Írjon és válaszoljon az üzleti e-mailekre

Önnek is nehéz válaszolni vagy e-mailt írni? Kezdetben a fiatal szakemberek számára különösen nehéz olyan formálisan helyes üzeneteket írni. Így válaszol helyesen az e-mailekre, és bizalommal írhat üzleti e-maileket.

Általános tippek az e-mailhez.

Nagy körültekintésre van szükség, különösen az online alkalmazások esetében, valamint a HR vezetőkkel vagy a potenciális munkaadókkal történő e-mailes kapcsolatfelvétel során. Üzleti e-mailek esetén szóba kerül az úgynevezett netikett, amelyet figyelembe kell venni az elektronikus információcserénél.

A "netikette" szó az internet és a jó viselkedés illemtana kifejezések kombinációja, és tartalmaz néhány szabályt, amelyeket be kell tartani az e-mailek írása és megválaszolása során, különösen a jelentkezési folyamatban és az üzleti e-mailekben.

A nem privát e-maileknek, például a leveleknek, értelmeseknek, helyeseknek és világos üzeneteket kell tartalmazniuk. Az aggályt világosan, tömören és rövid mondatokban kell megfogalmazni. Ez időt takarít meg a címzett számára, és megkönnyíti a megértést.

időzítés.

Ha lehetséges, az üzleti vagy hivatalos e-mailt 24 órán belül meg kell válaszolni. A hétvégék itt kivétel. Nyaralás esetén az irodán kívüli feljegyzésnek jeleznie kell, hogy a válasz késhet.

hiány.

Ha nem tud üzleti tevékenységet folytatni, akkor be kell állítania egy irodán kívüli értesítést, hogy a küldők tájékoztatást kapjanak arról, hogy türelmeseknek kell lenniük a válaszban. Példa nyaralási értesítésre:

Hölgyeim és Uraim,

Köszönöm az üzenetet.

[Dátum] -tól [dátum] -ig bezárólag sajnos nem vagyok az irodában, ezért nem tudok válaszolni az üzenetére. Az üzenetet nem továbbítottuk. Sürgős esetekben kérjük, vegye fel a kapcsolatot [név] kollégámmal, az [e-mail cím] címen.

Köszönöm a megértést.

Üdvözlettel

E-mail hossza.

Ha munkahelyén e-maileket kell írnia és megválaszolnia, fontos, hogy figyeljen az üzenet hosszára. Alapszabályként ne feledje, hogy az egész üzenetnek láthatónak kell lennie egy laptop képernyőjén anélkül, hogy az olvasónak lefelé kellene görgetnie.

Az e-maileket megfelelően strukturálja.

Az e-mail helyes felépítése:

értelmes tárgysor
udvarias formája a megszólításnak
rövid bevezető mondat
A fő rész bekezdésekre tagolva
barátságos utolsó mondat a búcsúzásra
Üdvözlet, nem rövidítve MfG!
A feladó utó- és vezetékneve

Üzleti e-mail esetén ezt követi egy másik aláírás valamint a társasági jogi információkat.

Mellékletek e-mailekben.

Természetesen e-maileket gyakran használnak erre, Dokumentumok előre. De vigyázz kötődés rajta:

Röviden olvassa el a szöveg függelékét és annak dokumentumát: Mellékelve egy Excel fájlban találja meg a kiadások listáját.
A mellékletet legfeljebb 2 MB és legfeljebb 5 MB méretűre teheti.
Nem küld túl sok dokumentumot vagy csak igazán értelmes dokumentumokat.
A vállalaton kívüli e-mailekhez olyan formátumokat használjon, mint PDF, JPG vagy ZIP, amelyeket mindenki megnyithat.

E-mail vagy személyes beszélgetés?

Különösen akkor, ha messzemenő vagy bonyolult kérdésekről van szó, mérlegelnie kell egy e-mail és egy személyes beszélgetés között. Gyakran hatékonyabb és gyorsabb a tényeket elmagyarázni a másiknak beszélgetés közben, mint írásban. Tehát mielőtt fél óráig küzdene, hogy leírja magyarázatait, majd öt üzenetet oda-vissza továbbmagyarázva felmerüljön a felmerülő kérdése, sokkal ésszerűbb egy pillanatra felvenni a telefont, vagy személyes találkozót szervezni. Ezután mindig írhat egy e-mailt, amelyben felveszi a legfontosabb pontokat.

Az alábbi ábra a kommunikációnkban elküldött e-mailek nagy hányadát mutatja be, amely megmutatja az évente elküldött e-mailek arányát (a spam kivételével!) Csak Németországban:

forrás: statista.de (2018): https://de.statista.com/statistik/daten/studie/392576/umfrage/nummer-der-versendeten-e-mails-in-deutschland-pro-jahr/

Ha nem biztos abban, hogy mit kell figyelembe vennie az egyes szakmai területeken, további információt itt talál: