A tízpontos partiterv Hogyan szervezzek egy eseményt Élet témájú PULSE
Legyen szó rockpartiról, ballagási buliról vagy jótékonysági olvasmányról - ha sok látogatóval rendelkező nyilvános rendezvényt szeretne szervezni, akkor sokat kell előre megfontolnia. Megválaszoltuk a sikeres rendezvény tíz legfontosabb kérdését.
Feladó: Caroline von Eichhorn
Állapot: 2011.06.15 archívum
1. Hogyan kezdjem?
Minden kezdet nehéz. Vagy: A két legfontosabb kérdés, amelyet fel kell tennie az elején. Mikor és hol kell emelkednie a buzznak?
Mindenesetre kerülje az ütköző kinevezéseket. Az erős sörfesztivál ugyanazon a napon emelkedik fel, ahová az egész falu rohan? Vagy valaki csinál egy párt, amely hasonló a tiédhez? Fél évvel korábban kezdje el tervezni, és tartsa be az ütemtervet.
Másodszor: hol akarsz bulizni? Válasszon inkább túl kicsi, mint túl nagy helyet. Semmi sem rosszabb, mint egy ásító ürességgel rendelkező buli. A szoba négyzetméterenként körülbelül két emberrel van tele.
Természetesen egy távoli erdei kunyhó is klassz. Meg kell tudni azonban becsülni, hogy hány ember akarja megtenni a hosszabb utat. Van-e elegendő parkolóhely, vagy transzfert kell szerveznie? Még szabadtéren is bonyolultabb megfontolásokat kell tennie: Hol van a következő áramforrás? Milyen biztonsági óvintézkedéseket kell betartani? Vannak WC-k, vagy Dixie WC-ket kell raknom?
2. Mely hatóságokat kell tájékoztatnom?
Amint meghatározta az időt és a helyet, regisztrálnia kell pártját az önkormányzatnál.
Az állami büntető- és rendeletrendelet 19. cikke szerint ez kötelező a nyilvános rendezvényeknél. Legalább két hónappal korábban regisztrálnia kell, és nagykorúnak kell lennie.
Az egyes eseményekre különböző követelmények vonatkoznak, attól függően, hogy hány ember érkezik és mekkora a fesztivál. Minél szélesebb körű az eseménye, és minél jobban eltér a hely szokásos használatától, annál több követelménynek kell megfelelnie. Például, ha egy üres irodaházban szeretne 500 vendéggel koncertet tartani, ideértve a fény show-t, a tánc- és süteménybüfét, az önkormányzat vizsgálata bonyolultabb, mint egy klasszikus koncert a koncertteremben. Ne felejtsük el, hogy a regisztráció díjat számít fel. Minél bonyolultabb az alkalmazás, annál magasabb a díj. Mindenképpen kérjen tanácsot a helyi hatóságtól. A legjobb, amit tehetünk, hogy személyesen behatolok oda.
Ne riadjon vissza, ha a tisztek elkerekítik a szemüket az őrült ötletére. Minél szervezettebben közvetíti nekik az eseményét, annál kevesebb panaszuk van.
Ha az önkormányzat ellenőrzi az Ön kérelmét, más intézményeket is bevon, például a rendőrséget, a tűzoltókat, az építési osztályt vagy a környezetvédelmi osztályt. Most szembesíti Önt a követelményekkel: a zajvédelemtől a tűzvédelemig, a vészkijáratokig, a mentőszemélyzeten át az ifjúságvédelemig Önnek meg kell felelnie a Bajor Közgyűlés rendeletének törvényi követelményeinek. Nincs megkerülhető, ha biztonságos és legális eseményt szeretne tartani.
Ezen felül jön egy hatóság, amelyet a kezdők gyakran elfelejtenek: a közös jogkezelő társaság GEMA. Minden nyilvános eseményért a GEMA hatálya alá tartozó zenével kell fizetnie. Tehát: Regisztráljon előzetesen e-mailben vagy online űrlapon a www.gema.de címen.
Ha a GEMA olyan eseményt fedez fel, amelyet még nem regisztráltak, akkor a tényleges díj legalább kétszeresét kell fizetnie büntetésként. A tarifákat a GEMA weboldalán találja meg. A helyszín nagyságához és a belépés árához vannak kötve. Ha kétségei vannak, csengethet a GEMA kerületi irodájában. Tippeket adhatnak a költségek alacsony szinten tartására.
3. Mi a helyzet az ételekkel és italokkal?
Ha egy bárban vagy kávézóban ünnepel, ahol naponta ételeket szolgálnak fel, akkor nem kell regisztrálnia. A meleg ételekkel máshogy néz ki.
Amint meleg ételeket szeretne kínálni, be kell tartania az éttermekre és szállodákra vonatkozó előírásokat, amelyek a www.haccp.de oldalon találhatók. A szabályok a munkavállalói egészségügyi bizonyítványoktól a felkészülési területekig terjednek. Például a sárgarépát nem lehet fából készült asztalokra vágni, csak műanyag felületekre. Ha meleg ételt szeretne a szabadban kínálni, vegye fel a kapcsolatot egy forgácsfülke tulajdonosával vagy hasonlóval, aki standi díj ellenében el tudja adni az ételt.
A sört és a szódát legkönnyebben a helyi sörfőzdében kaphatja meg. Kérdezze meg, hogy a sörgyár mit tud nyújtani Önnek. Az adagolóktól kezdve a sörpadokon át a bögrékig általában sok olyan anyag van rajtuk a logóval, amelyet szívesen kölcsönadnak. A legtöbb pénzt koktélokkal lehet megkeresni, de képzett pultosokra is szükség van, és csak 18 éven felülieknek szolgálják fel őket. Sör és bor megengedett 16 éves korosztály számára. Ne felejtsük el, hogy alkoholmentes italokat is kell kínálniuk. A menü legolcsóbb italának alkoholmentesnek kell lennie.
4. Hogyan akadályozhatom meg a pénzügyi összeomlást?
Már az elején világossá kell tennie magának: Szeretne befektetni a pártjába, pénzt keresni vagy dolgozni a megtérülés érdekében?
Ha nullára szeretne jutni, végezzen egyszerű üzleti számítást: a kiadások megegyeznek a jövedelemmel. Egy buliban a legtöbb pénzt italokból szerzi. A belépési díjakat általában a díjakért és a bérleti díjakért adják. De az emberek úgyis inkább egy sörért fizetnének, mint egy bélyegért. Tehát ha alacsonyan tartja a belépési árakat, és drágítja a sört 50 centtel, akkor végül többet hoz belőle.
Ha nem maga szervezi meg a bárot, de például egy diszkó irányítja azt: Ne hagyja, hogy a tulajdonos letépje, hanem ragaszkodjon a forgalom egy részéhez. Fontos: Ne garantáljon minimális jövedelemmennyiséget senkinek, például külső beszállítóknak vagy a szórakozóhely üzemeltetőjének.
A legnagyobb pénzügyi veszély: Szervezőként magánvagyonával felel a balesetekért. Sok minden történhet: valaki megbotlott egy kábelen, vagy egy lámpa leesett a mennyezetről, és fejet ütött valakinek. Mindenesetre kössön szervezői felelősségbiztosítást, a magánember nem felelős érte. Van elegendő ajánlat, például rövid lejáratú szerződések egynapos rendezvényre, amely a látogatók számától függően 75 és 300 euró közé kerül. Ha barátaival szervez bulit, akkor felelősséggel tartozik, amint azt szerződésben előírta: együtt, egyedül vagy más konstellációkban. Ha egyikőtöknek sincs pénze, a szüleinek kell szolgálnia.
5. Hogyan érhetem el a megfelelő hangot?
Függetlenül attól, hogy regionális techno DJ vagy nemzetközileg ismert rockegyüttes vagy: Légy kedves az előadóiddal, mert ők rendezik a bulit.
Miután megbeszélt egy díjat, alá kell írnia egy olyan szerződést, amelyben minden szabályozott: A kulisszatitkokban történő étkezéstől kezdve a ruhatárban előírt sminktükörig, a szállodai szobáig. Meg kell egyeznie művészeivel abban is, hogy betegség esetén maguk gondoskodnak a pótlásáról.
A lehető legkorábban tisztázza együttesével vagy DJ-jével, hogy melyik felszerelésre van szüksége, vagy saját maga adja meg nekik. Sok DJ inkább saját hangzást hoz, beleértve a világítást is.
Ügyeljen a helyszíni körülményekre. Más üvegekre van szüksége egy üvegezett pavilonban, mint egy beton bunkerben. Hasonlítsa össze a különböző kölcsönzők árait, mert nagy különbségek vannak. A hitelezők is szívesen tárgyalnak velük. Talán egy kölcsönző cég ingyen elviszi a berendezéseket a helyszínre, ha inkább versenytársaival szemben.
6. Hogyan szerezhetek szponzorokat?
Egy jó buli gyakran a pénz miatt bukik el. De ez megszervezhető. Összeállítottunk néhány tippet az Ön számára, hogy mit vegyen figyelembe, kiket kérdezzen és hogyan működjenek a szerződéses tárgyalások.
Ténylegesen kereshet szponzorokat a partija minden területére: a helyszíntől az italokig, ételekhez, zenei rendszerekhez a nyomtatott anyagokig. Alig vannak pénzügyi viszonyítási alapok, mindez azonban tárgyalás kérdése. A pénz ritkán megy át az asztalon. A szponzorok inkább természetben járulnak hozzá.
A szabály: minél lokálisabb, annál jobb! Kérje meg a sarki boltot vagy a nagybátyja faipari cégét. Felajánlani egy transzparens felakasztását, szórólapok megjelenítését, vagy beszédben megemlíteni a vállalatot.
Ha olyan vállalatokat keres, amelyekkel referenciapontokat hozhat létre, azok különösen nyitottak. Például, amikor koktélpartit rendez, egyik vagy másik italgyártó ledobhat néhány palackot. A diák utazási irodák biztosan szeretnek hirdetni egy nyári fesztiválon a diákok számára.
Gondolkodjon el alaposan: mik az én trumpeim? Hogyan adhatom el a célcsoportot a potenciális szponzoroknak? Tervezzen egy szponzor mappát, amelyben a szponzor láthatja, mi van a partiján. Légy bátor és kreatív. A marketing osztályoknak is tovább kell adniuk anyagukat.
Vigyázzon a leszakadással. Amikor a vállalatok megérzik, hogy egy kezdő dolgozik, szeretnek kipróbálni görbe ügyleteket. Ne adja el túl olcsón a pártja értékét.
7. Ki állhat az utamba?
Minden verekedés elrontja a bulit. Nem szabad, hogy erre jusson. Ahogyan a szomszédokkal és a közrendi irodával szembeni harag sem teremt jó hangulatot. Tehát itt van néhány tipp, hogyan lesz sikeres rendezvény.
A legnagyobb pártgyilkosok azok a helyi lakosok, akik bosszankodnak a zaj miatt, és hívják a rendőrséget. Mindenesetre előzetesen kérdezze meg az önkormányzatot a helyszínről, és figyelmeztesse szomszédait.
Óvakodj a kis testvérektől is. A 16 éves kor alatti gyermekek nem kísérhetnek kíséret nélküli "táncot", a 16 és 17 évesek éjfélig. Elengedhetetlen, hogy a biztonsági szolgálat és a bár személyzete ellenőrizze az igazolványokat. Azonban soha ne végezze el saját maga a biztonsági szolgálatot, még akkor is, ha szeretné megtakarítani magának a költségeket. Hadd tegyék meg olyanok, akiknek van tapasztalata és nem akarnak ünnepelni. Egy biztonsági férfi/nő körülbelül tíz vagy tizenkét euróba kerül óránként.
Minél többen vesznek részt egy eseményben, annál fontosabb, hogy ne csak szóban állapodjanak meg a dolgok. Ahol a pénz szóba kerül, írásban kell megkötni a megállapodásokat, elegendőek az e-mailek.
Még ha szomorúnak is hangzik, a szervező számára: soha ne igyon veled. Tisztán kell tartania a fejét, és a dolgokat futtatni kell. A pénztárnál és a bárban dolgozó alkalmazottai sem szabadnak részegek.
8. A díszítéstől is függ
A klasszikus továbbra is a diszkógömb. De rendesen rendezik? Milyen alternatívák vannak és mibe kerül mindez?
A tematikus partin a díszítés természetesen elengedhetetlen. Ellenkező esetben alaposan át kell gondolnia a rá fordított időt és pénzt. A dekoráció drága, és csak akkor veszi észre, ha valóban sikeres és megfelelő. Tehát: minden vagy semmi.
A jó megvilágítás viszont elengedhetetlen. A minden pattanást ragyogó neoncsövek elrontják az egész bulit. Egy kis tompítás segít. Mivel az igazán bonyolult világítás sajnos nagyon drága, professzionális bérleti díjakkal csak 5000 eurót kap. Ha egy edzőtermet spotlámpákkal szeretne megvilágítani és saját maga megépíteni, akkor 400 euróért talál világítást. Mindazonáltal mindenképpen tanácsot kell kérnie egy világítástechnikai szakértőtől, mert amikor fény derül, sok szempontot figyelembe kell venni, a megfelelő aljzattól kezdve a biztonsági óvintézkedésekig.
A klasszikus diszkó hangulat elérésének legegyszerűbb módja a diszkógömb. Két oldalról kell világítani. Ehhez speciális mesterséges spotlámpákra van szükség egy kötegelt gerendával, amelyeket négy méterre egy nagy gömbhöz rögzít. A léggömbök olcsó, de hatékony dekoráció. Gyakran előfordulhat, hogy az italszállító szállítja a dekorációt is.
9. Hogyan tudom tájékoztatni a vendégeimet?
Nincs ünnep vendég nélkül. De kérjük, kerülje a túlzsúfolt bejárati területeket is. Itt megtudhatja, mely csatornák működnek a legjobban.
A legjobb reklámhordozó továbbra is a szájról szájra. Ezt azonban nehéz elterjeszteni egy olyan eseményen, amely először zajlik. Ezért létre kell hoznia egy figyelemfelkeltő eseményt.
Akár kézzel készített, akár fényes - a dizájnnal egyértelmű üzenetet kell közvetítenie, és meg kell szólítania a megfelelő célcsoportot. A szórólapok mellett a plakátok még nagyobb figyelmet keltenek. Ha van rajta igazán sikeres mű, az emberek szeretik felakasztani a szobájukba, ami újabb tartós hatást kölcsönöz az eseményednek. A poszterek és a szórólapok kinyomtatása után a mottó: keverje össze a dobot. Legalább három-négy héttel korábban kezdje el meghirdetni az eseményt.
A Facebook és más közösségi média portálok most már arra is felhasználhatók, hogy nagyszámú embert vonzzanak gyorsan és egyszerűen egy eseményre - ha valakinek hullámzik a hullám. A Tetszik és Elfogadás gombokkal nagyjából meg lehet becsülni, hogy hány embert érdekel az esemény. Ha az interneten nyilvánvalóvá válik, hogy túl sokan akarnak eljönni - készülj fel a felvételi megállóra.
10. Hogyan alakul ki a hangulat?
Minden a helyén van, megfelel-e a reklám, megtettek-e minden biztonsági óvintézkedést? Akkor is rosszul alakulhatnak a dolgok. Mert az idő még mindig kellemetlen lehet, ha például vihar közeledik. És most?
A mondás szerint? A DJ rendezi a bulit! Vagy a zenekar. Ha megfigyelte az összes előző pontot, semmi hivatalos nem állja a hangulat útját. Soha nem becsülhető meg száz százalékkal, hogy az esemény sikeres lesz-e vagy sem. Sok köze van a bélrendszeri ösztönnek ahhoz is, hogy a zene és a légkör megfelelő-e a közönségével. Ha ez nem sikerül, érdemes talán átgondolni az eseménymenedzser karrierjét.
. és ha úgyis rosszul megy?
Nincs pánik. Nem mindig sikerülhet minden. Bizonyításként: Szakmai szervezőktől kérdeztük, hogy a kezdők milyen hibákat követtek el - és mit tanultak tőlük:
"A 2002-es dél-koreai és japán labdarúgó-világbajnokság idején a Tollwood elég üres volt, nem gondoltuk, hogy az embereket ennyire érdekli majd. Most nyilvánosan megtekinthetjük - a sok multikulturális standdal rendelkező fesztivál háttere előtt. jól fogadják a látogatók. "
Karen Marscholik, a müncheni Tollwood Fesztivál szervezője
"Az időjárás a legnagyobb baleset, ami veled történhet egy fesztiválon. Világos, hogy nincs szükségem padlóra a kulisszák alatt álló sátramban, amikor süt a nap. De amikor esik az eső, a hangszerek a vízben vannak. A kulisszasátor padlója 80 euróba került volna, helyette sörasztal-készleteket használtunk. Tisztításuk sokkal drágább volt. "
Johannes Ries, a regensburgi campus fesztivál szervezője
"Egyszer majdnem elrontottuk a város támogatásával. Először elkéstünk, másodszor pedig nem volt számlánk a költségeinkről, mert sok mindent" alulműveltek "a barátok. Tehát: mindent meg kell erősíteni, még akkor is, ha megtették a legjobb haver. "
Dominic Wehren, a Chip Hits The Fans fesztivál szervezője Nürnberg közelében
"Különösen a fiatalok esetében a vállalatok és a vendéglősök gyakran gondolják azt, hogy velük együtt azt tehetnek, amit akarnak. Ez a perig terjed. Volt olyan esetünk, hogy egy élelmiszer-árus nem volt hajlandó fizetni a stand díját, mert esni kezdett . Egészen a dunn eljárásig mentünk. A srác csak azt gondolta, hogy kezdők, akik úgysem mertek semmit sem tenni. "
Johannes Ries, a Campusfest Regensburg szervezője
"Az első tengerparti bomba során példamutató biztonsági őröket állítottunk fel - de csak a bejáratoknál. Nem számítottunk rá, hogy az emberek átmásznak a kerítéseken. Legközelebb a fesztivál környékén osztottuk szét a biztonsági őröket."
Stefan Zeiller, a Wörth an der Isar-i Beachbomb Fesztivál szervezője