Hogyan adhat visszajelzést az alkalmazottaknak
A visszacsatolás, amely a szervezet egyensúlyának fenntartásához szükséges egyik legfontosabb folyamat, a legközvetlenebb módja az indokolással ellátott vélemény közlésének a munkavállaló által végzett munka tulajdonságairól és hibáiról.
Az értékelési folyamattól eltérően a visszajelzéseket egy konkrét projekt eredményeként vagy rövid tevékenységi időn keresztül adják át. Annak biztosításához, hogy konstruktív, kiegyensúlyozott és hatékony visszajelzést adjon, használja ezt a cikket útmutatóként és további információkért mi a visszacsatolás, itt olvashat bővebben .
I. szakasz - munkavállalói elemzés
Míg az értékelési folyamat kollektív, és az elvégzésének időintervallumait hosszú időn belül előre bejelentjük, a visszacsatolás akkor történik, amikor a munkamódszer újrakalibrálására van szükség. Bár gyakran a HR osztálytól vagy a menedzsmenttől származik, kollégák is felajánlhatják. Ha el akarja kezdeni azokat a módszereket, amelyekkel valóban értékes alkalmazottak azonosíthatók, akkor tanfolyamokat is szervezhet az emberi erőforrások felügyelőjének .
Annak érdekében, hogy biztosan ne pazaroljon időt és energiát olyan visszajelzéssel, amelynek eredményei a végéig nem lesznek láthatók, helyesen kell viszonyulnia a megcélzott alkalmazotthoz. Csak annak pontos meghatározása után tudhatja meg pontosan, hogyan kell beavatkozni.
1. lépés. Milyen személyisége van
A vezetett vállalat terveitől és prioritásaitól függetlenül a növekedés csak akkor következik be, ha hangtónusát az alkalmazottak személyiségéhez igazítja. Hogyan jellemezné azt az alkalmazottat, akinek visszajelzést fog adni? Azok közé tartozik, akik fellángoltak vagy már vándoroltak azok táborába, akik lángoltak, és akiknek tevékenysége ezt teljes mértékben elárulja.?
Ha az alkalmazott hajlamos arra, hogy uralja vagy befolyásolja a kollégákat, akkor a visszajelzés leadása során körültekintően kell eljárnia a pozitív értékelések és azok között, amelyek megkérdőjelezhetik tekintélyét. A stabil, hosszú távú magatartást tanúsító régi alkalmazottak védekezően reagálnak a túl kemény kritikákra, és motiváltnak érzik magukat, ha minden fukarság nélkül értékelik lojalitásukat.
2. lépés: Hogyan reagál a feletteseivel és kollégáival való kapcsolatában?
Tekintettel arra, hogy megérkezett, a visszajelzés pillanatára készül, már nemcsak a munkavállaló nevét vagy beosztását tudja, hanem a viselkedésével kapcsolatos sajátosságokat is. Ezért meglehetősen könnyű képet alkotni arról, hogy a megbeszélés hogyan zajlik egy kiegyensúlyozott emberrel, impulzív személlyel vagy mással, akinek érzelme gyakran megnyilvánul.
Nem akarja túl ünnepélyes hangnemben kezdeni a beszélgetést, és falat tenni a beszélgetőtárs elé. A forgalmas légkör elégedetlenséghez vagy csalódottsághoz vezethet mindkét fél számára, a túl laza atmoszféra pedig hígíthatja üzenetét. A beszéd és a visszajelzés témáinak az alkalmazottak temperamentumához való hozzáigazításának módjával a kezdetektől fogva kezdheti a kívánt eredmény elérésének esélyét.
3. lépés: Tudja meg, mennyire fogékony a változásra
Már az is valósághűség azt mondani, hogy az emberek különböznek egymástól, de talán ez a kulcsa egy valóban működőképes szervezet sikerének: a sajátosságok megértésében és mindegyikük megoldásában. Azon alkalmazottnak, akit éppen megbeszélésre hívott, hogy visszajelzést adhasson neki, megvan a maga elvárásainak látóköre a vállalaton belüli evolúcióval és annak a különleges módjával, ahogyan megérti mindazt, ami körülötte történik.
Ha az átadni kívánt üzenet elsősorban a tevékenység egyszerűsítéséhez kapcsolódik, akkor annak összhangban kell állnia az alkalmazottal eddig tapasztalt tapasztalataival. Íme néhány kérdés, amelyet feltesz magának, mielőtt találkozik az alkalmazottjával:
- Mennyi mobilitást mutat azokban a folyamatokban, amelyekben részt vesz?
- Milyen gyorsan asszimilálja az új munkamódszereket?
- Hogyan alkalmazkodik a modern technológiai eszközökhöz?
- Hozzájárul a csapatok újrakonfigurálásához, amelyekben működik?
4. lépés: Hogyan reagáljunk a kihívásokra
Nem ritkán a projekt befejezése nemcsak a munkaköri leírásban felsorolt feladatok ismeretét jelenti. A csúcsidőszakok, amikor az ügyfelek és az üzleti partnerek tovább bonyolíthatják az eljárásokat, további erőforrásokat igényelnek az Ön alkalmazottjától.
A stresszel szembeni ellenállás, rekordidő alatt új megoldások megtalálásának képessége vagy a nehéz időkben való bátor döntések meghozatalának bátorsága különbséget tesz az egyszerű alkalmazott és a valódi emberi erőforrás között. Az új munkamódszerek vagy a nagyobb részlegbe történő beilleszkedés megvalósítása, amely a csapatban való munkavégzés maximális képességét igényli, további kihívások, amelyek felfedik a megérdemelt munkavállalókat. Ha az egyik alkalmazott nem alkalmazkodik a követelményekhez, akkor radikálisan megközelítheti a problémát, professzionális személyzet-toborzási szolgáltatások segítségével. .
II. Szakasz - a tényleges visszajelzés nyújtása
Minden eddiginél jobban függünk a kollégák közötti kommunikációtól és érzelmi kapcsolatoktól. Egy Harvard-tanulmány szerint ma 50% -kal több időt töltünk együttműködési tevékenységekkel, legyen szó találkozókról, képzésekről vagy heti tanulásokról.
Tehát, ha azt akarja, hogy a cég sikere valósággá váljon, szilárd idő- és erőforrásokat kell befektetnie, hogy időnként a fűbe szálljon a csapat pulzusa. Egy jól megalapozott visszajelzés elősegítheti munkatársainak szakmai fejlődését, míg a nem megfelelően fejlett elmélyíti dilemmáit és kimerültséget hoz.
1. lépés: Szemtől szemben vagy írás?
Az alkalmazottjának küldött visszajelzések előkészítése során figyelembe kell vennie mind a kapcsolat típusát, amelyet vele kíván kialakítani, mind azt a mértéket, amelyre a párbeszédet el akarja vinni. Ha támaszkodik arra a tényre, hogy az alkalmazott kritikát és megbecsülést egyaránt kap nyílt módon, könnyen lefoglalhatja a tárgyalót. Ha úgy gondolja, hogy beszélgetőpartnere félénk lenne, vagy túl sok bátorságot igényelne a visszajelzés után, akkor választhatja azt a lehetőséget, hogy részletes e-mailt küld neki minden olyan információval, amellyel kommunikálni szeretne.
Kezdje az üzenetet egy barátságos megjegyzéssel, majd említse meg alkalmazottja vállalathoz való hozzájárulásának fontosságát. Először adjon pozitív visszajelzést, majd tapintatosan irányítsa a vitát a negatívra, de a jeleket tanácsokká változtassa. Részletesen magyarázza el a negatív visszajelzéseket, és tisztázza az egyes kérdéseket külön-külön, szükség esetén példákkal is. Megoldásokat és módszereket kínál a dolgok javítására, és konkrétan meghatározza a munkavállaló passzivitásának következményeit. Végül mutassa meg hajlandóságát bármilyen kérdés elmagyarázására egy személyes beszélgetés során.
2. lépés Válassza ki a megfelelő időpontot
Még akkor is, ha az e-mailek repülnek, és a munkaterhelés egyik óráról a másikra halmozódik, az irodában töltött napok mozgalmasabbak lehetnek, mások pedig könnyebb pillanatokban gazdagabbak. A megbeszélés felállítása előtt érdemes ellenőrizni az alkalmazott elérhetőségét. Fennáll annak a veszélye, hogy egy komplex szolgáltatási feladat megoldásának közepétől kibontják, amelyhez minden munkanaphoz szükséges idő szükséges. Ezenkívül a nap első részében folytatott, friss erőkkel folytatott megbeszélést nagyobb fogékonysággal fogadják.
Végül, de nem utolsósorban fontos, hogy készen álljon visszajelzésre. A Harvard-tanulmányban részt vevő vezetők 44% -a elismerte, hogy a visszajelzés pillanata stresszt okoz számukra. Talán a forgalmas forgalom vagy a telefonon folytatott heves beszélgetés kellemetlenebbé tette reggelét. A felgyülemlett feszültségek - csak Ön által ismert okokból - eltérhetnek a laza vita alapelveitől. Ahelyett, hogy rohanna vitába kezdeni, inkább várjon néhány órát vagy akár néhány napot.
3. lépés: A visszajelzés "becsomagolása"
A legtöbb alkalmazott természetes tendenciát mutat arra, hogy a lehető legpozitívabb módon reagáljon a visszajelzésekre. Így úgy érzik, hogy szakmailag fejlődnek, és új ismereteket vagy egyre hatékonyabb munkamódszereket halmoznak fel egyik napról a másikra. Az úgynevezett konstruktív kritika helyett inkább a dicséretet ajánlja fel, de építő célokra is, és csak a munkavállaló bizonyos sikereivel közvetlen kapcsolatban.
Ne gondolja, hogy ez a megközelítés kevésbé méltóságteljes, mint az alkalmazottai elvárható szigorú hozzáállása. Bár egyes vezetők úgy vélik, hogy a beosztottak dicsérete magában foglalja a túl sok elhatárolódás kockázatát is, a Gallup-tanulmány ellentmond ennek a nézetnek. A résztvevő alkalmazottak 67% -a nagyobb odaadást mutatott a szervezet felé, amelyben dolgozik, a vezető által nyíltan kifejezett elismerések eredményeként.
Kim Scott, a Google egyik korábbi vezérigazgatója és a Radical Candor: Légy rúgós főnök anélkül, hogy elveszítenéd az emberiségedet, szerzője úgy véli, hogy az alkalmazottak kritizálása nem a menedzser munkájának része, hanem kötelesség. A titok azonban abban rejlik, hogy a szakmai magatartásra összpontosítunk, és nem magára az emberre. Ez a tanács paradoxnak tűnhet az építő dicséret gondolata szempontjából. A szilárdság és a kikapcsolódás kombinációja azonban hitelesebbé teheti Önt egy olyan alkalmazott előtt, aki nem szívesen ad visszajelzést.
Fontos, hogy az azt kiváltó eseményeket követő első 24 órában kellemetlen beszélgetést folytassunk. Ellenkező esetben a reális visszajelzéshez szükséges fontos részletek elvesznek, és a visszajelzés címzettje szelektíven tudja használni az események saját verzióját. Ben Horowitz, egy híres üzletember és szerző véleménye szerint teljesen helytelen egy negatív visszajelzésből készült szendvicset leadni, két pozitív elismerés "szelete" közé helyezve. Ezenkívül kerülje a visszajelzést az alkalmazottnak a kollégái előtt, különösen, ha a megbeszélést főként tevékenységének kritikája fogja jellemezni.
Speciális hivatkozásokat használ a munkavállaló eredményeire és kudarcaira, az idő függvényében meghatározott koordináták alapján. Így a jövőben tájékozott, releváns és hasznos véleményt fog adni. Kérdezze meg beszélgetőtársát, ha minden világos, és kérje meg, hogy a végén készítsen összefoglalót a megbeszélésről, hogy ellenőrizze, fordított-e elegendő figyelmet az ötleteire.
Annak érdekében, hogy elárulja neki, hogy bízik a jövőbeni cselekedeteiben, hívja meg, hogy szabadon fejtse ki véleményét, ha más munkamódszereket lát. Végül, de nem utolsósorban köszönöm az alkalmazottnak a megadott időt, és biztosítsuk őt abban, hogy fordulhat Önhöz, ha továbbra is kétségei vannak.
III. Szakasz - visszajelzés
Annak érdekében, hogy a találkozó a jövőben meghozza gyümölcsét, jobb, ha nem támaszkodunk a visszajelzések egyszerű kézbesítésére. Annak ellenőrzése, hogy az alkalmazott hogyan értette ötleteit, növeli annak esélyét, hogy gyorsabban megvalósuljanak.
1. lépés. Mit értett az alkalmazott a visszajelzések alapján?
Amint megbeszélést folytat az alkalmazottal, miközben mindkettőjük információi és reakciói még frissek, kérje meg őket, hogy mondják el, hogyan kaptak mindent. Akár a munkavállaló reakciója e-mailben, akár egyszerűen egy későbbi megbeszélés során érkezik, fontos kideríteni, hogy mit gondolt a beszélgetésről, és milyen tervekkel kívánja fejleszteni vállalkozását. Ebből az alkalomból megmutathatja hajlandóságát arra, hogy segítse az alkalmazottat céljainak elérésében, vagy hogy meghatározza a legmegfelelőbb segítséget kollégái között.
2. lépés. Ellenőrizze a javaslatok végrehajtását
Abból kiindulva, hogy az Ön és alkalmazottja közötti kapcsolatot kölcsönös bizalom jellemzi, a visszajelzés után azonnal áttérhet a munkavállaló tevékenységének legreálisabb értékelésére. A vele megbeszélt célok és elvárások listáját rendszeresen szembe kell nézni a munkavégzés módjával és a munkavállaló hierarchikus feletteseinek beszámolóival.
A valósághűbb kép érdekében használhatja a 360 fokos vagy több forrásból álló értékelési folyamatot, amely az egyik legelterjedtebb és legátfogóbb módszer, amellyel a munkáltató visszajelzést kaphat az alkalmazottról. Ezt megteheti Ön, kollégái vagy ügyfelei, sőt a vezetőség kérésére az alkalmazott is. Az anonimitás jellemzi ezt a módszert meglehetősen ellentmondásos, de néhány vélemény ellenére sem tekinthető kémkedésnek.
3. lépés. Készüljön fel a következő visszajelzésre
Helyesen és professzionálisan megfogalmazva a visszajelzés akkor tekinthető sikeresnek, amikor eléri a célját.
Ha ez az alkalmazottak viselkedésének javításához vagy megváltoztatásához, valamint a hatékonyság növeléséhez és a kommunikáció javításához vezet, biztos lehet benne, hogy helyesen járt el. Követi a munkavállaló fejlődését, és a következő visszajelzéseket hozza létre egy meghatározott időpontban, vagy a munkavállalóval közösen létrehozott teljesítménymutatók teljesítése vagy sikertelensége után.
A kiegyensúlyozott visszajelzés biztosítása még a sokéves tapasztalattal rendelkező vezetők számára is fontos kihívás lehet. Az emberi természet hajlamos befolyásolni az üzenet objektivitását, és az időhiány egyáltalán nem segít a beszéd előkészítésében. Bármilyen súlyos is ez, az alkalmazottak tevékenységének változásai nem sokáig várnak magára.
Legyen naprakész az üzleti és a HR legfrissebb híreivel!
Ha vállalkozó, menedzser vagy HR-szakember, akkor nem szabad kihagynia a leghasznosabb információkat a produktív és elégedett csapat növekedéséhez.!