Tippek a közepes méretű vállalatok számára Az ellenőrzés alatt álló informatikai költségvetés - ez számít
Tippek közepes méretű vállalkozások számára
Soha ne hagyj ki Maurice Teltscher újabb cikkét
Maurice Teltscher az INVENTRY GmbH alapítója és ügyvezető igazgatója, az informatikai felmérések és az informatikai költségvetés tervezésének szakembere, minden méretű vállalatra összpontosítva.
- Ajánlás
- Nyomja
- "> URL
- Visszacsatolás
Míg a nagyvállalatok általában professzionálisan kezelik informatikai költségvetésüket, a kis- és középvállalkozásoknak néha nincs átláthatóságuk az IT-kiadásaikkal kapcsolatban, "szükség szerint" járnak el. Az általános informatikai költségek áttekintése ennek megfelelően gyenge, és általában sokkal többet tartalmaznak, mint a hardver, a szoftver és a személyzet költségei.
Hogyan állják össze az összes informatikai költségét? Ha nem tud válaszolni erre a kérdésre, akkor sürgősen olvassa tovább.
Fotó: VikaGeyder - shutterstock.com
Egy ilyen állapot nem ideális sem a menedzsment, sem az informatikai vezetők számára. Megnehezíti a tervezés és a források hatékony felhasználását. Ilyen esetekben az informatikai költségek szükségszerű gonoszságot jelentenek, költséghelyet jelentenek - és gyakran fekete lyukat jelentenek.
Az informatikai leltár így működik
Néhány informatikai főnök maga is hozzájárul ehhez: Ki szeret mérhető lenni? Visszatérhet, ha az informatikának minden apró kérdésről tárgyalnia kell, és a kiszámíthatatlan támogatás megbénítja. Ez következetlen rendszerekhez és lassú folyamatokhoz - és ezáltal az elégedetlen felhasználókhoz - vezet. A felhasználóknak a következő kérdéseket kell feltenniük maguknak egy leltározási folyamat részeként:
Milyen hardver és szoftver érhető el, és mibe került?
Meddig tart a tipikus használati ciklus? Három év, öt év vagy annál hosszabb?
Hány éves ma a meglévő kiszolgáló-, PC- és notebook-flotta?
Milyen gyakran változtatja meg a telepített szoftver a kiadásokat? Ha ez előfizetéses modelleken alapul: Mekkora az éves költség?
Világosan meghatározzák és dokumentálják a mindennapi eljárásokat?
Ha tudja, mi volt a közelmúlt múltja és jelen költségei, felhasználhatja azokat megalapozott feltételezésekhez a jövővel kapcsolatban. A pontos leltárból gyakran kiderül, hogy bizonyos feladatokra több megoldás is létezik, így további licencköltségek és esetleg több munka merül fel.
Például a Microsoft 365 programcsomag (korábban Office 365) tartalmazza a Teams együttműködési és videokonferencia-megoldást, amelyet egyre több vállalatnál használnak a koronavészjárvány idején. Három évvel ezelőtt ez még nem felelt meg a sokak számára elvárt követelményeknek, ezért a vállalatok gyakran más megoldást választottak. Ma alaposan meg kell vizsgálnia, hogy valóban szükség van-e az akkor megvásárolt együttműködési és videokonferencia-megoldásokra.
- Google Meet
A Google Meet lehetővé teszi a webalapú video- és telefonkonferenciákat. A májustól elérhető ingyenes verzióban a szolgáltatás legfeljebb 100 résztvevővel rendelkező konferenciákat engedélyez, amelyek maximális időtartama 60 perc - ez a korlátozás azonban csak 2020 októberétől lép életbe. A legtöbb Google-szolgáltatáshoz hasonlóan a Meet is a Google Chrome és más Chromium-alapú böngészők számára készült, és pluginek nélkül működik itt. Mobilalkalmazások Androidra és iOS-re is elérhetők. - Facebook Messenger szobák
A Messenger szobák segítségével a felhasználók közvetlenül a Messenger vagy a Facebook segítségével létesíthetnek konferenciatermet, és akár 20 - később 50 - résztvevőt is meghívhatnak videohívásba, még akkor is, ha nincs Facebook-fiókjuk. Nincs időkorlát. A részvétel okostelefonon vagy számítógépen lehetséges a böngészőn keresztül, és a Facebook szerint nem igényel letöltést. A Messenger alkalmazás felhasználói azonban hozzáférhetnek különféle AR effektekhez (pl. Nyúlfülek) és új mesterséges intelligencia által támogatott funkciókhoz, például magával ragadó 360 fokos háttérhez és légköri megvilágításhoz. - Skype
Valószínűleg a legismertebb VoIP szolgáltatás, a Sype számos videocsevegési és videokonferencia funkciót is kínál. A Microsoft azóta felváltotta a Skype Vállalati verziót a Teams platformra. - Csapatok
A Lync és a Skype for Business utódja nem önálló termék, hanem a Microsoft Office 365 csomag része. A Teams azonban ingyenesen elérhető, és legfeljebb 300 tagot számláló kisvállalkozások számára alkalmas. A vendégek hozzáférése, valamint egyéni és csoportos videohívások és képernyőmegosztás szintén a fedélzeten vannak. - Google Duo
A Google Duo elsősorban ingyenes videohívó eszközként készült az otthoni felhasználók számára. Az Android és az iOS alkalmazásban résztvevők maximális számát nemrégiben nyolcról tizenkét főre növelték, és a Google szerint tovább kell növekednie. A Duo webalkalmazásként érhető el PC-hez, Mac-hez és Chromebookhoz, valamint mobilalkalmazásként Android és iOS eszközökhöz. - Jitsi Meet
A Jitsi Meet egy könnyen használható megoldás a videokonferenciák számára, amely még mindig számos funkciót kínál. Az ingyenes megoldás a nyílt WebRTC szabványon alapul, és közvetlenül a PC-n használható, anélkül, hogy regisztrálna a böngészőben (Chrome). Alkalmazások (Android, iOS) érhetők el okostelefonokhoz és táblagépekhez. - Ezáltal
A norvég szolgáltatás (a korábban appeared.in) ingyenes videokonferenciákra, legfeljebb négy résztvevővel. . A megoldás WebRTC-alapú, ami azt jelenti, hogy a vendégek egyszerűen csatlakozhatnak a böngészőjükön keresztül regisztráció nélkül. Opcionálisan elérhetők Android és iOS alkalmazások. - Tinychat
A regisztráció után az ingyenes Tinychat lehetőséget kínál egy új videokonferencia gyors és egyszerű megnyitására. Csak annyit kell tennie, hogy létrehoz egy új "Szobát", és elküldi a létrehozott URL-t a konferencia résztvevőinek. - Életnagyságú
A Lifesize hatéves időtartamra ingyenes licenceket kínál a koronavírus-járvány sújtotta vállalatoknak. Az értekezletek és a hívások időtartama korlátlan - az Lifesize megoldás asztali számítógépekhez és mobil eszközökhöz egyaránt elérhető. - zoomolás
A Zoom a videokonferenciák egyik vezető szolgáltatójaként pozícionálja magát. Az eszközt elsősorban a könnyű kezelhetőség és a vonzó freemium kínálat jellemzi: az ingyenes verzió mellett akár 100 résztvevővel rendelkező videokonferenciák is lehetségesek. - Megbeszélésre menni
A LogMeIn 2019 végén teljesen átalakította a GoToMeeting videokonferencia-szoftvert és új funkciókat vezetett be. Többek között a megoldás immár a böngészőben működik a WebRTC-n keresztül, valamint asztali és mobilalkalmazásokon keresztül. Az előfizetési tervek havi 10,75 eurónál kezdődnek, és a professzionális változatot tárolják. - Webex
A Cisco a koronavírus-járvány nyomán további értesítésig ingyenesen kínálja a WebEx szolgáltatást. Korlátlan találkozók akár 100 résztvevővel, HD videó, telefonos betárcsázás, személyes konferenciaterem, képernyőmegosztás asztali és mobil eszközökön, valamint 1 GB felhőtárolás és felvételek.
Bizonyos szoftverekre már nincs szükség
Több tucat ilyen példa létezik. Például az "AirWatch" (ma a "Workspace ONE" a VMware-től) - eredetileg csak mobileszköz-kezelő eszközként használt szoftver - az Advanced verziótól kezdve tartalmaz egy integrált VPN-megoldást, amely minden végpontot lefed a Windows-tól a MacOS-ig és az iOS-től az Androidig. és a ChromeOS borítók. Ily módon a Workspace ONE feleslegessé teheti az adott átjáró gyártójának VPN-megoldását, amelyet külön kell licencelni. Ezenkívül átveheti a fent említett rendszerek teljes szoftverét és frissítési terjesztését, sőt áttérési utat is kínál a Microsoft System Center Configuration Managerből. Az olyan szolgáltatók releváns megoldásai, mint a Baramundi vagy a Matrix42, lecserélhetők, akárcsak a távoli karbantartó szoftverek a TeamViewer and Co.-ra.
A meglévő szoftveres megoldások rendszeres és alaposabb áttekintése mindig érdemes. Például a Microsoft Intune esetében a mobileszközök kezelése már szerepel és licencelt a Microsoft 365-ben (a tervtől függően). Gyakran meg lehetne spórolni egy másik megoldás használatával - természetesen mindig a vállalat egyéni igényeitől függően. Lehet, hogy más szoftvereket korábban beszereztek másutt, de nem használták őket produktívan. Az emberek még mindig fizetnek érte.
A személyzet mint kulcsfontosságú tényező
A leltárhoz hasonlóan a felelősöknek gondolniuk kell az informatikai szervezet személyzetére és a vállalatban betöltött szerepükre. Vajon önállóan kell-e előmozdítania a stratégiailag központi kérdéseket, és szorosan figyelnie kell a külső szolgáltatókat? Vagy olyan informatikát szeretne, amely csak külső szolgáltatóknál nyit és kezel jegyeket? El kell ismerni, hogy polarizáló ábrázolás, de e két véglet között sokféle forma létezik.
A rutinszerű tevékenységek, például az ügyféleszközök biztosítása vagy a végfelhasználói támogatás kiszervezhetők annak érdekében, hogy a vállalat informatikája felszabaduljon a fontosabb kérdésekre fordított időforrásokból. De ugyanolyan jól lehet új eszközöket bevezetni a lehető legmagasabb fokú automatizálás érdekében, mindenesetre alkalmazottakra van szükség ezek megvalósításához. Ha túl magas a kihasználtságuk, azonnal cselekvésre van szükség: Ha a biztonságos informatikai műveletek hosszú távon nem garantáltak, ennek súlyos jogi és gazdasági következményei lehetnek. A személyzet hiánya azt is jelenti, hogy nincs lehetőség új projektekre és a digitális fejlődésre.
Előbb és utóbb ez azt jelenti, hogy a hűséges alkalmazottak valamikor bedobják a törülközőt. Ennek eredményeként drága a személyzet váltakozása, mivel minden alkalommal különböző, korábbi ismeretekkel és megközelítéssel rendelkező új munkatársakat kell fáradságosan kiképezni. A folyamatosság elvész, más részlegek elveszítik bizalmukat informatikájuk iránt.
A szabványosítás segít
A szabványosítás továbbra is a választott módszer a túlzott támogatási erőfeszítések kordában tartására. Ez természetesen a végberendezésekre vonatkozik - a notebookoktól a számítógépeken át az okostelefonokig és táblagépekig. Aki minden alkut üldöz, vagy egyedi megrendeléseket ad le igény szerint, vagy akár a végfelhasználói kéréseket is gyorsan elvégzi, annak egy egész állatkertje van használatban, amelyek elfoglalhatják és megbéníthatják az informatikai részlegeket.
Rövidesen megjelenik a Windows 10 tizedik verziója, függetlenül a különböző kiadásoktól és elődöktől. A támogatásért felelős személyeknek ismerniük kell minden mást is, például az Android 5-től 10-ig terjedő operációs rendszereket, az adott eszközgyártók minden egyes finomságát, és természetesen az iOS-t, az iPadOS-t és a MacOS-t is. Ez minden oldalról frusztrációt okoz, és jelentős rejtett költségekhez vezet.
A cégeknek azt tanácsoljuk, hogy állítsanak össze egy bevásárlókosarat, amely legfeljebb néhány hardveres modellt tartalmaz, ideális esetben a gyártótól, amelyben megbíznak. Az egyes eszközöket időnként biztosan ki lehet cserélni, de az informatikának csak egy szolgáltatási folyamatot kell használnia a napi működés során, több tucat helyett. Az akkor még felmerülő problémák legalább egységesek lesznek. Az ilyen szabványosítás a kiszervezés alapvető követelménye is. Az a szolgáltató, aki komoly és költséghatékony szolgáltatásokat akar kínálni, szabványokat követel meg.
Csomag-beszerzések
A vásárlások összevonása jelentős mértékben hozzájárulhat a szabványosításhoz, mivel a központi informatikai alkatrészek, például a CPU-k, a chipsetek, az operációs rendszerek vagy az okostelefonok éves megújítási cikluson esnek át, amelytől függetleníteni kell. A vállalatok szervereit, számítógépeit és noteszgépeit nem kell minden öt évben gyakrabban cserélni - kivéve, ha a vásárlók elérték az ár szempontjából a legalacsonyabb polcot.
Van értelme koncentrálni a beszerzéseket, hogy a gyártóktól engedményeket kérhessünk. A hardveripar árrése alacsony, de egyértelmű árkülönbség van abban, hogy az eszközöket külön-külön vásároljuk meg, különféle beszállítóktól elvárva, vagy például 50 darabos tételekben, egyetlen gyártótól. Ha a kiszolgáló és a tároló vásárlása egyidejűleg folyamatban van, öt számjegyű megtakarítás érhető el a teljes mennyiségben. A projektárakat gyakran egy ötjegyű forgalom alapján lehet igényelni az adott értékesítési partnertől, itt természetesen egyértelműbb a megtakarítási hatás.
Aki a hardvervásárlást néhány nagy megrendelésre osztja, az erős fokú szabványosítás mellett teljes költségátlátszó és megtakarítási hatással bír. Ezenkívül világos, hogy nagyjából milyen összeget kell öt év múlva ismét költségvetésbe szánni. Azokat a vásárlókat, akik koncentrálják vásárlási volumenüket, a gyártó is egyértelműbben érzékeli, és a tárgyalási pozíció jelentősen megerősödik. Az előnyben részesített szolgáltatás mellett a képzési tanfolyamok kedvezményei sem ritkák.
Van-e ideális idő a megszerzésére? Nem. Aki valami újat vár az informatikában a vásárlással, az örökké fog várni. És azok a napok, amikor "olcsóbbá válik a CeBIT után" már rég elmúlt. Megnyugtató: Mielőtt valami eltűnik a piacról, általában először olcsóbbá válik.
A beszerzéshez és a finanszírozáshoz támogatásra van szükség
Mivel a kötegelt informatikai beszerzések hatalmas beruházásokkal járnak, a beszerzési és pénzügyi részlegek vagy akár a menedzsment természetesen részt vesz benne. Szakértésük azonban gyakran nem lépi túl a különböző ajánlatok összegének összehasonlítását. Az informatikai vezetésnek tehát alaposan ellenőriznie kell, hogy a rendelkezésre álló lehetőségek valóban összehasonlíthatók-e. Még egyetlen kihagyott pozíció is hatalmas változást hozhat. A helyzetet megnehezíti, hogy egyes szolgáltatók mindent megpróbálnak annak érdekében, hogy termékeik a tapasztalt szemek számára is a lehető összehasonlíthatatlanok legyenek.
Fontos, hogy az informatika itt egyértelmű irányelveket állítson fel, amelyek lehetővé teszik az összehasonlíthatóságot. Csak ezután lehet bevonni a többi területet. Ezekkel a játékszabályokkal előre meg kell állapítani a részlegek közötti konszenzust. A legjobb az, ha az informatika legalább két jól fejlett, másképp drága változatot kínál, amelyekkel vitatkozni tud. A kisebb verziót úgy is meg kell terveznie, hogy mindenki éljen vele. Az informatikai részlegnek egyértelműen érvelnie kell itt, és rámutatnia kell például arra, hogy az életciklus rövidebb lehet, vagy költségei lehetnek a tárolók bővítésének - ezért lehet, hogy a drágább megoldás a jobb és végül olcsóbb.
Amikor az informatika kiszámítja a költségvetést, akkor felelősnek kell lennie érte - kereskedelmi és technikai szempontból is. A költségvetés jóváhagyása után van értelme, hogy az informatika ellenőrzi ezeket a pénzügyi paramétereket, és eldöntheti, hogy pontosan mit vásárolnak. A beszerzési részleg természetesen tárgyalhat a feltételekről, de nem a szolgáltatások köréről. Ehhez konzultálnia kell az informatikával. Általában el kell kerülni az állandó oda-vissza nem szakosodott osztályokkal való együttműködést.
Jelenleg a felhőszolgáltatások irányába mutat tendencia, amelyeket havonta vagy évente, állandó jelleggel, esetleg hitelkártyával is számláznak. Érdekes azonban, hogy a szerverek, PC-k és notebookok bérlése vagy lízingje, például 60 hónapos használat során, gyakran nemkívánatos.
A nagyobb mennyiségben történő vásárlás azonban pénzt takarít meg - a kedvezményeknek és a kapcsolódó szabványosításnak köszönhetően. Krízis esetén érthető megközelítés a működési költségek gyors csökkentése a likviditás fenntartása érdekében. De fel kell tenned magadnak a kérdést, hogy az öt-hétjegyű összegű egyszeri beruházások hardverbe és szoftverbe mindig olcsóbbak-e? Az ötlet elvetése előtt meg kell beszélnie a pénzügyi osztályával vagy az adótanácsadóval.
Digitalizációs támogatások és finanszírozás
Érdemes megnézni az állami finanszírozási ajánlatokat, mivel a szövetségi államok és önkormányzatok számos regionális szempontból különböző programmal támogatják a kisvállalkozásokat. Ez vonatkozik a digitalizálásra is: Hessen állam például "Digi-támogatást" kínál. Ez azt jelenti, hogy a hesseni kis- és középvállalkozások (kkv-k) termelési és munkafolyamatainak digitalizálására, valamint az informatikai biztonság javítására irányuló projektek költségeinek 50% -át fedezik. A támogatás felső határa legfeljebb 10 000 euró lehet.
Pénzügyi támogatás igényelhető a munkavállalói képzés területén is. A 2019. január 1-jén hatályba lépett "Képesítési lehetőségekről szóló törvény" célja olyan továbbképzéssel rendelkező munkavállalók támogatása, akiknek munkahelyét technológia váltja fel, vagy akik "szűk keresztmetszetű" munkakörben kívánnak munkát vállalni, vagyis olyan területeken, ahol szakképzett munkásokból hiány van. . Mind a továbbképzés/átképzés, mind a bérek folyamatos fizetése a továbbképzés során támogatott.
Lehetséges továbbképzés informatikával kapcsolatosan (példa):
Microsoft Office 365
Adatbázisok (Oracle, Microsoft, MySQL)
Szoftverfejlesztés (C ++, C #, Java, full-stack web- és alkalmazásfejlesztés)