Túl sok projekt van úton A projekt lemaradása elkerülhetetlen!
Ki ne ismerné a főnököt, aki mindent azonnal akar: „Ezt ASAP-ban kell megtenni.” Az ASAP természetesen a „lehető leghamarabb” kifejezésre utal, és azt kéri, hogy azonnal dobja el a tollat, és vigyázzon a témára a főnök éppen a feladókupac tetejére költözött.
Projekttalálkozó egy közepes méretű autóipari beszállító vezetésével: Ön ügyfélorientált és nem tartja várakozáson az ügyfeleket. Kezdjük tehát azonnal! Nincs garancia arra, hogy időben elkészül, de legalább nem vesztettünk időt azzal, hogy később kezdtük. Sajnos csak egy csapat dolgozhat azon a projekten, amely még öt-hét projekt befejezésénél tart. Szellemi beállítási idő mindenki számára: Naponta legalább egy további óra, a projekt koordinálása egyszerre történik, és mindenki azt akarja, hogy kiszolgálják. Ha öt-hét projektmenedzsert szolgál ki, nehéz lesz, és már nem lehet ellenőrizni. Mindennapi élet? Igen sajnos!
Hogyan fér össze ez az agilis és karcsú projektmenedzsmenttel?
E tapasztalat után feltettük magunknak a kérdést, hogy az ASAP-mentalitás milyen hatással van a zökkenőmentes projektmenedzsmentre? Mi történik, ha egy vállalat az összes projektet egyszerre hozza útra, prioritások nélkül és az időzítés figyelembevétele nélkül? Hogyan birkóznak meg a projektmenedzserek és a csapattagok azzal, hogy öt vagy több projekten dolgoznak egyszerre?
A központi kérdés: Hogyan kezelhetem a projektportfóliót úgy, hogy a projektek a lehető leghatékonyabban és összpontosítva, minimális átfutási idő alatt fejeződjenek be? Lehet-e alternatív megoldás az ALAP?
Érdekes válasz: a kikötőparancsnok kísérlete
Egy kikötőben 3 fekvőhely található, 3 kikötői munkásnak 3 napra van szüksége a hajó rakományának kirakásához. 3 hajó a rejtvényen várja a rakomány kirakodását. A régi kikötőparancsnok nagyon ügyfélorientáltnak számított, és mindhárom hajó egyszerre volt kikötve. Az összes hajó egyszerre történő kirakása 3 napot vett igénybe, így mindegyik hajó csak 3 nap után tudott újra elindulni.
Amikor az öreg kikötőparancsnok megérdemelt nyugdíjba vonult, egy fiatal kikötőparancsnok vette át a munkáját. Ismét 3 hajó állt az úttesten, de a fiatal kikötőparancsnok arra gondolt, hogyan tudná lerövidíteni legalább néhány hajó kikötési idejét, és hogyan kezelhetne több hajót a kikötőjében anélkül, hogy új kikötőket építenének.
A megoldás kézenfekvő: A fiatal kikötőparancsnok csak egy hajót hozott be a kikötőbe, és 3 dokkoló dolgozójával egy nap alatt kirakta a hajót, és nem minden hajót egyszerre 3 nap alatt, mint korábban. Ennek eredményeként az első hajó egy nap múlva indulhatott újra, a második hajó két nap után, és csak a harmadik hajó volt a kikötőben három napig. Összességében az összes hajó kikötési ideje most 6 és nem 9 nap volt, ami azt jelenti, hogy 30% -kal megnövelte fekhelyeinek kapacitását. Ráadásul kevesebb a stressze, mert most a kikötőben tartózkodó egyetlen hajó kezelésére tud koncentrálni.
Kerülje a torlódásokat a projekt folyamatában!
A kikötői főkísérlet világosan mutatja: Az összes projekt mielőbbi megkezdése nem vezet a legrövidebb átfutási időkhöz. A tétlen idők megakadályozzák a projekt mielőbbi befejezését. A projektvezetők és a csapattagok egyszerre sok projekten dolgoznak. Az intellektuális beállítási idők csökkentik a hatékonyságot, és elveszik az összpontosítás.
Számos autóipari vállalatnál látjuk, hogy a projektek azonnal elindulnak, amint a házon belül megrendelésre kerül sor. A szükséges kapacitásokat gyakran elvonják onnan, ahol a vállalat úgy véli, hogy mások nem irányítják: például az innovációs projekteknél. A vállalat gyengíti jövőbeni életképességét.
Ha egyszerre túl sok projekt van az úton, forgalmi dugókhoz vezet az első építkezésen. A csővezeték kiszárad, és csak erőteljes erőforrások felhasználásával lehet folytatni. Szinte mindig az ASAP mentalitásán múlik.
Hat világos gondolat arról, hogyan lehet hatékonyabban kezelni a projektportfóliókat:
1. A „lehető legkésőbb” sovány
A lehető legkevesebb projekt egy időben, a portfólió egyértelmű marad. A menedzsment által a portfólió ellenőrzésének erőfeszítéseit a lehető legkisebb szinten tartva, elkerülve az intellektuális beállítási időt, ugyanakkor a csapatok figyelmét a folyamatban lévő projektekre irányítva - mindez a lean elvek megvalósítását jelenti a projektmenedzsmentben. A sovány termelésből származó „egy darabos áramlás” elve a projektmenedzsmentbe is átvihető.
2. A projekt kockázata egy pillanat alatt
Természetesen a projekt legújabb lehetséges kezdetét csak a menedzsment és az ügyfelek hajthatják végre, ha meg van győződve arról, hogy a projekt a hátralévő idő alatt sikeresen befejeződik. A kockázat átláthatóságára, a kockázatok elkerülésére és a projektkockázatok nyílt kezelésére való összpontosítás elősegíti e bizalom megteremtését. Tapasztalt projektmenedzserek kontrollálják a projekt kockázatát puffer létrehozásával a költségekre és az időre, valamint a tartalék megoldások készenlétével a műszaki kockázatokra.
3. Az idődoboz növeli a tervezés biztonságát
Az idődoboz az agilis fejlődés alapelve. Azt mondja, hogy a projektfolyamat változója nem az idő, hanem a szolgáltatások nyújtása. Ez olyan, mint a vizsgán: Ha lejár az idő, akkor feladják. Néhány ember nehezen tudja elképzelni, hogy az idődoboz működni fog egy projektben, elvégre a félkész terméknek nincs értelme.
Az idődoboz továbbra is nagyon jól használható, mivel lehetővé teszi a projekt szoros nyomon követését. Minden időmérő után a csapatnak meg kell mutatnia, mit ért el. A szolgáltatások késedelme azonnal átlátható, és már korai szakaszban meg lehet tenni az ellenintézkedéseket.
4. Az idő szűkös erőforrás
Cyril N. Parkinson dióhéjban fogalmazott: "A munka olyan mértékben bővül, amennyi idő rendelkezésre áll." A projekttervnek ezt figyelembe kell vennie, ha a projekt átfutási ideje minimális. Az ebből eredő tervezési elv szűk időablakokat ír elő a munkacsomagok kitöltéséhez, vagyis az „idő” erőforrás hiányát. Annak érdekében, hogy továbbra is reagálni tudjon az előre nem látható eseményekre, rendelkezésre áll egy időpuffer, amelyet csak a projektmenedzser adhat ki apránként.
5. A rögzített csapatok meghatározzák saját prioritásaikat
Az önszervezett és önvezető csapatok maguk dönthetik el a legjobban, hogy milyen teljesítményt tudnak elérni, mely idő alatt. Tehát ideális egy ALAP megközelítéshez, amelyben a prioritások meghatározása kulcsfontosságú. Próbáljon ki egy olyan piacteret, ahol a csapatok felveszik azokat a projekteket, amelyek megfelelnek kompetenciáiknak, és amelyeket időben kezelni tudnak. Túl forradalmi? Vannak olyan vállalatok, amelyek már így is sikeresen dolgoznak.
6. Menedzserek: Engedj el!
Gyakran láttam: Az ASAP-mentalitás nagyobb zavart okoz a munkafolyamatban, mint segít a többprojekt-menedzsment prioritásainak rendezésében. Tehát miért nem bízunk projektcsoportjainkban abban, hogy maguk határozzák meg a projekt prioritásait és feladatsorát. Inkább a menedzser feladata a célok meghatározása, majd elfordulása. De ne hagyjon kétséget afelől, hogy a célokat következetesen lehet elérni.
A fellebbezést a vezetők kapják:
Bízzon csapatukban. Nem a megvalósítás típusa a meghatározó, hanem az eredmény elérése. Bátran engedje el. A „hogyan” -ot bízza csapataira. Menedzserként ügyeljen a "miért" és a "mi" ügyekre
Ne adjon teret az ASAP mentalitásának!
Ha őszintén megválaszolja a következő kérdéseket, akkor saját cégében az ASAP mentalitás nyomára lép:
- Megfelelően biztosítottak-e az új termék- és folyamat-technológiák a sorozatfejlesztés megkezdése előtt?
- Van-e kockázatértékelés és szükség esetén tartalék terv a bevált technológiákra?
- Szisztematikusan meghatározzák-e a termékre vonatkozó követelményeket?
- Szisztematikusan értékelik-e a technikai változásokat a projekt időszakában vagy a későbbi sorozatban?
- A projekt állapota mindig naprakész és a vezetőség számára ismert?
- A színpad-kapu folyamat lehetővé teszi a projekt hatékony és szoros ellenőrzését?
- A mérföldköveket következetesen és időben adják ki?
- Korán felismerik-e a projekt kockázatát, megteszik-e a kockázat minimalizálására vagy a projekt eltéréseinek esetére történő haladéktalan és szisztematikus intézkedéseket?
- Az erőforrások rendelkezésre állása és a csapatok munkaterhelése kritérium-e a portfólió projektjeinek hozzáadásához vagy elutasításához?
Egyre több vállalat próbál menekülni az ASAP mentalitás spiráljából. Felismerték, hogy minél bonyolultabbá válnak a projektek, hagyományos módszerekkel nem lehet elsajátítani őket.
A projektek mielőbbi megkezdése számos előnnyel jár. Ehhez azonban megbízható tervezésre, mindig átlátható projektállapotra, a projektkockázatok nyitott megközelítésére és a projektben részt vevők következetes fellépésére van szükség.