Koncepció létrehozása Egy üres laptól a meggyőző koncepcióig -
A koncepciókat mindig minden vállalatnál megalkotják. Azok az alkalmazottak, akiknek állítólag először kell koncepciót írniuk vagy bemutatniuk, gyakran nem tudják, mit tegyenek érte és hogyan tovább a legjobban. Az alábbiakban elmagyarázzuk az egyes feladatokat és a fogalmak kidolgozásához és írásához szükséges hasznos eszközöket.
A cél: A koncepciónak érthetőnek és koherensnek kell lennie. Ily módon a döntéshozók felmérhetik, hogy az előnyök és lehetőségek felülmúlják-e a lehetséges kockázatokat, ha megvalósul. Koncepcióval elkészítik a jövő tervét, rögzítik a megoldásokat, kiemelik a lehetséges előnyöket és megjelölik a buktatókat. A koncepció kidolgozója sok kreatív szabadsággal rendelkezik - és ez a különös kihívás. Az ügyfél gyakran nem igazán tudja, mit akar. Vállalkozója, a koncepció kidolgozója ott ül és elgondolkodik azon, hogy hogyan tudja kielégíteni az ügyfelet.
A koncepciók előkészítik a projekteket
Koncepciók gyakran készülnek a projektek előkészítése során. A koncepció már fontos előkészítő munkát biztosít a jó projektmenedzsment érdekében. A koncepcióból levezethetők a fontos munkacsomagok, a megvalósítás egyes lépései, egy idő- és költségterv, és mindenekelőtt a releváns célcsoportok. A koncepció közvetlen kapcsolat a munkabontási struktúrával. Akkor arról van szó, hogy átdolgozzuk a koncepciótervet.
Egy jó koncepció vagy reális projektterv kialakulásához a következő feladatokat és munkalépéseket kell teljesíteni.
Határozza meg az ügyfél céljait
Minden koncepcióhoz tartozik egy ügyfél, aki többé-kevésbé pontosan elmagyarázza, miről van szó. Minél tisztázatlanabb a feladat, annál nehezebb egy jó koncepció kidolgozása. Ezért ennek az ellenkezője érvényes: A jó koncepció-előkészítés fél siker. Ennek előfeltétele, hogy a koncepció kidolgozója, mint vállalkozó, tisztázza az ügyfelével az összes lényeges pontot. Ez magában foglalja a feladat lehető legpontosabb leírását. Az ügyfél problémájának egyértelművé kell válnia. Különösen fontos: az ügyfélnek meg kell fogalmaznia céljait.
A fogalom céljait gyakran elhanyagolják a sorrend tisztázása érdekében. Ennek oka, hogy a kérdések miért vagy mit nem foglalkoznak. Egy jó koncepciófejlesztő részletesen megvizsgálja ezt a központi kérdést a sorrend tisztázásakor. Többet szeretne tudni ügyfele céljairól, érdekeiről és motívumairól, valamint a koncepció szempontjából fontos háttérről és keretfeltételekről. Ez magában foglalja a vállalat stratégiai céljait is.
Azt is tisztázni kell, hogy a koncepciónak milyen kiterjedtnek kell lennie, és milyen formában kell bemutatni a kész koncepciót: Részletes dokumentációként kell-e bemutatni a koncepciót? Szeretne egy menedzsment összefoglalót? A koncepció bemutatásra kerül? Ki van jelen a bemutatón?
Végül tisztázni kell más fontos keretfeltételeket: Mikor kell elkészülni a koncepciónak? Mi a rendelkezésre álló költségvetés? Mely egyéb segédeszközöket vagy kollégákat lehet bevonni?