Adótanácsadó szoftver Hatékony gyakorlati információ
Koenen, Stefan; Ellenőrizze, Reinhold
Áttekintés a gyakorlati adatok fejlődéséről egy többváltozós, dinamikus Excel megoldással
Az orvos gyakorlata egyre inkább átfogó és naprakész áttekintést igényel a saját praxis teljesítményéről, és képesnek kell lennie összehasonlítani a versenytársak adataival. Ezenkívül a német banktörvény 18. szakaszának követelményei alapján különösen a bankok megkövetelik ügyfeleiktől, hogy naprakész és gazdaságilag értelmes adatokkal rendelkezzenek üzleti könyvelésükből.
Mindig az aktuális állapot
Az előretekintő orvos ezért már nem engedheti meg magának, hogy az év folyamán nem, vagy csak hiányos pénzügyi számviteli adatokat állítson elő. A minősített gyakorlatok menedzsmentjének alapkövetelménye inkább az, hogy az üzleti könyvelés minden adata mindig naprakész legyen, és hogy az alapvető éves könyvelési és eredményszemléletű könyvelések már szerepeljenek. Az értékcsökkenés és a kamat különösen fontos elemek. Ezenkívül elengedhetetlen a részletes elemzéshez, hogy az összes hozzászólás értelmes szöveggel legyen ellátva. Csak így lehet gyorsan ellenőrizni és megérteni az orvos a pénzügyi könyvelés számláin történő könyveléseket.
Ha ezek az előfeltételek teljesülnek, akkor már nem elegendő egy minősített gyakorlati túra során figyelembe venni és benyújtani a havi üzletvezetési értékeléseket, ideértve az előző évi összehasonlítást, valamint az adótanácsadó összesített és egyenleglistáját. Ilyen megközelítés mellett a modern gyakorlat-kontrolling alapvető szempontjait figyelmen kívül hagyják; az orvos elmulasztja az esélyt, hogy korán felismerje a problémás tendenciákat és ellensúlyozza azokat. Az itt bemutatott háromrészes Excel modell az ellenőrzési gyakorlat egyszerűvé és hatékonyabbá tételének egyik lehetősége, amely hatékonyan és olcsón tudja támogatni az adótanácsadó munkáját.
Viszonylag egyszerű eszközökkel lehetséges az adott gyakorlat szempontjából fontos kulcsfigurák egyénileg történő összeállítása és bemutatása. Csak egy számítógépre van szüksége, amelyre Microsoft Excel telepítve van.
Jelentési modul
A moduláris, dinamikus rendszer az egészségügyi szakemberek igényeihez igazodik a jövedelem-túllépés számítása alapján. A megoldást könnyű beállítani és frissíteni minden orvos számára. A megoldás három összetevője, a jelentés modul, a tervezési modul és a terv-tényleges összehasonlítás modulja sok szempontból hasonló, így az ábra a jelentés modulra összpontosít, amely a gyakorlati kontrolling középpontjában is áll.
A beszámoló modul szerkezetének és tartalmának (megjelenítési variánsok) szerint testreszabható az orvosok vagy az egyes orvosok speciális igényeihez. Például meg lehet határozni, hogy mely gyakorlati adatok különösen relevánsak, ezért ezeket egy első általános áttekintésben kell bemutatni - a tárgyév az előző évhez képest (1. ábra).
A modell kinyitása után megjelenik a "központi navigáció". A jelentési lapok ezzel az egyedileg megtervezett munkalap segítségével vezérelhetők. A nyíl szimbólumokkal térhet vissza a központi navigációhoz, vagy válthat egy szomszédos munkalapra.
Az Excel munkafüzetnek az orvos számára látható része négy különféle jelentési célú "fókuszlapból" áll. Mindegyik munkalapon vannak vezérlő elemek (legördülő listák). Az e listák egyikében kiválasztott felhasználó, vagy több lista kiválasztási kombinációja azonnali hatállyal meghatározza, hogy mely adatsorok jelennek meg a diagramban és a megfelelő táblázati struktúrában. Ez több száz hasznos vizualizációt vagy a kiválasztott gyakorlati adatok vizualizációs kombinációit eredményezi. A modell teljesen hibabufferozott, a felhasználó csak a fent említett navigációs elemeket használhatja, vagy tartalmat választhat a legördülő listákból. Ezenkívül nem választhat ki és nem változtathat cellákat vagy más elemeket.
Először az áttekintés
Az első áttekintésben az orvos nagyjából áttekintheti az alapvető gyakorlati adatokat. Ebből a célból az egyes tételek fejleményei havonkénti idősorokban jelennek meg - ez egy diagram és egy táblázat segítségével. Az előző évhez való összehasonlítást mindkét megjelenítési forma is mutatja (az 1. ábrán a csak jelölőpontokból álló adatsor). A klasszikus BWA-val ellentétben a gyakorlati adatok kiválasztása nem korlátozódik az alapvető működési bevételek és ráfordítások (abszolút és százalékos) áttekintésére és az ezekből származó éves eredményre. Ehelyett a jelenlegi gyakorlati likviditás alakulása (mennyi likviditást generált a gyakorlat a havi befektetések és kölcsön-visszafizetések után), a kivonások alakulása, és ennek eredményeként a folyószámlák egyenlegének és a gyakorlat hiteleinek alakulása.
Az egyes gyakorlati adatok részletesebb elemzéséhez további fókuszban (2. ábra) lehetséges összehasonlításokat végezni a különböző értékelési pozíciók és évek között. Például a tárgyévi CT forgalom alakulása összehasonlítható az előző négy év egyikével, itt is egy táblázatban és egy diagramban. A gyakorlatban az üzleti értékelés minden pozíciójához összehasonlítható bármely más pozíció. Összességében a beszámoló nagyszámú ésszerű megtekintési lehetőséget kínál, amelyek lehetővé teszik a gyakorlat tulajdonosának, hogy bármikor gyorsan áttekinthesse a fejleményeket adótanácsadó segítsége nélkül.
A következő munkalapon lehetőség van összehasonlítani az üzleti értékelés két legfontosabb adattípusát vagy elemét egy ötéves fejlesztés során. Például a praxis tulajdonosa összehasonlíthatja az értékesítés hosszú távú alakulását egymással, vagy például összehasonlíthatja az elmúlt öt év kivonásait a megfelelő gyakorlati likviditással annak elemzése érdekében, hogy a kivonások megfelelőek voltak-e, vagy a gyakorlati eredmény alapján túl magasak-e. Ezzel egyidejűleg a rövid lejáratú likviditás gyakorlatban történő elemzésével ellenőrizhető volt az elkészített nyilatkozat.
Az ilyen belső elemzések mellett számos gyakorlat szempontjából fontos a külső gyakorlat vagy az ipar összehasonlítása. Külön fókuszlapban a saját gyakorlat egyes pozíciói összehasonlíthatók a fióktelep megfelelő pozíciójával (ha rendelkezésre állnak adataik), hogy kiszűrjék a gyakorlat saját erősségeit vagy gyengeségeit.
Hosszabbítások
Ha az adatokat több éven keresztül rögzítették, akkor viszonylag könnyű egy további, technikailag hasonlóan felépített tervezési eszköz alapján létrehozni egy olyan tervezési számítást a gyakorlat számára, amely megfelelő a költség-haszon szempont alapján. Első lépésként az előző év tényleges adatait vesszük alapul a következő év tervezéséhez. Ezeket az adatokat ezután normalizálják és hozzáigazítják a tervezett év elvárásaihoz. Ha figyelembe vesszük a beruházások várható alakulását és azok finanszírozását, valamint a kivonulásokat, akkor mind a siker, mind a pénzügyi terv elkészült, amely a kontrolling gyakorlatának alapjául szolgálhat. Az így elkészített tervezési számítás az úgynevezett folyamatvariátorok alkalmazásával a „normál eset” elemzés mellett a „legjobb eset” és a „legrosszabb eset elemzést” is biztosíthatja. Ez megmutatja, hogy az egyes tételek apró változásai milyen hatással lehetnek egyrészt a gyakorlat eredményeire, másrészt a jelenlegi likviditásra.
Így megmutatható például, hogy a szokásos szolgáltatási volumen vagy a személyi költség különböző formákban történő bevezetésének milyen hatása van a gyakorlati adatokra.
Miután elkészült egy ilyen tervezési számítás, annak adatai átkerülhetnek egy másik modulba, a terv-tényleges összehasonlításba. Itt ismét alkalmazzák a jelentési modul munkamódszereit. Ily módon az orvos bármikor láthatja, hogy teljes egészében vagy részletesen megvalósította-e céljait, vagy felismeri, hol vannak jelentős pozitív vagy negatív eltérések, és ha szükséges, korrekciós intézkedéseket kell hozni.
Technikai szempontok
A jelentés modul egy normál munkamappa az Excel 2003-as verzióban. Ugyanez a technikai eredmény érhető el a táblázat korábbi verzióival is (az Excel 2000-es verziótól). A munkafüzet 15 munkalapot tartalmaz, amelyek közül öt látható. Különösen fontosak a modul belső adatforrásai, hat további munkalap, amelyekben a kiválasztott gyakorlati adatokat évről évre állandó értékként tartják, vagy ha az upstream rendszerek nem szolgáltatják, akkor Excel képletekkel számolják őket. Ez utóbbi például a kvótaadatokra és más kulcsfontosságú adatokra vonatkozik.
Minden bemutatandó üzleti évnek "saját" adatlapja van. A hatodik lap, amely szerkezetileg meglehetősen hasonló, tartalmazza azokat az ágazati adatokat, amelyeket össze kell hasonlítani a konkrét cégadatokkal.
A modul többi munkalapja a technikai felszerelésekhez használható. Itt találhat paramétereket és súgó információkat az alkalmazáshoz. A főleg egy alaplapon tárolt képletek fontos szerepet játszanak. Ezek reagálnak azokra az egérkattintásokra, amelyeket a felhasználó a fókuszlapon található vezérlőkkel (legördülő listákkal) végez. Ezután a képletek összegyűjtik azokat az adatokat, amelyeket a fókuszlap nézetekben vizualizálnak.