Hogyan lehet egyértelműen és pontosan kommunikálni e-mailben, a hatékonyság növelése érdekében
A szerzőről
Hé! Menedzsment és projektmenedzsment, amely bekapcsolja Önt ?
Én is ! Tehát jól kijövünk!:)
Az e-mailek küldése jó. Jobb, ha megfelelő okból elküldi őket a megfelelő személynek, a megfelelő időben, és elkerüli, hogy a címzett értelmezze az üzenetet.
E-mailek, mindannyian túl sokakat kapunk! Vannak érdekes alternatívák is, például a Microsoft Teams vagy a Slack. Ez arra készteti egyes szakértőket, hogy az e-mail halálra van ítélve.
20 éve mondják, és 20 éve folyik az e-mail.
Mivel könnyű e-mailt küldeni, rákattintunk az Új gombra, beírjuk a szövegünket, rákattintunk a Küldés gombra, és bumm! a címzett postaládájába érkezik.
Azt jósolom, hogy az e-maileknek még fényes napok várnak.
Igen, de tessék. Nem küldünk e-mailt bármikor, bármikor.
Íme 8 tipp, amellyel az e-mailjeimet jobban kezelhetném, és tudnám, mikor kell e-mailt küldeni.
Hogyan kommunikálhatunk hatékonyan e-maileken keresztül, 8 tippben ?
1) Egyszerű válasz esetén az élő kommunikáció könnyebb
Van kérdése, és egyszerű választ vár? Igen/Nem, Egyetértek/Nem értek egyet stb.
Kerülje el az e-mailt, mert az tucatnyi ember között elveszik a címzett postaládájában, és legjobb esetben 48 órán belül válaszol.
Nem jó határidő néhány szóra.
Ezekben az esetekben inkább használja a telefont, vagy forduljon közvetlenül kollégájához. Válaszidőben nyer.
2) Használja és éljen vissza az együttműködő üzenetküldéssel
Munkacsoport tagja vagy, és időt töltesz egymással e-mailek küldésével, megbeszélve, hogyan haladhatsz tovább a projekteden, vagy még jobb (rosszabb?) Küldhetjük egymásnak ugyanazon melléklet különböző verzióit ?
Végezzünk egy gyors kis számítást: 5 ember a munkacsoportban, tehát szisztematikusan 5 e-mail címzett.
Ha minden egyes személy 4 választ ír az eredeti e-mailre, akkor postaládánként 20 e-mailt dolgozunk fel. Ha ehhez hozzáadja az egyes e-mailek különböző verziójú csatolt fájljait, akkor sok kezelni kezdi.
Az együttműködésen alapuló üzenetküldés, például a Microsoft Teams (az Office365 csomagban található) vagy a Slack használata lehetővé teszi:
- Vitacsoport létrehozása a postaládájából való szabadulás érdekében
- Fájl megosztása a csoport minden tagja között anélkül, hogy ez szennyezné a postaládát és a levelezési kiszolgálókat
- Egyszerre több emberrel dolgozni ugyanazon a fájlon
Időt takaríthat meg, nem talál ?
3) Joga van leválasztani a vezetéket
Tényleg jó ötlet, hogy ezt az e-mailt 19 órakor elküldje a csapatának? Ha telefonján használják a munkahelyi hangpostát, és jó esély van rá, akkor nyomást éreznek arra, hogy válaszoljon rá. És ha nem, akkor másnap reggelig megterheli őket.
Sok menedzsert látok így tenni, mert napközben nincs idejük feldolgozni az e-maileket.
Ha ez a helyzet az Ön esetében, hadd tegyek fel egy kérdést: hogyan különbözik az e-mail este 7-kor este a csapatától egy másnap elvégzendő feladattal szemben, mint másnap reggel ?
A feladat nem fog csodálatos módon egyik napról a másikra megoldódni.
Ha este foglalkozik e-mailjeivel, írja meg válaszait, de tegye azokat piszkozatba. Küldje el nekik másnap reggel, és tartsa tiszteletben munkatársainak és kollégáinak a kapcsolattartás jogát.