11 végső tipp a rendezvény tökéletes helyszínének kiválasztásához
A koherens koncepció és a jó mesemondás mellett egy tökéletes eseményre, amelyre a vendégek ideális esetben emlékeznek évekkel később is, az optimális helyszínre is szükség van. Az esemény helyszínének megválasztása gyakran meghatározza az esemény sikerét vagy kudarcát. Ezért érdemes időt szánnia, amikor a helyszínről dönt, és vegye figyelembe néhány fontos szempontot.
Összegyűjtöttünk 11 fontos szempontot a rendezvény tökéletes helyszínének kiválasztásához:
1. Az esemény helyszínének mérete
A helyszín méretét mindenképpen hozzá kell igazítani a résztvevők várható számához. Ha az esemény helye túl nagy, a rendezvény vendégei gyakran elveszettnek tűnnek. Ha viszont a helyszín túl kicsi a vendégek számához, akkor az egész esemény gyorsan szűknek tűnik, és a vendégek negatív képet tartanak a fejükben az eseményről. Ezért mindenekelőtt figyelembe kell venni a szükséges helyet.
2. A helyszín helye
Különösen fontos a helyszín elhelyezkedése is. Az adott eseménytől függően előfordulhat, hogy a vendégeknek autóval vagy tömegközlekedéssel kell utazniuk. A megfelelő parkolóhely rendelkezésre állása tehát kötelező. A résztvevők befogadása érdekében a parkolóhelyeknek a lehető legnagyobb mértékben ingyenesnek kell lenniük.
Ha a tömegközlekedési kapcsolat nem megfelelő, célszerű transzfert biztosítani a rendezvényhez legközelebbi vasútállomástól. Egy másik szolgáltatás a hosszabb utat megtevõ résztvevõk számára a megfelelõ éjszakai szállás keresése és azok rendelkezésre állása a rendezvény ideje alatt.
3. A helyszín infrastruktúrája
Az esemény helyszínének infrastruktúrája olyan szempontokat tartalmaz, mint a szabadtéri terület mérete és a rendelkezésre álló helyiségek száma. Ha szerkezeti változtatásokra van szükség a helyszínen - például felszereléshez -, ezt mindenképpen előzetesen tisztázni kell a helyszín üzemeltetőjével. Ellenkező esetben kellemetlen meglepetés érheti az eseményt, például amikor fel kell fedeznie egy felsorolt fal javítási költségeit.
A stadionok optimális infrastruktúrát kínálnak (Kép: Grohe AG)
Szükség esetén ellenőrizni kell, hogy a szoba mennyire sötétíthető. Például a képernyőn megjelenő vetítés, amely erős fényben jelenik meg, hosszú távon felhívja a résztvevők figyelmét a tesztre. Ellenkező esetben meg kell deríteni a megvilágítási lehetőségeket és a nappali fény jelenlétét is. Különösen hosszabb rendezvények esetén ajánlatos a sok ablakos rendezvény helyszínét választani, mivel a légkör gyakran kellemesebb és pihentetően hat a résztvevőkre.
Az esemény szerkezetétől és a színpadok, képernyők stb. Használatától függően. a terem különböző pozícióiból ellenőrizni kell az adott előadás kilátását. Különösen az oszlopok blokkolhatják a nézetet és negatív figyelmet vonzanak.
Ha nagy tárgyakat kell szállítani az eseményhez, meg kell tudni a rendezvény elérési útvonalainak hosszát és szélességét, a be- és kirakodási lehetőségeket, és ennek eredményeként meg kell tudni a helyiség magasságát.
Megfelelő számú vízvezetékrendszert is figyelembe kell venni, amelyek kívánatos módon érintetlen állapotban vannak.
Az egyik szempont, amelyet sajnos gyakran elhanyagolnak, az a helyszín akusztikája, és ennek részeként a valószínűleg magasabb decibelértékű eseményeken szükség van mikrofonrendszerre vagy hangszigetelésre. Ez a pont közvetlenül a következő tippünkhöz vezet:
4. Meglévő eseménytechnika az esemény helyszínén
A rendezvény típusától függően az optimális rendezvénytechnika nem csupán a jóakarat kérdése: Sok rendezvénynek magas a belépési ára, ezért a résztvevők felé kötelesség, hogy ne unják őket rossz minőségben. Ez a szempont egyébként nem csak az eseménytechnikát érinti (további információkért lásd a 8. pontot).
A FAMAB New Talent Award 2015 színpada (Kép: Sylvia Koch)
Tehát ellenőrizze az esemény helyszínének technikai felszerelését: Szükség esetén ide tartozik egy világítási rendszer, fénysugár, projektorok, tápcsatlakozások és egy hangrendszer, amely mikrofonokat vagy fejhallgatókat tartalmaz. Most már számtalan módon lehet bérelni felszerelést nem létező, de sürgősen szükséges berendezésekhez.
Manapság magától értetődő, hogy minden esemény résztvevője ingyenes - legjobb esetben is gyorsan - WLAN-t használjon.
5. A helyszín berendezése
A helyiségek berendezése gyakran nagyon eltérő. A legtöbb rendezvény helyszín alapfelszerelést kínál, és felárat számít fel a további bútorokért.
Mielőtt meglátogatna egy rendezvény helyszínét, tisztában kell lennie a szükséges bútorokkal: Ha az esemény konferencia, akkor elegendő számú asztal és szék szükséges, valamint mikrofonnal ellátott előadó, dobogó vagy esetleg Partíciók. A gálán vagy a termékbemutatón viszont értelmesebb, ha rövid szünetekre például magas asztalokat vagy kényelmes kanapékat vagy társalgó bútorokat biztosítanak.
Konferencia terem a Herrenhausen palotában
Mindenesetre tanácsos kényelmes ülést kínálni a vendégeknek, különösen hosszabb rendezvények, és főleg télen, ruhatárat, hogy vastag kabátokat lehessen levenni.
Annak érdekében, hogy megbecsülhessük, hány férőhelyre van szükség, kifinomult férőhely áll rendelkezésre Résztvevő menedzsment amellyel további hasznos információk nyerhetők a résztvevőktől a GDPR keretében.
6. Étkezés a helyszínen
Egyes helyszínek szerződést kötöttek bizonyos vendéglátókkal, vagy saját vendéglátást kínálnak. Ebben az esetben Ön korlátozottan választja meg az étkezést. Ezért győződjön meg arról, hogy a felajánlott vendéglátás megfelel-e a követelményeknek és az elképzeléseknek.
lemonpie rendezvényszervezés és vendéglátás
Rendelkezhet azonban külső vendéglátóval. Ebben az esetben ellenőrizni kell, hogy a vendéglátónak van-e elegendő hűtési lehetősége és helye alkotásainak tárolására. Ha a vendéglátó saját felszerelését hozza, akkor biztosítani kell, hogy a helyszín elektromos hálózata erre legyen kialakítva, és a meglévő eseménytechnikával együtt ne okozzon rövidzárlatot.
A rendezvény nagyságától függően mérlegelheti, hogy van-e értelme a vendéglátás felosztásának a helyszínen a hosszú sorok elkerülése érdekében - az éhes gyomor nem jó jel, és a rendezvény résztvevői minden bizonnyal negatívan emlékeznek rá.
>> Itt találhat ihletet a vendéglátáshoz és az aktuális étkezési trendekhez.
7. Személyzet a helyszínen
A megfelelő személyzet éppúgy elengedhetetlen egy rendezvényhez, mint a megfelelő vendéglátás. A barátságos és udvarias személyzet biztosítja, hogy a vendégek jól érezzék magukat, és kellemes légkört teremtsenek.
Mennyire ízlik a legfinomabb pisztráng, amikor egy rosszindulatú alkalmazott ártatlanul dobja a tányérra? Még egy részletes bemutató mappa sem sokkal értékesebb, ha gondatlanul rácsapják az esemény résztvevőinek asztalára. A személyzetet ezért megfelelő tájékoztatásban kell részesíteni a vendégekkel szembeni viselkedés szabályairól a bevetés előtt.
FR Catering, példa kommunikációs feladat végrehajtására a személyzeti szolgálatok számára, Adam és Eve tantárgy
Ezenkívül tisztában kell lennie azzal a területtel, amelyre személyzetre van szükség - például vendéglátás, információ, ruhatár, WC stb. - és arról, hogy mennyi személyzetre van szükség. A személyzet ruházata is könnyen igazítható az esemény témájához, és a helyszín díszítéséhez hasonlóan szórakoztató és jelentős hozzáadott értéket kínálhat.
Sok helyszínen saját munkatársak vannak, akiket rendezvényekre telepítenek. A zökkenőmentes szervezés érdekében tisztázni kell, hogy elegendő-e a létszám, mely területekre van szükség és ki felelős a személyzet megszervezéséért.
8. Az esemény minősége
Nem kell sokat mondani erről a kérdésről: a minőség minden eseménynél döntő tényező. Különösen, ha a rendezvényen való részvétel költségekhez kapcsolódik, a szervező köteles minden területen jó minőséget nyújtani. A rossz minőséget mindenképpen negatívan észlelik.
Délutáni összejövetel a Circus Circus külső teraszán, a Scalaria Eventresortban (Fotó: Jörg Küster)
Kétség esetén a rossz megjelenítést vagy az alacsonyabb szintű termékportfóliót teljesen törölni kell: A fizető vendégek megérdemlik.
9. Az esemény biztonsága
Az események biztonsági szempontja egyre fontosabbá válik, de még mindig gyakran alábecsülik, vagy nem tekintik fontosnak. A vendégek és a személyzet biztonságának azonban elsőbbséget kell élveznie: senkit nem szolgálnak sérüléssel és későbbi kártérítési igényekkel.
Az esemény az eps-től származó korlátokkal van rögzítve
A helyszínen meg kell tudni, hogy hol vannak a menekülési ajtók és útvonalak, a tűzoltó készülékek, a vészvilágítás és az elsősegély készlet.
A biztonság biztosítása érdekében be kell tartani a törvényben előírt biztonsági előírásokat. A menekülési ajtókat és a menekülési útvonalakat például nem szabad lezárni vagy elzárni, és megfelelő jelöléssel kell ellátni. A meglévő tűzoltó készülékeknek nem kellett volna lejárniuk, és elegendő számban rendelkezésre kell állniuk.
>> Az eseménybiztonság témakörében átfogó áttekintést talál a biztonsági koncepciókról, a résztvevők kezeléséről és a munkavédelemről szóló cikkekkel.
10. Helyszíni előírások
A rendezvény helyszínének bérlésénél - hogyan is lehetne ez másképp - számtalan előírást kell betartani, például a gyülekezési rendet. Államtól függően a rendelet pontosítja a helyszínek felépítését és üzemeltetését. Ezért előzetesen tisztázni kell a helyszín üzemeltetőjével, hogy szükséges-e és milyen mértékben megkötni a biztosítást.
Dohányzóhely az XPOST Kölnben
El kell magyaráznia a házirendet a tulajdonossal is. Ebben az összefüggésben az általános mennyiség és a dohányzási tilalom vagy egy külön dohányzási terület megléte szempontok különös figyelmet érdemelnek.
11. Helyszín kölcsönzése és a helyszín további költségei
Megtalálták a tökéletes helyszínt, a költségvetés megfelel, és a rendezvény elérhető! De hagyja abba: Mint egy lakás szokásos bérlésénél, a hely bérlésénél további költségeket is figyelembe kell venni. Az esemény előtt tisztázni kell a helyszín üzemeltetőjével, hogy a helyszín bérletébe beleszámítanak-e olyan további költségeket, mint az áram, a fűtés, a hulladék ártalmatlanítása és a végső takarítás, valamint a meglévő rendezvénytechnika. Ellenkező esetben pénzügyi meglepetések lehetnek az esemény után!
Ha az étkeztetést a helyszín üzemeltetője biztosítja, akkor az esemény előtt egyértelmű megállapodásokat kell kötni a méret és az ár tekintetében. Az italcsomag ugyanolyan fontos, mint annak eldöntése, hogy az étkezés apró falatok, büfé vagy egész háromfogásos menü.
Az esemény optimális helyszínének keresése gyakran hosszú és fáradságos, és számos szempontot figyelembe kell venni. Tippjeinknek támogatniuk kell a tökéletes rendezvény helyszínén.