogyan lehet ezt - legálisan - megtenni. Függetlenül attól, hogy egy cégautó amortizációjáról van-e szó, az éves pénzügyi kimutatásokról vagy a stratégiai tanácsadásról ”- mondja Ute Mascher. A szakértő fedélzetre állítása gyorsan megtérül - azért is, mert az adótanácsadói költségek a rendszeres üzleti költségek részét képezik, és ezért levonhatók.
6. hiba: a foglalások nyugták elrontása
A probléma: Számlák, nyugták, adásvételi szerződések, jegyek, adománybevételek, parkolójegyek: egész évben számos adózással kapcsolatos dokumentum és papírcédula áll össze. Aki rendszer nélkül gyűjti őket - például egy cipősdobozban -, nemcsak az áttekintés elveszítésének kockázatát kockáztatja. Ha a vonatkozó bizonyítékok hiányoznak, a felmerült költségek nem számolhatók el adózási szempontból.
A megoldás: A könyvelés időbe telik, nem csak oldalról végzi. „Minden vállalkozó számára hasznos, ha rögzített dátumot ír be a naptárába - például hetente vagy hónapban. Ezután gondoskodjon egy hasznos iktatásról ”- mondja Ute Mascher. A következő rendszer bevált:
- Hozzon létre legalább két külön számlát a személyes és üzleti kiadásokról.
- Gyűjtse külön mappákba az adott fióknak megfelelő utasításokat. A készpénzben nem befizetett bizonylatokat időrendi sorrendben csatolja a megfelelő bankszámlakivonatokhoz.
- A pénztári bizonylatokat a számla dátumának megfelelően külön válogatja és iktatja.
- Ne felejtse el a hitelkártya kivonatát! Itt is nyújtsa be a vonatkozó bizonyítékokat és nyugtákat.
7. hiba: Nyugták archiválása hőpapírra
A probléma: A hőpapír kiválóan alkalmas nyomtatásra, jól jön, mint egy tekercs, ezért ugyanolyan népszerű a kiskereskedelemben, mint az éttermekben és a benzinkutaknál. Kár, hogy ezek a papírdarabok általában nem könnyűek és idővel elhalványulnak. Ha van adóellenőrzés, fontos bizonyítékok hiányozhatnak, mert egyszerűen olvashatatlanok.
Az olvashatatlan számlát úgy kezeljük, mint egy nem létező számlát: a könyvvizsgáló nem tudja megérteni, hogy az előzetesen felszámított adó levonása helyes volt-e, és általában visszamenőlegesen törli a levonást.
A megoldás: A hőpapír-bizonylatokat mindig azonnal másolja és tárolja a másolattal együtt. De légy óvatos: a normál fénymásolatok is elhalványulhatnak. Ha biztonságban akar lenni, olvassa át a megfelelő nyugtákat, és hozzon létre egy digitális archívumot.
8. hiba: Túlértékeli saját számviteli készségeit
Magánemberként szinte lehetetlen lépést tartani a számviteli és adórendszer minden újításával és változásával. Ezen túlmenően, ha egy vállalat növekszik, még a számokhoz kötődő emberek is gyorsan elvesztik a dolgok nyomát - azért is, mert akkor egyszerűen nincs idejük rendszeresen foglalkozni a nyugtákkal és az előlegekkel.
Ha hagyja, hogy egy szakember megcsinálja, akkor nemcsak az adó-faux paszt kerüli, hanem gyakran időt és pénzt is megtakarít. Íme az Ute Mascher három legfontosabb tippje, hogyan tehetik a vállalkozók az adótanácsadókkal való együttműködést a lehető legzökkenőmentesebbé és költséghatékonyabbá:
1. Tegyen egyértelmű megállapodásokat
A dokumentumok benyújtása előtt beszéljen könyvelőjével vagy adótanácsadójával, mert azok rendezése a tanácsadói időbe is kerül, amelyet végül fizetnie kell.
2. Rendezéssel mentse
Kulcsszó „borzalom cipősdoboza”: Aki szétválogatatlan és perforálatlan bizonylatot ad át adótanácsadójának, tudnia kell, hogy fizet azért az időért, amelyre szüksége van a káosz rendezéséhez. A bejövő és kimenő számlák szerinti egyszerű előválogatással (lásd a 6. pontot) megtakaríthatja a szakmai többletmunkát - és sok költséget magának.
3. Ügyeljen a teljességre
Adótanácsadója könyvelését is egy mozdulattal szeretné elvégezni - ezért ajánlatos a kezdetektől fogva biztosítani, hogy a dokumentumok hiánytalanok legyenek. A hiányzó vagy foltos dokumentumok a szakmai időbe és idegekbe kerülnek, ami viszont tükröződik a számláján.