Kompetensen javasolhat és megbeszélhet találkozókat - beleértve

A kinevezés a titkárok és asszisztensek egyik leggyakoribb rutinfeladata. A találkozók sikeres javaslata és megszervezése érdekében néhány lényeges szempontot figyelembe kell venni. A megfogalmazás a kinevezés alkalmától és sürgősségétől függ. A félreértések elkerülése érdekében a kommunikációnak is világosnak és egyértelműnek kell lennie.

Jelek a vállalati kultúráról: Modern? Hagyományos? Alkalmi és informális? Formális és méltóságteljes?
Kapcsolati jelek: barátságosság, tisztelet, segítőkészség, bizalom stb.
Munka stílusa: bonyolult? Rugalmas? Fáradságos? Szigorúan a szabályok szerint?

A mindennapos találkozókra utaló e-mailek művészete abban rejlik, hogy jó érzést nyújtanak a címzettnek, és egyúttal elérik azt a tényleges célt is, hogy gyors és világos választ kapjanak.

Ezt a 3 elemet fel kell tüntetni a kinevezési e-mailben

Alkalom vagy aggodalom
Kinevezési alternatívák
Cselekvésre

Az alternatív dátumok felsorolása a legegyszerűbb része a levelezésnek. A másik két fő elem igényesebb. Olvassa el itt a lényegeket.

Javasoljon időpontot e-mailben: Vannak ilyen alkalmak

A javasolt időpontok a találkozókról szólnak, amelyek nagyon eltérőek Célok lehet:

előadások
Ismerkedés a látogatásokkal
Tanács: konzultáció vagy szerviz időpont
Tárgyalás vagy szolgáltatás

A kinevezést javasló levélnek világosan meg kell határoznia az ülés célját vagy aggályait. Legtöbbször van értelme néhány (néhány) részletet is beilleszteni a levélbe:

Előadás tárgya
A tárgyalás célja
Ötletek a bevezető látogatás folyamatáról.

Ezekkel a sablonokkal gyorsan és hozzáértően rendezheti a találkozókat:

Szabadítsa meg a Minta sablonok "Találkozók megbeszélése és találkozó javaslata" letölthető PDF formátumban.
5 példa a találkozókra és javaslatokra.
Szöveges modulok az egyeztetésekhez és javaslatokhoz az ügyfelekkel, beszállítókkal és egy vásár látogatása után.

Fogalmazási példa az első találkozó javaslatára

Ha írásban szeretne időpontot egyeztetni, két lehetőség közül választhat.

Időpont megadása nélkül udvariasan kérjen időpontot

Melyik nap és dátum felelne meg a legjobban?
Adjon meg egy adott napot vagy dátumot?

Példa szöveges formátumban

Kedves Ms. Mustermann,

Néhány nappal ezelőtt ajánlatot tettünk Önnek a termékről. Küld.

Szívesen beszélgetünk Önnel a lehetséges szerződéses megállapodásokról. Szívesen egyeztetnénk Önnel.

Melyik nap és dátum felelne meg a legjobban?
Előnyben részesítsen egy adott napot vagy dátumot?

Üdvözlettel

Udvariasan kérjen időpontot egy időponttal

Lehetséges lenne Önnek 2020. október 28-án 9.30-kor?
Tervezhet-e 2020. október 28-án 9.30-kor?

Példa szöveges formátumban

Kedves Mr. Mustermann,

Néhány nappal ezelőtt ajánlatot tettünk Önnek a termékről. Küld.

Szívesen beszélgetünk Önnel a lehetséges szerződéses megállapodásokról. Szívesen egyeztetnénk Önnel.

Lehetséges lenne Önnek 2020. október 28-án 9.30-kor?
Tervezhet-e 2020. október 28-án 9.30-kor?

Üdvözlettel

Időpont-igénylés: a tipikus esetek

Az értékesítés bemutatása a vásár látogatása utáni folytatásként
Panasz a szállítóval
A projekttel kapcsolatos nyitott kérdések megvitatása
Újratárgyalás/feltételek újratárgyalása

Ilyen esetekben ügyelni kell. Az e-mail nem "álcázhatja magát" puszta javaslatnak egy dátumra, hanem igazat kell adnia a helyzetnek. Ez a tárgysorral kezdődik:

"Igazi" találkozó:Javasolt találkozók - találkozó Mr.
Követelés:Sürgős találkozót kértek (= valójában megrendelést).
Utánlátogatás:Szeretne időpontot egyeztetni? vagy: javaslat ismerkedési találkozóra

Az e-mailek szövegében röviden fel kell tüntetni a levél okát vagy a látogatás célját.

3 tipp javaslattételre és időpont egyeztetésre

A lehető leghamarabb be akarja állítani a dátumot. Ezért azt szeretné, ha a címzett gyorsan reagálna a javasolt találkozóra. Hogyan lehet ezt megtenni anélkül, hogy megbabonázná a címzettet?

Tegyen kristálytiszta kijelentést Szívesen. Mondja el egyenesen és egyértelműen, hogy mit szeretne a címzetttől: Kérjen időpont-javaslatot, vagy válasszon időpontot, kinevezés megerősítését stb.
- Kérem, mondja meg, melyik dátum felel meg Önnek.
Ha nagyon szorít az idő, udvariasan, de határozottan ossza meg a tiédet Határidő Val vel.
- Képes lenne holnap estig tudatni velem a kívánt találkozót?
A válasz elsőbbsége, ne tegye meg a kinevezési ígéretet. A megbeszélés megerősítése fontos, de sokkal fontosabb, hogy gyorsan be tudják állítani a megbeszélést. Ha a javasolt időpontok nem felelnek meg, a címzettnek ellenjavaslatokat kell tennie. Fontos, hogy azonnal reagáljon.
- Kérem, tudassa velem holnap estig, hogy megbeszélheti-e ezen találkozók egyikét. Ha nem, akkor várom alternatív kinevezési javaslatait. "

Időpont-javaslat megfogalmazása: Az űrlapra

Az, hogy felveszi-e a javasolt dátumokat a futó szövegbe, vagy felsorolja-e, ízlés kérdése. A legtöbb címzett számára kényelmesebb elolvasni az egyértelműen felsorolt kinevezési javaslatokat. Néha előfordul, hogy a szövegben szereplő információkat kihagyják.

Ha kettőnél több javasolt dátumot küld be, írja le egyértelmű listába és közvetlenül a becsült időtartam alá. Ezután az összes szükséges információ egy helyen van, és a címzett egy pillanat alatt elolvashatja.

Mert néha az ilyen e-maileket kinyomtatják és bemutatják a főnöknek, vagy külön e-mailbe továbbítják a főnök számára. Mindkét esetben praktikus, ha a főnök számára szükséges minden információ egyértelműen egy helyen található, és nem kell őket "kiválogatni" a szövegből.

Formázza a kinevezési javaslatot: minta

Nem úgy

Jobban így

Szeretnénk érdeklődni, hogy megadja-e nekünk a lehetőséget, hogy bemutassuk Önnek cégünket.

Szeretnénk bemutatkozni Önnek - cégünknek, erősségeinknek, szolgáltatásainknak.

A klasszikus „ezennel” tabu a kortárs levelezés számára. Mert ha nem "ezennel", mi más?

Okos és szokatlan alternatíva a szokásos monotonitáshoz.

Visszatérünk standunk látogatásához, és szeretnénk felajánlani egy bemutatót cégünkről otthonában.

Az anugai beszélgetés során az volt a benyomásunk, hogy szeretne többet megtudni rólunk és termékeinkről. Örömmel fordulunk hozzád és meggyőzünk termékeinkről és megbízhatóságunkról.

Nagyon közvetett és formális megközelítés. A címzettnek nehéz lesz megszólítani őket.

Ezt magabiztos és kortárs módon fogalmazzák meg. Merj közvetlen lenni.

Mr. Meier megkért, hogy egyeztessek veled.

Meier Peter megkért, hogy egyeztessek veled. Vagy: Peter Meier szeretne találkozni veled.

A „Herr” ahelyett, hogy a keresztnevet írta volna, távolinak tűnik, és szintén nem naprakész. A „megbízás” túlságosan úgy hangzik, mint a megrendelések fogadása.

Az a tény, hogy a keresztnevet említik, személyesebbé teszi a mondatot és „megkérdezi”, az asszisztens egyenlőbbé válik.

Javasolt dátumok angolul és más nyelveken

Ha más országokkal levelez, akkor itt is egyeztetni kell, legyen szó konferenciahívásról vagy egyeztetésről a helyszínen. Összefoglaltuk az Ön számára leggyakoribb nyelveket és fordításokat.

nyelv

fordítás

Proposition de date/proposition de rendez-vous

5 gyakori hiba az alternatív kinevezések során

A kinevezési alternatíváknak meg kell egyértelmű és félreérthetetlen közölni kell. Kerülje a következő buktatókat:

Elfelejtett egy találkozót - Hogyan kérhet időpontot

Az is lehetséges, hogy technikai hiba miatt eltűnnek a találkozók a digitális naptárakból.

A következőkben kétféleképpen mutatjuk be, hogy udvariasan kérjen időpontot, amelyet elfelejtett.

Hogyan kérhet meglévő találkozót

Kedves Mr. Mustermann,

technikai problémánk volt a társaságban. Sajnos már nem minden találkozót rögzítenek digitálisan.

Lenne szíves elküldeni nekünk a találkozót, mert megállapodtunk?

Nagyon szépen köszönjük

Üdvözlettel

Így fogalmazza meg, ha elfelejtette a találkozót

Kedves Mrs. Mustermann,

Szégyenemre elfelejtettem leírni a találkozót a telefonhívásunk után.

Olyan kedves lenne, hogy ezt e-mailben elküldené nekem?

Nagyon szépen köszönjük.

Üdvözlettel

Következtetés: A megbeszélés során koncentráljon a lényegre

Ha üzleti megbeszéléseket kell kötnie az alkalmazottak vagy a felettesek számára, akkor be kell tartania az ütemezés három fő elemét: Adja meg az alkalmat és a várható dátumot, szükség esetén ajánljon fel alternatív találkozókat, és ne felejtse el megkötni a felhívást cselekvésre ösztönzéssel. A jó terminálmenedzsment a vállalat zászlóshajója.

A digitális kommunikáció korában a találkozók és javaslatok gyorsan elvesznek. Koncentráljon az e-mail alapvető fontosságaira, és térjen rá a lényegre a "témával". Bár a kinevezések a titkár és asszisztens szokásos rutinfeladatai közé tartoznak, soha nem szabad elveszítenie egyéniségét. Az írás stílusát igazítsa a címzetthez való viszonyához.

Ez a cikk Claudia Marbach fogalmazási ötleteit tartalmazza.

GYIK: Hogyan lehet kompetensen és szakszerűen megszervezni a találkozókat

Mire kell figyelnem, amikor megbeszélem?

Időpont egyeztetéskor egyértelműen adja meg a találkozó helyét és idejét. Adja meg a pontos dátumot és a hét napját, valamint az időt. Bizonyos esetekben a kinevezés időtartama is releváns.

Melyik közeget válasszam időpont-egyeztetéshez?

Arra a kérdésre, hogy mikor kell e-mailt vagy levelet írni, nincs egyforma válasz. Amikor felveszi a kapcsolatot egy pályázóval, érdemes eldönteni, hogy milyen kommunikációs eszközön keresztül folytatták a kommunikációt. Ha azonban üzleti partnert hív meg a vásárra, akkor egy levél komolyabbnak tűnik.

Telefonon tudok időpontot egyeztetni?

Ha sürgős, érdemes telefonon időpontot egyeztetni.

Hogyan cselekedjek, ha minél előbb szeretnék időpontot egyeztetni?

Udvariasan, de határozottan közölje velük, hogy sürgeti az időt. Tisztázza magának, hogy tudnia kell, melyik dátum a megfelelő. Tisztázza, hogy fontos számodra a gyors válasz.

Hogyan kerülhetem el a hibákat a kinevezések során?

Adja hozzá a hét napját, amikor megemlíti a dátumot időpont egyeztetéskor. Gyorsabban észreveszi, ha például egy hónap alatt hibázik, vagy a levelező téved. A megbeszélés során elkövetett hibát gyorsabban fedezik fel „március 18-án, szerdán”, mintha csak március 18-ig egyeztetne időpontot. Március ”beszélni.