Szükséges munkaeszközök Hogyan lehet hatékonyabban megszervezni ellátásukat SHD
1 Szükséges munkaeszközök: Hogyan lehet hatékonyabban megszervezni ellátásukat? SHD Szakszerviz Blog
2 Szükséges munkaeszközök: Hogyan lehet hatékonyabban megszervezni ellátásukat? Minden vállalatban felmerül a kérdés, hogyan lehet megszervezni a munkaeszközök ellátását (lásd a definíciót ezen a linken), hogy az alkalmazottak azonnal megkapják a szükséges munkaeszközöket, és a költségekért felelősök betartsák költségvetésüket. A mai munka világában a papír és a ceruza nem az egyetlen eszköz. A vállalati infrastruktúrába integrált elektronikus eszközök széles választékát használják az adminisztrációban vagy az informatikai szektorban. Ezeknek az eszközöknek be kell illeszkedniük a meglévő informatikai környezetbe a felhasználói helpdesk és a javítások terén végzett szervizelési erőfeszítéseik tekintetében az utólagos költségek korlátozása érdekében. Az információk titkosságára és integritására vonatkozó követelmények szintén szerepet játszanak. Ugyanez vonatkozik a vállalatok jelenlegi BYOD trendjére. Az informatikai iparban - de főleg a kézműiparban és a feldolgozóiparban - szükség van az egészségügyi veszélyek elkerülésére a munkaeszközök munkaeszközökön történő használatával, a meglévő követelményeknek megfelelően (többek között itt a jogi követelmények is). 2
3 A régi idők még mindig sok vállalatban uralkodnak. Sok olyan társaságban, amelyet ismerek, a munkaeszközök ellátása továbbra is úgy szervezett, mint azokban a napokban, amikor az irodában a munkaeszközök valóban tollat és papírt jelentettek. A nyitva tartással kapcsolatos központi kérdés szerszámokat, irodai felszereléseket és védőfelszereléseket (pl. Kesztyűt) ad ki az alkalmazottaknak aláírás ellen. Itt nyújthatja be az írásbeli kérelmet (ma többnyire mint) a nem upstream munkaeszközökre, mint pl egy új PC vagy egy targonca. Kicsivel később tájékoztatást kap a kért összeg behajtásáról vagy elutasításáról. A folyamat eszkalációjával kapcsolatban nincs rendszerszintű folyamatirányítás. A folyamat folyamatát az érintetteknek eseti alapon kell kérniük. 3
4 Mit csináltunk az SHD-n? Néhány évvel ezelőtt a munkavállalók számára biztosított munkaeszköz-ellátás jóváhagyásának részleges aspektusát elektronikus munkafolyamatként térképezték fel a BPM eszköz e-mailben a Metastorm cégtől (ma OpenText). Gyorsan kiderült, hogy az ebben a folyamatban részt vevő beszerzési, szolgáltatási és vagyonelszámolási szerepkörök is alig profitáltak a tiszta jóváhagyás feltérképezéséből a munkafolyamatban. Nagy szükség volt a koordinációra sok kézi tevékenységgel, valamint hosszú folyamatidőkkel, amíg a munkaeszközöket a címzett rendelkezésére bocsátották és a könyvelést nyilvántartásba vették. 4
5 Kihívások és kezdeti megközelítések A kihívás a meglévő munkafolyamat továbbfejlesztése volt, oly módon, hogy a folyamat következetes feltérképezése valósuljon meg. Ezenkívül jelentősen csökkenteni kell a sikeres jóváhagyástól a szükséglet címzettjének történő kiadásig tartó időtartamot. Hasznos volt, hogy már rendelkezünk tapasztalattal az adminisztratív folyamatok modellezésében és feltérképezésében. A következő folyamatszakaszokat kellett feltérképezni: A követelmények fogadójának intuitív és lekérdezés nélküli megfogalmazása * Ha szükséges, a tartalom jóváhagyása az informatikai osztály részéről a meghatározott szabványoknak megfelelően, az érték terjedelmétől függően, a felettesek általi differenciált jóváhagyás * A szállító, a szállítási idő és a vételár meghatározása Az áruk beszerzése maga szükséges Előzetes konfigurálás a szolgáltatásban a készletkészítés és -nyomtatás matricák rögzítése és aktiválása a befektetett eszközökben, a kimenet a címzettnek * már a régi WF-ben 5
6 A folyamatmodellezés során számos kihívást kellett elsajátítani: 1. Igénymegfogalmazás felhasználói felülete nagy használhatósággal 2. A követelményektől függően differenciált folyamatágak (hardver, hardver frissítés, szoftver, mobiltelefon szerződés stb.) Térkép 3. Cikkkészletek összekapcsolása (többszintű, szintenként) növekvő hatókör további adatforrások hozzáadásával) az SHD ERP rendszer raktárkezelő moduljával és külső szállítói cikk katalógusokkal (nálunk COP) összekapcsolva - Saját CRM rendszer, a követelmények megfogalmazása, jóváhagyása, beszerzése és konfigurálása, szállítás
7 A folyamatmodellezés során számos kihívást el kellett sajátítani: 5. Többszintű jóváhagyás (tartalmi szempontból, majd érték szerint lépcsőzetesen, a munkavállaló szerepétől függően) 6. A befektetett eszközök szempontjából releváns alapeszköz azonosítása és a sorozatszám rögzítése áruátvételkor 7. -Információ a folyamat URL-jével az adott folyamatlépésben betöltött szerep és az adott folyamatfeladat egyértelmű ábrázolása a -Body-ban 8. Az áruk átvételének nyugtázása minden folyamatszakaszban az egyedi SHD-MA szám alapján, a meglévő ERP rendszer személyi moduljához kapcsolva