Töltsön el idővesztőket diétára; GSE Sales Plant Press BLOG
Néha az az érzésünk, hogy a feladatok és a megbeszélések olyanok, mint a vonatok, amelyeket az utolsó másodpercben ér el teljesen kimerülten. Hogy állandóan egy kicsit túl keveset alszunk, a pulzusunk kissé túl magas és a légzésünk túl sekély. És miközben megpróbáljuk mindezt megvalósítani, folyamatosan érkezik valami új, új feladat, új válaszra váró üzenet, meghozandó döntés. Néha megakadályozzuk, hogy jól használjuk az időnket, hagyjuk magunkat elterelni, túl sok időt töltünk részleteken, amíg el nem tévesztjük az összképet, mások feladatainak szenteljük magunkat, mielőtt a sajátjainkról gondoskodnánk. felejtse el feltölteni az akkumulátorokat, a kimerültség előre be van programozva.
Mit tehetünk azért, hogy a követelményeket kordában tartsuk - és nem ők irányítanak minket? Mi segít abban, hogy hatékonyak legyünk és feladatainkat másokkal és önmagunkkal szembeni jó érzéssel tudjuk végrehajtani?
A Pareto-elv: A 20/80 szabály
A perfekcionizmus az ellenség a teendők listáján - a Pareto-elv szerint. Vilfredo Pareto terméketlen, gazdaságtalan és oktalan volt. Pareto megállapította, hogy a feladatok 80 százaléka az erőfeszítések 20 százalékával teljesíthető. Példa: Az összesen 10 órát igénybe vevő munka 2 órán belül 80 százalékra teljesíthető. A fennmaradó 8 órát a feladat fennmaradó 20 százalékára fordítják, hogy a munka 100 százalékát elérjék. Pareto véleménye szerint azonban hatékonyabb lenne négy másik feladatot 80 százalékkal egyidejűleg elvégezni.
Természetesen az elv nem alkalmazható minden projektre, különösen akkor, ha az eredménynek 100 százalékosnak kell lennie. Például, ha a biztonságról és a minőségről van szó, mint az élelmiszertermelésben. Itt a hiányzó 20 százalék egészségi veszélyt jelenthet, 100 százalékosan tiltott kockázatot.
Másrészt a Pareto-elv alkalmazható olyan feladatokra, amelyekhez a jó, nem pedig a tökéletes eredmény elegendő. Például egy Power Point előadás: A cél érthető és világos módon tájékoztatást adni a tényekről. Ehhez nincs szükség 50 teljesen megírt, 9-es betűméretű diákra vagy meglepő animációs effektekre. Miután a sablon jól megtervezett, sok munkát igényel, és az előadás során részleteket lehet megbeszélni. A Pareto-elv segít a fontos feladatokra koncentrálni és a prioritásokat meghatározni. Ez különösen fontos, ha az idő rövid, és eredményeket kell elérni.
Tervezze meg a feladatokat
Egy jól átgondolt napi és heti terv hatékonyan végigvezeti munkánkat, és jó eredménnyel jutalmaz minket. A fontos az, hogy rangsoroljon. A fontos feladatokat azonnal és a legnagyobb figyelemmel kell elvégezni, a kevésbé fontosakat várni kell. A nagyobb projekteknek saját ütemezésre van szükségük, amelyben fel vannak sorolva az egyes lépések és folyamatok. Fontos még: reális időtervezés. Ez magában foglalja a váratlan események puffereit, például a forgalmi dugókat vagy a vonatok késését az üzleti utakon.
A változtatható napi és heti tervekhez napi rutin is ajánlott. Mivel a megszokás ereje gyengéd nyomást gyakorol, így még kísértés sem ér bennünket a figyelem elterelésére. Az üzenetekre adott válaszok rögzített időpontjai megakadályozzák, hogy újra és újra kiszakadjunk a munkánkból.
Küldött
Mivel időnk korlátozott, és technikailag nincsenek tapasztalataink minden területen, tanácsos feladatokat átruházni vagy kiszervezni. Engedélyeznünk kell és engedjük, hogy az erősségeinkre és a számunkra fontosra koncentráljunk. Néha bizonyos vonakodás jelentkezik a feladatok átruházásában - talán lustának vagy pazarlónak tűnhet? Szabaduljunk meg tőle. Ha egy adóbevallás egy egész hétvégére és még ennél is rosszabbra fordul, akkor értékes idegekbe kerül, ha az adóhivatal az idő töredékében és nagyon jól csinálja, akkor a döntés valóban egyszerű, nem igaz?
Állítson be időkorlátokat
Annak érdekében, hogy ne vesszen el a részletekbe, vagy elkerülje a figyelemelterelés veszélyét, célszerű határidőt szabnia magának. Például egy időzítő segítségével. Az a világos cél, hogy a feladatot egy bizonyos időpontban szeretnénk elvégezni, energiát szabadít fel, koncentráltabbak és koncentráltabbak vagyunk.
Monotasks
E-mail írása telefonbeszélgetés és számlák aláírása közben úgy hangzik, mint egy szuperhatalommal rendelkező alkalmazott, egyfajta irodai Shiva négy karral. De: többfeladatos hazugság. Tévedés, hogy sokkal több feladatot tudnánk elvégezni, ha egyszerre foglalkozunk velük. Minden feladat fix időt vesz igénybe. Ha párhuzamosan többnél dolgozunk, még ennél is többet, mert hiányzik a szükséges koncentráció a gyors befejezéshez. Nem vagyunk gyorsabbak, és az eredmények általában rosszabbak, könnyebb hibázni. Telefonon szólítjuk meg az ügyfelet az e-mail címzettjének nevével, jóváhagyunk egy túl magas számlát, mert nem ellenőriztük részletesen, és az e-mailt csatolmány nélkül, helyesírási hibák nélkül küldjük el. Tehát kövessük jobban „egyenként” a bölcsességet - nagy hatékonyság van benne.
Szüntesse meg a zavaró tényezőket és az interferenciaforrásokat
A közösségi média és az üzenetek, akár okostelefonokon, akár az Outlookban, valós idejű pazarlók - különösen, ha időnként elterelik a figyelmüket. Ha lehetséges, használja az okostelefon „ne zavarjanak” funkcióját, és állítsa be az e-mailek megválaszolásának időpontjait stb.