25 bevált tipp a hatékony értekezletekhez és a jobb megbeszélésekhez - jobb találkozási kultúra és

Végtelen, nem hatékony értekezletek, megbeszélések és foglalkozások: Tanácsadói munkánk során újra és újra találkozunk olyan csapatokkal, akik eredménytelen, hosszadalmas és nem hatékony találkozókra panaszkodnak. Gyakran ezek „szavazási fordulók” vagy „vezetők találkozói” a vezetők között. Gyakran kérdezik tőlünk, mit lehet tenni a közgyűlési kultúra vagy a csapatértekezletek javítása érdekében. Itt található 13 egyszerű, de hatékony tipp arra vonatkozóan, hogyan lehet hatékonyabban megszervezni az értekezleteket, beszélgetéseket és munkameneteket - valamint az értekezlet szabályait világos grafikaként.

Szeretné hatékonyabbá tenni online találkozóit? Különleges tanfolyamunk van erre: Tegye hatékonyabbá az online találkozókat

Előzetesen szavazzon a napirendről

Ami ezúttal felmerül Napirend, mi nem? Ez az egyszerű kérdés óriási fontos tervezési lépés. Ha ezt előzetesen tisztázzák, és néha habozás nélkül a témákat prioritás szerint "tolják" a következő találkozóra, a résztvevők gyorsan átmennek fontos tanulási lépések:

• Rövid időnk van, szóval korlátoz a lényegre összpontosítunk.
• Kétszer előre meggondolom, hogy valóban az a témám fontos az - mert minden, ami nem igazán fontos, úgyis "tolódik".

Tippünk: előre határozzuk meg egyértelműen, hogy ki fogja koordinálni a napirendet. Győződjön meg róla

• a szükséges áttekintés
• a "engedély" a csoport
• és a szükséges hatóság

prioritásokatól függően kell a témákat a következő megbeszélésre tolnia.

Tiszta tantárgyi besorolás

Hogy mi van a napirenden, milyen mértékben, milyen céllal vitatják meg?

Ez korántsem egyértelmű minden napirendből. Itt van ez "I-E-D elv" nagyon bevált. Osztályozás Te a Találkozó témái ban ben

• ÉN. (Információ)
• E. (Döntés)
• D. (Vita)

Ez egy pillanat alatt egyértelművé teszi,

• melyik témában melyik hatálya
• és melyikkel cél

Ez fontos az egyértelmű "Időboksz„(Vagyis annak megtervezése, hogy mennyi idő áll rendelkezésre az egyes napirendi pontokhoz), és a résztvevők is tudják, milyen szándékkal a napirendi pontokat megbeszélik.

Ez mindenkinek ad orientáció - és segíti a moderálást is.

Korlátozott idő

Egy régi mondás így hangzik: "A dolgok mindig addig tartanak, amíg van rá idő". Emlékszel, hogyan fejezte be diplomamunkáját „egyik napról a másikra”, sikeresen elkészítette előadását, hajnalig feltörte a billentyűzetbe a 30 oldalas szemináriumi dolgozatát? Éppen.

Ez az élet minden területén megmutatkozik: a dolgok gyorsabban mennek, ha kevesebb idő jut rájuk. Ezt legkésőbb szülőként meg fogja tanulni.

Tippünk: A Időhiány mint erőforrás Fegyelmezi a gyakori beszélgetőket, és biztosítja a napirendi pontok gyors feldolgozását. Merj egyet radikális vágás: A legsikeresebb találkozók gyakran azok, amelyekre csak 30 perc rendelkezésre álltak!

Hosszú távú hatás: Ha a rövid foglalkozások idővel sikeresebbé válnak, a résztvevők bizalmat szereznek az új időfegyelem iránt, és szorosabb követési időpontokat terveznek. Legkésőbb akkor mindenki csatlakozik, és érdeke, hogy a dolgokat gyorsan elvégezze. Hogyan hozzunk létre egyet önerősítő hatás!

A munkaformátum megváltoztatása

Nem minden téma alkalmas a "frontális beállításokra". Különösen a "D.-Témák "(lásd fent - D.= Vita) hatékonyabban kell kezelni interaktív módszerekkel.

Tehát ha ezt a napirend bizonyos pontjain teszed meg Mindenki tudása és tapasztalata a döntéshozatalban tartalmazza ebben a részletes cikkben megtudhatja, hogy mely módszerek különösen alkalmasak erre.

Csak azt tárgyalják, ami valóban MINDENKIT érint.

Túl gyakran olyan dolgokat vitatnak meg, amelyek valójában nem minden résztvevőt foglalkoztatnak. A témák kiválasztásakor ügyeljen arra, hogy a napirendi pontok szerepeljenek igazán releváns mindenki számára vannak.

Tippünk: Ha a napirendi pontok mindegyike nem mindegyik meghívott számára releváns, akkor az ülés az lesz ketté osztva. Az első rész a mindenki számára fontos témákat tárgyalja. A második részben csak azok maradnak a teremben, akiknek valóban jelen kell lenniük.

Meglátja: ez óriási mértékben hozzájárul mindenki hatékonyságához és elégedettségéhez.

Törölje a napirend „Egyéb” pontját pótlás nélkül

A „másik” definíció szerint egy Zsákbamacska a nem tervezettek számára. Törölje ezt a TOP-ot pótlás nélkül, hogy a "Hátsó ajtó„Az egyének szigorú tervezése és időfegyelme aláásható.

Egyébként: Különösen vezetőként lehetősége van arra, hogy itt jót szerezzen Bálvány lenni!; =)

"Állandó" helyett "Találkozó"

A karthauseri szerzetesek már tudták: Jobban gondolkodik, ha sétál - és gyakran gyorsabban is! Lehet, hogy furcsán hangzik, de:

• A találkozó ideje drámai módon lerövidül, ha állva tartja az ülést - vagyis ülve "állva"! Gyakran vannak praktikus magasságú irodai konténerek vagy polcok, hogy el tudják tartani magukat és jegyzetelhessenek. Válassza ki a találkozó helyét a megfelelő bútoroknak megfelelően. Működik - tényleg!
• Egy másik örvendetes hatás, amely gyakran megfigyelhető: a megbeszélések gyakran állva zajlanak dinamikusabb és megvitassák az „álló” résztvevőket elkötelezettebb.
• Az állva felébreszt! Ez az „ébresztési effektus” a munkamenet tényleges idején túl működik. Mindent összevetve a vállalatok megteremtik az állást produktívabb!

18 éves tapasztalat minden iparágban!

Szoros mértékletesség

A triviálist túl sokáig vitatják meg, emberei hajlamosak elrugaszkodni a témától? Stringent segít itt Moderálás. A moderátor feladatai:

• Napirend ledolgoz
• döntéseket dokumentum
• Idő beosztás
• Győződjön meg róla, hogy mindenki alapvető Hozzászólások meghallgatásra kerülnek
• A A munkamenet szabályai tisztelet, gondolj nagyon
• Ha műhelyértekezletet tart: Vegyen részt a trükkös témákról folytatott megbeszélésekben és ismeretek folyamatában megfelelő módszerek támogatás.

Tippünk: Idővel megtérül, ha két vagy három csapattagot moderációs edzésre küldünk. Ez nemcsak az üléseken térül meg, hanem gyakran más területeken is, például a projekttervezés céljából.

Félreértések az értekezletek moderálásával kapcsolatban

Ebből az alkalomból ideje tisztázni néhány moderálási félreértést:

• A moderátoroknak nem kell mindig a legmagasabb rangú résztvevőknek lenniük. Épp ellenkezőleg: a vezetők nem mindig csinálják ezt a legjobban! A „normális” csapattagok is vállalhatják ezt a feladatot, és gyakran elképzelhetetlen tehetségük van.
• A moderátornak nem kell mindig azonosnak lennie: a moderátor szerepe megváltozhat a csapatban. Jó alkalom arra, hogy "tárgyaláson" átvegyük a vezetést!

A folyamat és az eredmények vizualizálása

Álljon sok irodában Flip chartok, Táblák és Táblák használaton kívül. Miért valójában?

• A napirend nagy formátumú vizualizációi biztosítják orientáció a folyamathoz és a mentális világossághoz
• Folyamatos dokumentáció A határozatok és megállapodások miatt a napirendi pontok jól érzik magukat az ülés során szisztematikusan átdolgozni - és jó eredményeket elérni a folyamat során!
• Pro tipp: A modern alkalmazások, például a "Camscanner", gyorsan olvashatóakat kínálnak, pillanatok alatt Fotónaplók, amelyet közvetlenül pdf formátumban lehet elküldeni/elmenteni.

Tartsa be a "GEMO" elvet

A "GEMO" jelentése:Good enem, move On? "(" Elég jó, kipipálhatjuk? ")

Megtudtam, hogy a BASF-nél: Van egy olyan találkozási kultúra, ahol bizonyos területeken nem a „legapróbb részletekig” beszélnek a dolgokról, hanem inkább elégedettnek kell lennem „a közös beszélgetés jó közbenső állapotával”. Ez segít szemmel tartani a megbeszéléseken a lényegeket, majd véglegesíteni a részleteket "a hivatalos hivatalos csatornán".

Ez a csoportban így működik: Valamikor, amikor egy értekezleti csoport hajlamos elveszni a részletekbe, és a vita során bekerült a "legutolsó differenciálás" fázisa, a csapat egyik tagja (vagy a moderátor) megkérdezi: "GEMO - ez elég jó, tudunk folytasd?„A csoport rövid ideig szünetet tart, és kíváncsi, vajon elhangzott-e már minden, ami fontos. Általában akkor van egy általános bólintás vagy egy utolsó kifogás, a lényeges eredményeket írásban rögzítik, majd rátérnek a következő témára.

• Időspórolás: A szűkös erőforrás-időt csak a lényegre fordítják
• GEMO elősegíti a reflexiót és a koncentrációt: Az idő múlásával ennek a szabálynak a visszatérő alkalmazása létrehozza a csoportban a „reflexiós folyamatot”, amely meta szinten folyamatosan a háttérben folyik magának a beszélgetésnek a menetéről: „Már a GEMO ponton vagyunk, vagy szükségünk van még egy kis időre ? "
• Kulturális változás: A csoport normává válik, hogy felelősséget vállalunk a közös időgazdálkodásért, és tiszteletben tartjuk a csoport összes tagjának "időbefektetését", és nem használjuk túl őket.

A „GEMO elv” is nevezhető "Pareto elv" szerint élt fontolja meg: az idő 20% -a gyakran a kívánt jövedelem 80% -át hozza. Ez gyakran elegendő az életképes eredmények rövid időn belüli eléréséhez.

Tippünk: Állítsa be a „GEMO elvét” fix értekezleti szabály és tedd, hogy a "Rutinos kérdés- A mértékletesség minden napirendi pontnál - jóval azelőtt, hogy a csoportos vita elveszne a végtelen részletekben.

Állítsa be a munkamenet szabályait

Kollégái és alkalmazottai hajlamosak megszakítani magukat, gépelni az okostelefonjukra, késni? A munkamenet szabályai segíthet az alkalmazottaik fegyelmezésében.

Tippünk: Futtassa az értekezlet szabályait "élő dokumentum- Egy nagy plakáton. Ez az egész foglalkozás alatt a szobában marad. Mindenki írhat róla valamit, vagy megjegyzést fűzhet a szabályokhoz - természetesen csak az ülések előtt vagy után. Az alapelv itt: A plakátra vonatkozó szabályokat mindaddig elfogadottnak tekintjük, amíg valaki írásban nem mond ellent nekik - vagy a szabályokat saját kezdeményezésükre fejlesztik tovább.!

• Mindig fellazul, amint valaki észreveszi, hogy ez ismét megváltozott
• Az értekezlet során bármikor hivatkozhat az értekezlet szabályaira - mert nagy formátumúak lógnak a szobában!
• A poszter kúszó változása biztosítja Kölcsönhatás és kikapcsolódás a résztvevők között (nagyon gyakran megfigyelhetők a foglalkozások előtt vagy után). És meghívják Önt, hogy időről időre vessen egy pillantást a meglévő szabályokra ("Időközben megváltozott valami?")

Pro tipp: akasszon fel tollakat a közelbe, hogy csapata mindig meghívottnak érezze magát az „élő poszter” megváltoztatására és fejlesztésére!

Vékonyítsa el a soros találkozókat

A találkozó dátumát "találkozók sorozataként" tárolja az Outlook? Ez drámai módon növeli az ásító unalom valószínűségét.

Tippünk: hívjon össze értekezleteket, amikor sürgősen szükség van rájuk. Az alkalmazottak meg fogják köszönni.

Időnként ellenőrizze a találkozó szükségességét

Nem ritka, hogy azt látjuk, hogy a rendes kinevezések sorozatát régen „jó okból” hívták össze. De a világ tovább fordul: Időközben előfordulhat, hogy az eredeti ok már nem létezik. Jelölje be Így időről időre megtudhatja, hogy a rendszeres találkozók még mindig hatékonyak-e, vagy a meghívottak "házimunkának" tekintik-e őket.

Ha igen: Próbáld ki Ellenőrizze egy ideig, hogy működik-e nélküle. Ha igen: Szabaduljon meg az időigényes munkamenet előtéttől, és adjon helyet nagyon fontos a naptáradban. És ha a munkamenet utólag nélkülözhetetlennek bizonyul, akkor Ön és csapata hamarosan észreveszi. Akkor nem volt hiba, ha ezt végül együtt találták meg.

12 további értekezleti szabály világos grafikában

Nemrég fedeztem fel ezt a csodálatos grafikát egy tárgyalóban, amely csodálatosan összefoglalja a 12 közös értekezleti szabályt. Hogyan lehetne javítani a csoporttalálkozókon, értekezleteken és beszélgetéseken:

---