Mi a teendő, ha elveszik a számla?

A legjobb könyvelési osztályokban elveszhet egy számla. A számla eltűnésének oka lehet:

• A pénztárnál nem vett számlát (lásd még a pénztárkönyv vezetését is!)
• saját gyalázat
• saját gyerekeik elvettek egy nyugtát az íróasztaltól és áttolták az aprítógépen (velem már megtörtént)
• Számlát soha nem állítottak ki (lásd az Amazon példáját)
• a rendrakási őrületben elpusztult (velem is ez történt egyszer)
• Adóhivatal hanyag
• Az adóhivatal maga is elrontotta
• elveszett mozgáskor
• Tűz (legrosszabb eset)

Bizonyára több oka van, és biztosan lesznek saját kis anekdotáid, de a lényeg az, hogy ez mindig egy kérdéshez vezet:

Milyen következményekkel járhat a hiányzó számla a vállalkozóra nézve?

A következmény egyrészt az adóhivatal vizsgálata után, másrészt a saját érdekei alapján következik be. Mutatok néhány lehetőséget:

Problémák az adóhivataltól

1. Az üzleti költség levonása megtagadva, így profitja magasabb lesz a vártnál
2. Ebből a magasabb nyereségből a vártnál több jövedelemadót fizethet. (Amúgy mennyi adót fizet a nyereségéből?)
3. Az előzetesen felszámított adó levonását megtagadják, ezért több forgalmi adót kell fizetnie, mint amennyit tervezett vagy
4. A már visszatérített előzetesen felszámított adót az elveszett nyugta miatt vissza kell fizetni az adóhivatalnak.
5. Előfordulhat, hogy bírságot kell fizetnie formai hiányosságok vagy helytelen könyvelés miatt (ha gyakrabban fordul elő, hogy nem állnak rendelkezésre nyugták vagy számlák)

polgári jogi problémák

1. Számla nélkül nincs igazolás a vásárlásra, ezért garancia, csere vagy visszavonás nem lehetséges.
2. A jövőbeni értékesítés nehezebb lesz a fizetés igazolása nélkül, mivel a vásárlók gyakran szeretnék látni eredeti vagy vásárlási igazolást (az ellopott áruk kizárása érdekében).
3. Pontos leírás, cikkszám vagy márka hiányzik az átrendezés vagy a javítás során.

Mikor tűnnek el a számlák?

Azonnal felteszem magamnak ezt a kérdést, hogy megérthessem, hogy én vagy valaki más a hibás a számviteli bizonylataim eltűnéséért. Alapvetően csak néhány lehetőség van:

• Veszteség közvetlenül az eladónál, a nyugtát nem vették át vagy állították ki
• szállítás közben
• Még a könyvelés rendezése előtt
• Miután benyújtotta a könyvelést az adóhivatalhoz
• Miután visszakapta a mappát az adótanácsadótól

Az év során alig észrevehető, hogy hiányoznának a számlák, nyugták vagy nyugták. De jaj, az adóhivatal forgalmi adó ellenőrzést végez, és meg akarja nézni a nyugtákat. Ha a bizonylat hiányzik, a könyvvizsgáló megtagadhatja az előzetesen felszámított adó levonását. Jelen esetben a vállalkozó nem akart rajta ülni, mert nem tudott igényelni bruttó 4760 eurós számlát.

Megoldás: Hogyan lehet elkerülni az elveszett számlákkal kapcsolatos problémákat

A Szövetségi Fiskális Bíróság 2009 januárjában úgy határozott (ügyszám: 14 K 2093/08), hogy a számla másolata kiküszöböli a problémát. Itt található a lehetőségek összefoglalása:

• Kérje meg a szállítót vagy a szolgáltatót, hogy állítsa ki a számla másolatát
• Személyes nyugtát állítson ki, emlékeztetőt is adjon az események menetéről vagy menetéről
• igazolja a beszedést a bankszámlakivonaton
• A megrendelőlapokat, megrendelés-visszaigazolásokat vagy egyéb levelezést támogató fájl

Mindezeknek a lehetőségeknek különböző következményei vannak a fent említett problémák tekintetében. A legjobb megoldás mindig az, ha a számla aláírt és lepecsételt példányát megkapja az eredeti kiállítótól.

Vállalkozó költözött vagy tönkrement?

Ha már nem lehet megfelelő számlát benyújtani, például azért, mert a számla címzettje már nem vállalkozó, akkor a számla eredeti létezését másként kell igazolni. A céges levelezés vagy az azt alátámasztó számlakivonatok bizonyítékként szolgálhatnak erre.

---