Van leveled! "- Hogyan tudod megfékezni az e-mailek áradatát"
„Csak a rabszolgákat lehet folyamatosan elérni” - lehet, hogy már hallotta ezt a mondást. A mobiltelefonoktól és az e-mail fiókoktól való függőséget tekintve ez korszerűbb, mint valaha.
Vagy nem tartozik azon emberek közé, akik folyamatosan ellenőrzik az okostelefont vagy a beérkező e-maileket, minden jelzéssel beszélve "Lövész puska"? Ha nem akarja, hogy rettegjen az e-mailek áradata, olvassa el tippjeinket arról, hogyan lehet néhány kattintással minimalizálni a pingek számát, és érezhetően szabadabb emberré válni.
Az e-mail elvonja a figyelmet a munkáról
Körülbelül 15 percbe telik, mire egy e-mail elolvasása vagy telefonálás után teljes mértékben az eredeti munkájára koncentrálhat. Ellenintézkedéseket tehet - egyszerű eszközökkel.
Alapvetően azt kell feltételeznünk, hogy munkánkat hatékonyabbá tehetjük, mivel rendelkezünk e-mailekkel és online eszközökkel, például wikikkel. Az amerikai Apex Performance edzőcég felmérése ellentmond ezeknek az elvárásoknak. Az eredmény azt mutatja, hogy sok alkalmazott hagyja elterelni a figyelmét más feladatokról a munkahely számos megszakadása miatt. Az e-mail itt fontos tényezővé vált
Szervezze át e-mail forgalmát
Objektív szempontból különbség van az "érzett" e-mail mennyiség között, beleértve a rá fordított időt és a valós számokat.
Ha a menedzsmentnél dolgozik, akkor napi 300 e-mailt normálisnak találhat. Néhány alkalmazottja azonban normálisnak tartja, ha napi 20-30 e-mailt kap és válaszol.
A fent említett felmérés készítői azon a véleményen vannak, hogy valaki több mint 100 e-mailt kap naponta, "Határozottan meghaladja az elfogadható határt". Egyetlen vezetői munka sem teszi szükségessé, hogy naponta több mint 100 tényről tájékozódjanak. Ha ezt nem hiszed, akkor valamit rosszul csinálsz.
1. Ha valóban tenni akar a napi e-mail kvóta minimalizálása érdekében, ellenőrizze, hogy hány levelezőlistán szerepel. Hagyja magát kitörölni mindazokban, amelyekre sürgősen nincs szüksége. Például, ha egy kolléga kérés nélkül felvesz egy levelezőlistára, beszéljen vele erről.
2. Használja a funkciót "Automatikus törlés" - például. B. meghatározott személyektől származó e-mailekhez vagy meghatározott kulcsszavakhoz. Az e-mail kliens programozható úgy, hogy a bejövő üzeneteket azonnal törli, vagy egy adott mappába kerül.
3. Még azok a hírlevelek is, amelyeket érdemes elolvasni, általában rossz időben érkeznek - a legjobb, ha az információkat egy adott mappába helyezi, és amikor csak van rá ideje, elolvassa. Le kell iratkoznia azokról a hírlevelekről, amelyeket csak archivál, de soha nem néz meg.
4. Egyes vállalatoknál a beérkezési és olvasási visszaigazolások a teljes e-mail mennyiség 30 százalékát teszik ki. Megszabadulni ezektől az eszközöktől, nem igazán megbízhatóak, és bosszantják a legtöbb címzettet.
5. Még mindig kap spam-et? Ezután értesítse informatikai osztályát - régóta lehet spam nélkül dolgozni.
6. Tartsa szemmel az alapvető feladatait, ez különösen fontos a vezetői pozíciókban. Ellenőrizze az e-mail postafiókját - az üzenetek legfeljebb 40 százaléka kapcsolódik az Ön alapvető feladataihoz.
7. A CC funkció valódi teherként válhat. Ha Ön a menedzser, akkor megkérheti alkalmazottait, hogy ne minden alkalommal tegyék őket CC-be, mert nem tudja elolvasni a sok példányt. Ha maga használja a CC funkciót, ne feledje, hogy egyetlen e-mailnek sem lehet kettőnél több címzettje.
Egy másik szempont a vállalat hierarchiája: Míg az alkalmazottaknak sok időt kellett eltölteniük az információk előkészítésével a feletteseik számára, a CC másolat mára nulla erőfeszítést jelent a munkavállaló számára, de sokat a főnök számára. Ráadásul nem mindenki tartja automatikusan az e-mail tartalmának másolatát a fejében. Ez kissé egyszerűnek hangzik, de sok vállalatnál elvárják, hogy minden példány elolvasásra és megértésre kerüljön - ne feltételezzük, hogy sem kollégái, sem főnöke.
De ez még nem minden: Szinte minden CC e-mail új e-maileket generál, mert a címzettek újra írnak a CC címzettjének. A probléma megoldásának egyetlen módja az, ha tisztában van azzal, hogyan szeretne tájékoztatást kapni. Ha azt kéri, hogy kíméljen a CC másolatoktól, ez nem azt jelenti, hogy el akarja hagyni az információkat. Ezt csak akkor teheti meg, ha létrehoz egy jelentési rendszert, igényli az információk jegyzetekkel ellátott másolatait és demotiválja a külső CC-kiépítőket azáltal, hogy a felelős alkalmazottakhoz irányítja őket.
8. Alapvető feladataik mellett a vezetői pozícióban lévő alkalmazottaknak olyan dolgokat is meg kell tenniük, amelyek illeszkednek a szükséges rossz kifejezéshez. Közülük sokan elektronikusan érkeznek. Valószínűleg nem kerülheti el ezt teljesen, de csökkentheti. Különbséget tesz a szükséges rossz e-mailek és az időpazarlás között. Meg fog lepődni, hogy mekkora a részarányuk.
9. Néhány alkalmazott szokása, hogy a vezetőket e-mail segítségével vonzza a mindennapi üzleti életbe. Ez annak a jele lehet, hogy túlterheltek, hiányzik a fontos információ, vagy meg akarja védeni magát. Oldja meg ezeket a problémákat, és garantáltan kevesebb tucat e-mailt kap.
Minimalizálja az e-mailek megszakadását
Vissza az Apex teljesítményfelméréshez: 300 válaszadóból körülbelül 70 százalék kap naponta legalább 21 e-mailt. Több mint 50 százaléka naponta legalább tizenegy alkalommal ellenőrzi a postaládáját, és minden harmadik után minden harmadik ellenőrzi a postaládáját. A 21 e-mail nem sok a napi 100-300 üzenethez képest, amelyet minden harmadik legjobb döntéshozó kap. De még 21 e-mail esetén is jelentős az időigény - elvégre 21 alkalommal hagyja hátra munkáját. A válaszadók kétharmada azt mondta, hogy 20 percenként megszakítják őket.
Ezek az állandó szünetek hatalmas hatással vannak a munkavállalók termelékenységére - derül ki a Microsoft felméréséből. Itt határozták meg, hogy az alkalmazottaknak mennyi időre van szükségük, mielőtt e-mailek, hívások vagy csevegőüzenetek után a tényleges munkájukra koncentrálhatnak. Átlagosan 15 percet vesz igénybe. Ez nem tartalmazza azt a tényt, hogy az alkalmazottak már küldtek e-mail választ, ha szükséges. A férfiak egy-négy óra elteltével válaszolnak egy üzleti e-mailre, a nők ezt általában egy órán belül megteszik.
Az állandó e-mail nemcsak zavaró, hanem stresszt is okoz. A Kaliforniai Egyetem és az amerikai hadsereg tudósai elzárták az alkalmazottakat az e-mail fiókoktól. Ezt követően a pulzusuk természetesebb volt, koncentráltabban és produktívabban dolgoztak.
A PC-n a termelékenység könnyen növelhető - például az új levelek értesítésének deaktiválásával vagy speciális eszközök, például a JediConcentrate segítségével.
Ne tegye magát e-mail fiókja rabszolgájának
Szívből: Te is minden nap kapsz egy csomó e-mailt, amelyekre a világnak nincs szüksége - és neked biztosan nem. A szerző és Anitra Eggler "digitális terapeuta" elmagyarázza a SPIEGEL ONLINE csatornán, hogyan működhet a digitális étrend. Azt állítja, hogy az e-mail ostobává, beteggé és szegénysé tesz. Ez a címe is az egyik könyvének, a másik neve: "A Facebook hülyévé, vakokká és sikertelenné tesz"
Megtudjuk, hogy a szerző rögzített váltási időket határoz meg az e-mail aláírásában, és következetesen figyelmen kívül hagyja az e-mail programjában található fogadás gombot. - Ezt már megszoktam. Mindig ezt szoktam csinálni, amikor nem tudtam, mit tegyek tovább ... "
Nagyon határozott véleménye van azokról az emberekről, akik folyamatosan a postaládájukba néznek, és így fogalmaz: „Őszintén szólva, azt hiszem, csak arra kattint, hogy lássa, van-e még egy e-mail, már kérdéses. Csak el kell képzelnie, hogy nézne ki hasonlatosan: Ha valaki 15 percenként elmegy a postaládába, vagy mindig a földszinten áll elfogni a postást, akkor csapdába kerül. Korábban egyetlen vállalat sem követelte volna meg az alkalmazottaktól, hogy reggel 7-től este 9-ig őrizzék a postaládát. "
Anitra Eggler azt is hangsúlyozza, hogy egy átlagembernek tizenkét orgazmusórája van 75 éves élettartama alatt, de nyolc hónapot tölt a kéretlen e-mailek törlésével. Végezte a matematikát: 12 évből másfél és két és fél „szörfözött” e-mailben, következésképpen négy évet nem élt a való világban. Ezt „tetves rekordnak” tekinti. És ez felveti a kérdést: "Mit kapok vissza abból az időből, amikor befektettem az e-mailekbe?"
Ma naponta kétszer olvassa el az e-mail üzeneteit - 10 és 16 órakor. Kritizálja azokat az embereket, akik mindig azonnali visszajelzésre számítanak, és akik öt perc múlva telefonálnak, hogy e-mailen válaszolhassanak. A sürgősségi orvoson kívül senkinek nem kötelessége állandóan rendelkezésre állni - mondja Anitra Eggler.
Tanácsot is ad a vállalatoknak, és néha furcsa gyakorlatokat talál ott - pl. Például az alkalmazottak 17 órakor írnak egy e-mailt, és csak 11 óráig engedik a programot elküldeni. A főnöknek azt kellene gondolnia, hogy ilyen sokáig dolgoznak. Összességében a hatékonyság csökkenését és a termelékenység csökkenését figyelte meg. Amit a tézisük mutat, hogy az e-mailek szegényekké és betegsé tesznek.
De miért teszik az e-mailek valójában hülyévé az embereket? Ezzel a kulcsszóval Anitra Eggler utal a koncentrációt károsító állandó megszakításokra is. Számítást végez, hogy tizenegy percenként zavarnak minket a munkahelyen - e-mailekből, mobiltelefonokból, kollégáktól. Állítólag az agykutatók azt tapasztalták, hogy agyunk rabja lesz.
Következtetés: Gondolkodás helyett csak új ingert keresünk, és rákattintunk a fogadás gombra.