73 perc nyert; Mediamoss blog
Az e-mailek eredményesek, időt takarítanak meg és megkönnyítik az életedet? Igen, ha az alkalmazottak megtanulják az elektronikus üzenetek kezelését. A valóság azonban sok vállalatnál más. Komoly tanulmányok azt mutatják, hogy az alkalmazottak naponta több mint egy órát veszítenek, mert felesleges üzeneteket kell feldolgozniuk. Találkozói jegyzőkönyvek, technikai folyamatok, címlisták, ügyféljegyzetek - nincsenek ötletek a kínos és többnyire felesleges információs eseményekről. Nem csak kérdéses, hogy ilyen hír ellopja-e az időnket. Sokkal fontosabb azonban az alibi hozzáállás, amelyet a küldő szeret társítani az ilyen típusú kommunikációhoz:
- Megadtam neked az információt. Egyáltalán nem olvassa az üzeneteimet? "
Bárkit, akit folyamatosan zavarnak az e-mailek, hasonló helyzetben van, mint egy állóképességi futóé, aki állandóan megszakad a ritmusában, mert meglazul a cipőfűzője. Vagy mint egy zongorista, akit többször elszakítanak a darabjától.
Az ember alkalmazkodik ezekhez a csapásokhoz. Az agy főként rövid távon működött már. A föld legintelligensebb lénye fejlesztette ki a számítógépet tárolásra. És most meg kellene javítania.
A számítógépes vállalatok régóta dolgoznak olyan programok fejlesztésén, amelyek lehetővé teszik az e-mail felhasználók számára, hogy ismét békésen dolgozzanak. Most éppen a billentyűzetén gépel? Telefonál? Tehát készen áll az e-mail fogadására? Az ilyen információk természetesen elektronikus úton is felhasználhatók. De melyik gép akarja eldönteni, hogy egy üzenet releváns-e a felhasználó számára, vagy sem?
A Stiftung Produktive Schweiz egy teljesen más megközelítést alkalmaz egy internetes számológéppel az e-mailek produktív kezeléséhez. A felhasználónak hét kérdésre kell válaszolnia az elektronikus üzenetek személyes kezelésével kapcsolatban. Ezután gyorsan kiszámítja, hogy mennyi munkaidőt veszít az e-mailes kommunikáció nem megfelelő használata miatt.
Példa: Bernhard Huber alkalmazott napi 90 percet tölt e-mailek írásával. Ugyanakkor olyan üzeneteket ír, amelyeket a címzettek nem mindig értenek jól. Becslése szerint a kapott e-mailek 60 százaléka releváns az üzleti élet számára. Szakembernek tartja magát az e-mail rendszer kezelésében. Minden nap 20 üzenetet küld külső és belső embereknek. Rendszeresen dolgozik 25 emberrel.
A program évente 268 órás termelékenységi lehetőséget számol ki Mr. Huber számára. Más szavakkal, ez azt jelenti, hogy minden nap 73 percet spórolhat meg munkaidejéből. Ehhez fejlesztenie kell felhasználói készségeit, és mindenekelőtt „jobb módszereket kell használnia az e-mailek kezelésére” - mondja az alapítvány.