A projekt elfogadásának megszervezése és végrehajtása - a projekt befejezése -
Küldje el a projekt eredményeit, és ellenőrizze őket
A projekt hivatalosan akkor fejeződik be, amikor átadja a projekt eredményeit a projekt tulajdonosának és a projekt felhasználóinak. Ezek ellenőrzik, hogy ezek az eredmények megfelelnek-e a projekt kezdetén megfogalmazott elvárásoknak és milyen mértékben.
Ezenkívül a projekt elfogadásának részeként azt is ellenőrzik és megvitatják, hogy az eredeti projektcélokat elérték-e. Ez befolyásolja a projekt eredményeinek minőségét, az erőfeszítéseket és a költségeket, valamint az ütemtervet.
Amit figyelembe vesznek, az a projekt eredményének típusától függ. A termék kifejlesztését követően a projekt elfogadása és a minőség-ellenőrzés részeként tesztelik. Ha a projektben megváltoztatták a folyamatokat, a nyújtott szolgáltatásokat vagy más, immateriális intézkedéseket hajtottak végre, akkor a projekt elején meghatározott célokat ellenőrizzük, hogy azok mennyiben valósultak meg. Ezt általában a cél elérésére vonatkozó mutatók alapján lehet meghatározni. Ha a projekt elején kidolgoztak egy specifikációt, akkor az ott felsorolt pontokat ellenőrizzük.
Kérje meg az ügyfelet, hogy erősítse meg a projekt elfogadását
Ha a várható projekt eredménye a kívánt minőségű, akkor azt az ügyfél elfogadja. Ha külső ügyfélről van szó, például ügyfélről, akkor a lényeg a szerződésben vállalt szolgáltatások és azok nyújtásának ellenőrzése, valamint annak megerősítése, hogy ezeket a kötelezettségeket teljesítették. Ebből a célból írásban kell rögzíteni:
- A projekt eredményeinek vagy a terméknek a minősége rendben van? Ha nem ez a helyzet, akkor átdolgozás, javítás vagy árcsökkentés kérhető. További erőfeszítések vannak a projektben.
- Megtartották a megbeszélt időpontokat? Ha nem ez a helyzet, szerződéses szankciók alkalmazhatók. Ez megterheli a projekt költségvetését.
- Betartották-e a projekt költségvetését? Ennek érdekében szerződésben megállapodtak a projekt eredményének áráról. Ha a projekt költségei meghaladják ezt az árat (a projekt költségvetését), ezt a vállalkozó viseli; kivéve: áremelkedési záradékokban vagy költségelszámolásban állapodtak meg.
Ezek a kritériumok akkor is ellenőrizhetők és dokumentálhatók, amikor a projektet egy belső ügyfél elfogadja. Legalábbis a célok elérését, a projekt eredményének minőségét, a projekt előrehaladását, a határidők betartását és a költségvetés betartását ellenőrzik és értékelik a projekt elfogadása keretében.