Papír nélküli, nyerő stratégia a vállalat számára
A cikk az ökológiai megközelítések szimbolikája. A Statistica által készített tanulmány szerint Franciaország a világ nyolcadik legnagyobb papír- és kartonfogyasztója, évente közel 9 millió tonnával (2018), amelynek felét munka közben fogyasztják el. A Környezetvédelmi és Energiagazdálkodási Ügynökség (Ademe) meghatározza, hogy minden alkalmazott évente 70 és 85 kg közötti papírt fogyaszt évente átlagosan, egyénenként pedig 167 kg papírt. A papír használata pénzügyi, stratégiai, társadalmi és ökológiai kérdés a vállalat számára: a papírra fordított kiadási tétel átlagosan évi 10 000 és 25 000 euró közötti összeget tesz ki anélkül, hogy egy száz alkalmazottból álló társaságnál felszámolnánk a járulékos költségeket, miközben a világ papír- és kartonfogyasztásának ökológiai súlya a világ erdőirtásának 40% -ának felel meg.
Egyre több vállalat választja adatbázisainak részleges vagy teljes - gyakran progresszív - dematerializálását. Az állam a maga részéről határozottan ösztönzi a számlák dematerializálása a 2020-as pénzügyi törvény 56. cikkével amely 2023. január 1-jétől kötelezővé teszi az elektronikus számlázást a B2B kapcsolatokban. Az Iterop tanulmánya szerint, A dematerializált számla elfogadásával a társaság átlagosan 6,50 eurót spórolhat meg elektronikus számlánként ! Ugyanez a helyzet a HRD-kkel is, mivel a 2017. évi El Khomri munkajog előírja, hogy a bérlapokat digitális formátumban kell szerkeszteni. A dematerializáció, amint megérti, a nulla papírra vonatkozó politikában rejlő folyamat, de a biztonság, a jogszerűség, a titoktartás, a nyomonkövethetőség, az információk integritása és megbízhatósága, a hatékonyság és a termelékenység szempontjából is kulcsfontosságú kérdéssé válik.
Mi a papír nélküli ?
Politika nulla papír tudatos üzletvezetési döntés a papírhasználat csökkentése érdekében. Az olyan környezeti politikában való részvétel, mint a nulla papír, átfogóbb minőségpolitikát követ, amelyet az 5 nullának neveznek: nulla készlet, nulla hiba, nulla hiba, nulla késleltetés és nulla papír. Nem beszélhetünk a nulla papír politikájáról anélkül, hogy erről beszélnénk dematerializáció. Dematerializáció olyan folyamat, amelynek során az információkat a fizikai adathordozókon - papíralapú dokumentumokon - digitalizált adathordozókká - digitalizált vagy elektronikus dokumentumokká alakítják.
Papír nélküli: az előnyök
Termelékenységnövekedés
Termelékenységnövekedés a belső információáramlás optimalizálásával az elektronikus dokumentumkezelő szoftver használatával (GED). A GED az információs rendszer valódi stratégiai része, de önmagában már nem elegendő. Felügyeli a beolvasott dokumentumok szervezését azáltal, hogy átveszi a következőket: a dokumentumok beszerzése, tervezése/módosítása, tárolása, feldolgozása, terjesztése és iktatása. Ez lehetővé teszi:
A felső szint az a használata lenne ERP (vállalati erőforrás-tervezés) vagy ERP (integrált irányítószoftver) - a szoftverek kombinációja - amely lehetővé teszi a vállalat minden tevékenységének napi szintű irányítását és nyomon követését a különböző részlegek (könyvelés, pénzügy, termelés) által termelt információk központosításával., beszerzés, marketing, emberi erőforrások stb.) egyetlen adatbázisban. Az érdek egy olyan digitális ökoszisztéma létrehozása, amely elősegíti a jó döntéshozatalt és a megfelelő menedzsmentet, hogy támogassa vállalkozása fejlődését.
Lexikon pont: mi a munkafolyamat? A munkafolyamat francia nyelven "munkafolyamat" vagy "operatív folyamat" egy küldetés elérése érdekében elvégzett feladatsor ábrázolása; ez a cél elérésének módszertani útja. A vállalatra alkalmazva ez az eszköz lehetővé teszi a vállalat különböző üzleti folyamatainak modellezését a döntéshozatal automatizálása érdekében. Ez az automatizálás azon az elgondoláson alapszik, hogy a munkafolyamat-diagramban a kiindulási kontextusnak megfelelően "kiválasztják" a legjobb utat, vagyis a "jó" ágat.
Megtakarítások megvalósítása
Nem kell bérelni helyet az archiválandó papírok tárolásához. Optimalizálja az irodaterületet (több doboz, több kötőanyag, ...), és csökkentse a papír- és írószerfogyasztás költségkeretét. Gyorsítsa fel számlázási folyamat a Les Echos szerint számos francia vállalat csődje volt a folyamatok automatizálását lehetővé tevő online menedzsmentnek köszönhetően.
A munkáltatói márka és a vállalat márkanevének értékelése
A lakosság és a diplomát szerzett fiatalok egyre jobban ismerik az ökológiai kérdést és a CSR-t. Annak bemutatása, hogy hozzájárul az ökológiai erőfeszítésekhez, segíthet megtartani a meglévő ügyfeleket (és alkalmazottakat!), Új partnereket vonzani és meggyőzni tehetséges embereket, hogy csatlakozzanak a vállalatához.