ALPS módszer Ezzel a módszerrel jobban strukturálja munkanapját - és még többet is tehet

Egy másik reggel, újabb halom feladat az íróasztalon. Csak kezdje És hogyan működik minden hatékonyan? Az ALPEN módszer segít a munkanap strukturálásában. Így működik.

meghatározás: Mi az ALPEN módszer?

Hegyeknek hangzik, de semmi köze hozzá: Az ALPEN módszer egy időgazdálkodási technika, amellyel megtervezheti a munkanapját és optimalizálja munkamódszerét. Az A-L-P-E-N betűk azt az egyes lépést jelentik, amelyekkel összeállítja a napi tervet:

A.feladatok leírása
L.becslés hossza
Tervezz puffer időben
E.döntéseket hozni
utolsó vizsgálat

Hogyan használhatják a vállalkozók az ALPEN módszert?

Lothar Seiwert, az időgazdálkodás szakértője és a módszer feltalálója azt javasolja, hogy készítsenek tervet az előző nap következő munkanapra, nem sokkal a nap vége előtt. "Mindaddig tart, amíg a fogmosás, talán öt perc" - mondja Seiwert. Ő maga naponta használja az ALPEN módszert.

Seiwert azt tanácsolja, hogy ne dolgozzon ki egy napi menetrendet a munka kezdetén, mert a reggel első hívások, e-mailek vagy alkalmazottak akadályozhatják - és a tervezés összezavarodik.

A napi ütemezés hol és hogyan írja le, rajtad múlik - legyen szó laza jegyzetgyűjteményről, analóg vagy digitális naptárról. A legfontosabb az, hogy jegyzetelje, mikor akarja megoldani a feladatokat, és mennyi időt hagy rá.

Így működnek az ALPEN módszer egyes lépései:

A - Írja le a feladatokat, tevékenységeket és találkozókat

Írja le mindazt, amit másnap meg kell tennie: megbeszéléseket tartani, előadásokat előkészíteni, fontos telefonhívásokat kezdeményezni vagy vacsorázni üzleti partnerekkel. Azok a feladatok is szerepelnek a tennivalók listáján, amelyeket előző nap nem tudtál teljesíteni.

L - becsülje meg a feladatok hosszát

Minden feladat után írja le, mennyi időt tervez végrehajtani. "Ez nem lehet egy percnyi tervezés" - mondja Seiwert. "De gyakran jelentősen alábecsüljük, hogy mennyi időbe telik valami, és ez időbeli stressznek kitesz minket."

A saját időbeosztása biztosítja, hogy koncentráltabban dolgozzon, és hogy ne legyen könnyen elvonva a figyelmét - elvégre szeretné betartani a személyes határidejét.

P - pufferidő

Néha végül az eredetileg tervezettnél hosszabb feladattal foglalja el magát. Kávézás közben beszélget egy alkalmazottal, vagy egy sürgős telefonhívás eldobja a nyomot. A napi terv elkészítésekor ezért engedje meg, hogy bőkezűen lazítson. Seiwert azt javasolja, hogy csak munkanapjának körülbelül 50-60 százalékát tervezze meg feladatokkal és megbeszélésekkel. A fennmaradó idő olyan előre nem látható eseményekre és feladatokra van fenntartva, amelyeken a tervezettnél tovább dolgozik.

A napi 40-50 százalékos pufferidőt újra fel kell osztani, tanácsolja Seiwert: az idő felét szigorúan szakmai dolgokra, például hívásokra és nem tervezett találkozókra, másik felét társadalmi tevékenységekre, például kávészünetekre, beszélgetésekre az alkalmazottakkal vagy néhány percet csak magát.

E - döntéseket hozni

"Hajlamosak vagyunk túl sok feladatot egy napba csomagolni" - mondja az időgazdálkodás szakértője. Ezért prioritásokat kell meghatároznia, és fontolóra kell vennie: Mely feladatok különösen fontosak? Mit tehetek holnapután vagy a jövő héten? Mely feladatokat delegálhatom az alkalmazottaknak? Amit ma nem tudsz megtenni, tedd át egy másik napra.

Ha nehezen tudja meghatározni a prioritásokat, akkor más időgazdálkodási technikák segíthetnek: például az ABC elemzés vagy az Eisenhower elv, amellyel fontosság és sürgősség szerint rendezi a feladatokat. Vagy a Pareto elv, amely segíti a hatékonyabb munkát.

N - utóellenőrzés

A feladatok elhalasztása nem hagyhatja őket hetekkel később feldolgozatlanul. Seiwert: "Ha folyamatosan tolok valamit, valami nem stimmel a prioritásokkal."

Ezért minden nap ellenőrizze, hogy az előző napról átadott feladatok naprakészek-e - vagy törölheti-e a feladatot.

Az ALPEN módszer előnyei és hátrányai

A napi terv áttekintést nyújt mindenről, ami jelenleg történik - és a nap végén tudni fogja, mit ért el. Azok, akik rendszeresen használják a módszert, jobban megérzik, mennyi ideig dolgoznak különböző feladatokon, és mi akadályozza őket abban, hogy dolgozzanak.

A kritikusok arra panaszkodnak, hogy az ALPEN módszer túl sok időt vesz igénybe. Ezeket hatékonyabban lehet felhasználni a feladatok közvetlen feldolgozásával. Seiwert viszont azt mondja: "Ehhez öt percre van szükséged, három edzéssel."

Seiwert szerint a módszer egyetlen hátránya az emberi tényező: „Le kell győznöm a gyengébb énemet. Vannak, akik nem akarják elkötelezni magukat, spontánok és rugalmasak maradni. De meg kell terveznünk a munkaidőnket, ugyanúgy, mint például autóutakat: Nem csak elhajtunk és észrevesszük a felét: baromság, rossz irány. Előzetesen megtervezünk egy útvonalat. "

Az ALPEN módszer határai

Az ALPEN módszerrel megtervezhet egy munkanapot, de nem az egész hetet vagy hónapot. "Egy nap még kezelhető" - mondja Seiwert. - Nehezebb megtervezni a hónapot, mert a dolgok folyamatosan előjönnek.

Annak érdekében, hogy egy kicsit belenézhessek a jövőbe strukturált módon, az időgazdálkodási szakértő azt javasolja, hogy készítsen egy listát a heti vagy havi tervezés és gondolkodás minden napjának prioritásairól: Milyen feladatot kell ma megoldanom?