Szükséges munkaeszközök Hogyan lehet hatékonyabban megszervezni ellátásukat SHD
Szükséges munkaeszközök: Hogyan lehet hatékonyabban megszervezni ellátásukat? SHD Szakszerviz Blog
Szükséges munkaeszközök: Hogyan lehet hatékonyabban megszervezni ellátásukat? Minden vállalatban felmerül a kérdés, hogyan lehet megszervezni a munkaeszközök ellátását (lásd a definíciót ezen a linken), hogy az alkalmazottak azonnal megkapják a szükséges munkaeszközöket, és a költségekért felelősök betartsák költségvetésüket. A mai munka világában a papír és a ceruza nem az egyetlen eszköz. A vállalati infrastruktúrába integrált elektronikus eszközök széles választékát használják az adminisztrációban vagy az informatikai szektorban. Ezeknek az eszközöknek be kell illeszkedniük a meglévő informatikai környezetbe a felhasználói helpdesk és a javítások terén végzett szervizelési erőfeszítéseik tekintetében az utólagos költségek korlátozása érdekében. Az információk titkosságára és integritására vonatkozó követelmények szintén szerepet játszanak. Ugyanez vonatkozik a vállalatok jelenlegi BYOD trendjére. Az informatikai iparban - de főleg a kézműiparban és a feldolgozóiparban - szükség van az egészségügyi veszélyek elkerülésére a munkaeszközök munkaeszközökön történő használatával, a meglévő követelményeknek megfelelően (többek között itt a jogi követelmények is). 2
A régi idők még mindig sok vállalatban uralkodnak. Sok vállalatban tudom, hogy a munkaeszközök ellátása továbbra is megszervezett, mint azokban a napokban, amikor az irodában a munkaeszközök valóban tollat és papírt jelentettek. A nyitva tartással kapcsolatos központi kérdés szerszámokat, irodai felszereléseket és védőfelszereléseket (pl. Kesztyűt) ad ki az alkalmazottaknak aláírás ellen. Itt elküldheti az írásbeli kérelmet (ma többnyire e-mailben) a nem upstream munkaeszközökről, mint pl. egy új PC vagy egy targonca. Kicsivel később tájékoztatást kap a kért összeg behajtásáról vagy elutasításáról. A folyamat eszkalációjával kapcsolatban nincs rendszerszintű folyamatirányítás. A folyamat folyamatát az érintetteknek eseti alapon kell kérniük. 3
Mit csináltunk az SHD-n? Néhány évvel ezelőtt a munkavállalók számára biztosított munkaeszköz-ellátás jóváhagyásának részleges aspektusát elektronikus munkafolyamatként térképezték fel a BPM eszköz e-mailben a Metastorm cégtől (ma OpenText). Gyorsan kiderült, hogy az ebben a folyamatban részt vevő beszerzési, szolgáltatási és vagyonelszámolási szerepkörök is alig profitáltak a tiszta jóváhagyás feltérképezéséből a munkafolyamatban. Nagy szükség volt a koordinációra sok kézi tevékenységgel, valamint hosszú folyamatidőkkel, amíg a munkaeszközöket a címzett rendelkezésére bocsátották és a könyvelést nyilvántartásba vették. 4
Kihívások és első megközelítések A kihívás a meglévő munkafolyamat továbbfejlesztése volt, oly módon, hogy folyamatos folyamattérképezést lehessen elérni. Ezenkívül jelentősen csökkenteni kell a sikeres jóváhagyástól a szükséglet címzettjének történő kiadásig tartó időtartamot. Hasznos volt, hogy már rendelkezünk tapasztalattal az adminisztratív folyamatok modellezésében és feltérképezésében. A következő folyamatszakaszokat kellett feltérképezni: A követelmények fogadójának intuitív és lekérdezés nélküli megfogalmazása * Ha szükséges, a tartalom jóváhagyása az informatikai osztály részéről a meghatározott szabványoknak megfelelően, az érték terjedelmétől függően, a felettesek általi differenciált jóváhagyás * A szállító, a szállítási idő és a vételár meghatározása Az áruk beszerzése maga szükséges Előzetes konfigurálás a szolgáltatásban a készletkészítés és -nyomtatás matricák rögzítése és aktiválása a befektetett eszközökben, a kimenet a címzettnek * már a régi WF-ben 5
A folyamatmodellezés során számos kihívást kellett elsajátítani: 1. Igénymegfogalmazási felhasználói felület nagy használhatósággal 2. Differenciált folyamatágak ábrázolása (hardver, hardverfrissítés, szoftver, mobiltelefon-szerződés stb.) Igény szerint 3. Cikkkészletek összekapcsolása (többszintű, szintenként növekszik) Hatókör további adatforrások hozzáadásával) az SHD-ERP rendszer raktárkezelő moduljával és külső szállítói cikk katalógusokkal (nálunk COP) 4. Többszintű árigénylés (jóváhagyás, megrendelés) az SHD-ben található árkérési modulon keresztül- Saját CRM rendszer A követelmények megfogalmazása Jóváhagyás Beszerzés és konfiguráció kézbesítés 6
Számos kihívást kellett elsajátítania a folyamatmodellezés során: 5. Többszintű jóváhagyás (tartalmi szempontból, majd érték szerint osztályozva a munkavállaló szerepétől függően) 6. Az alapeszköz meghatározása, amely meghatározó a tárgyi eszközök szempontjából, és a sorozatszám rögzítése az áruk átvételénél. az adott folyamatlépésben betöltött szerep és az adott folyamatfeladat egyértelmű ábrázolása az e-mail testben 8. Az áruk átvételének nyugtázása az összes folyamatszakaszban az egyedi SHD-MA szám alapján, a meglévő ERP rendszer személyi moduljával történő összekapcsolás révén 7